У вас будет КЭДО! Как убедить коллектив перейти на кадровый электронный документооборот
Решение о КЭДО принято, выгоды подсчитаны, система выбрана, старт работ назначен. Но проект все равно под угрозой срыва: многие сотрудники не дают согласие на кадровый электронный документооборот. А без этого согласия обмен документами с работниками остается на бумаге, что может значительно испортить эффект от внедрения КЭДО. Мы пообщались с кадровыми специалистами и выяснили, что так сильно беспокоит персонал компаний, а также узнали, как эти страхи преодолеть.
Чем КЭДО полезен сотрудникам
При обсуждении КЭДО чаще всего говорят о том, как нововведение облегчит работу отделов кадров и какой эффект окажет на бизнес в целом. Но и рядовым сотрудникам цифровизация HR-процессов значительно упростит многие рутинные процессы.
Главный плюс — оперативность решения кадровых запросов, в том числе удалённо и без посещения офиса. Если процессы с бумажными документами могут затянуться на дни и даже недели, с КЭДО все пройдет в несколько раз быстрее. Вот лишь некоторые из очевидных преимуществ для коллектива:
● больше не нужно ходить в отдел кадров, чтобы отдать заявление на отпуск, его можно оформить и отправить на согласование в системе;
● удалённые работники могут получать доступ к необходимой документации, оставлять свои комментарии и предложения, быть в курсе всех изменений в кадровых процессах;
● не нужно выжидать удобный момент, чтобы подать руководству на согласование, например, заявление об отгуле, документ легко отправить начальнику даже с телефона, а у руководителя есть возможность подписать его и за пределами офиса;
● без посещения бухгалтерии и отдела кадров можно запросить справку 2-НДФЛ и заверенную копию трудовой книжки.
Примеры из кейсов клиентов компании Directum
И все же сотрудники не хотят КЭДО
Почему? Причины две — нежелание выходить из зоны комфорта и страх перед неизвестностью из-за недостатка информации. Просто поставить сотрудников перед фактом КЭДО — нельзя, закон обязывает работодателей получить согласие каждого работника на обмен кадровыми документами в цифре. Исключение — те, кто был впервые трудоустроен после 31 декабря 2021 года.
ТОП страхов сотрудников перед КЭДО и аргументы для их преодоления
Мне нужно будет изучать систему, я ее не осилю, да и не хочу напрягаться
Побороть страх перед КЭДО поможет качественное обучение коллектива, демонстрация работы системы, опубликованные во внутренних чатах понятные текстовые инструкции со скриншотами и короткие видеоролики-скринкасты.
Мне придется куда-то идти и стоять в очереди, чтобы получить электронную подпись
Ходить в удостоверяющий центр или куда-либо еще — не нужно. Например, в Directum HR Pro электронная подпись генерируется прямо в системе при первом входе. Для подписания кадровых документов работникам «выдается» усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП). Ее выпуск оплачивает работодатель.
Мошенники украдут мои личные данные или электронную подпись и оформят на меня кредиты
Специальные меры по идентификации и аутентификации, безопасности носителей информации, антивирусной защите, обнаружению и предотвращению вторжений сводят к минимуму риск утечки персональных данных.
Украсть электронную подпись невозможно — она хранится в облаке. Чтобы ею воспользоваться, сотруднику нужно авторизоваться в своем личном кабинете, и при подписании документа ввести соответствующий код, который приходит на его телефон.
Подделать электронные документы нельзя, в отличие от их бумажных вариантов. Посторонний человек не сможет воспользоваться чужим заявлением или любым другим документом в электронном виде, потому что система не даст ему даже увидеть эту информацию.
Я случайно подпишу не тот документ, и не смогу доказать, что сделал это неосознанно
Чтобы поставить подпись в системе КЭДО, нужно совершить несколько осознанных действий: открыть документ, кликнуть на кнопку «Подписать», выбрать способ подписания, получить одноразовый пароль на телефон и ввести его. Если случайно нажать на клавишу еще возможно, то правильно ввести цифры пароля — вряд ли.
В случае судебных споров с работодателем он умышленно не покажет суду документы, и я не смогу ничего доказать, потому что у меня нет бумажных оригиналов
В случае судебных разбирательств работодатель обязан предоставить запрошенные судом документы. Кроме того, в системе Directum HR Pro, например, взаимодействие между работником и работодателем фиксируется в личном кабинете (ЛК) сотрудника. В нем хранятся все документы, подписанные работником, за весь период трудоустройства, и удалить их оттуда может только сам владелец ЛК. Для доказательства достаточно документы распечатать и предъявить по требованию.
Я не смогу постоянно быть на связи, чтобы вовремя подписывать документы, из-за этого у меня будут неприятности
На подписание документов в личном кабинете — в ПК или смартфоне — обычно дается 3 рабочих дня. К концу этого срока система напоминает о задаче на подписание. Если за отведенное время сотрудник не успеет поставить ЭП, работодатель обязан предоставить ему аналогичный документ для подписания на бумаге.
Чтобы постоянно иметь доступ к личному кабинету, мне придется купить домой компьютер или дорогой сотовый телефон
В офисе работодатель обязан обеспечить сотруднику доступ к кадровому электронному документообороту -- предоставить компьютер. Вне офиса дорогой телефон со сложной функциональностью не нужен, достаточно любого устройства с выходом в Интернет.
Что еще сделать, чтобы сотрудники перестали бояться КЭДО
Попросите помощи у разработчика системы, вендоры и их партнеры готовы к таким вопросам. Например, в компании Directum обучение — это часть проекта внедрения. Представители разработчика подробно рассказывают о системе, обучают администраторов, ключевых пользователей и предоставляют шаблоны кадровых документов. Занятия могут проходить короткими курсами офлайн и онлайн.
При внедрении системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) крайне важно, чтобы каждый сотрудник получил необходимые разъяснения. Подготовка и публикация инструкций, документов, материалов с ответами на страхи, боли, вопросы сотрудников являются важной составляющей процесса. В большинстве случаев отказы от КЭДО связаны с незнанием или сомнениями, которые можно развеять на этапе подготовки и обучения ключевых пользователей.
Если процессы с бумажными документами могут затянуться на дни и даже недели - а это точно прям из за сотрудников? КЕДО такой говноконторе точно не поможет. Валить надо оттуда как можно быстрей. Так что правильно что сотрудники не хотят КЕДО. Ни какого смысла в нем для них нет.
Валить надо оттуда как можно быстрей - радикальное нужно сказать решение)
Причина затянувшихся бизнес-процессов не в сотрудниках, а в отсутствии порядка и прозрачности в бумажном документообороте. И именно эту проблему в первую очередь решает КЭДО. Поэтому сотрудникам кадровый электронный документооборот все же будет полезен, потому что с ним процессы становятся удобнее, быстрее, ими можно управлять даже с мобильного телефона, больше не нужно ходить в отдел кадров за справками и копиями документов, что особенно актуально для работающих на «удаленке».