Не КЭДО единым: все ли системы для HR-цифровизации одинаково полезны

Кадровый электронный документооборот уже давно не роскошь, а потребность. Большинство компаний просто не могут позволить себе отказаться от инструмента, который сокращает издержки и делает HR-процессы более эффективными. При этом, говоря о КЭДО, представители разных организаций могут подразумевать совершенно не одно и то же.

Вместе с Айратом Сибгатуллиным, директором продукта Directum HR Pro, разбираемся, что же такое кадровый электронный документооборот и реально ли успевать за растущими потребностями бизнеса, используя только его.

Удивительно, но от одной компании к другой представление о том, какие задачи закрывает кадровый электронный документооборот, может сильно варьироваться. Поэтому для начала разберемся, какой именно участок процесса кадрового делопроизводства (КДП) берет на себя классический КЭДО.

Представим себе ситуацию, когда сотрудник формирует некое заявление. Он подписывает его, отправляет на согласование. По итогам генерируется задание для исполнителя, который должен выполнить определенные действия — подготовить справку, провести расчет или сделать что-то еще. Фактически, на этом часть КЭДО завершается.

Инициатором процесса может быть и работодатель — к примеру, ему нужно, чтобы сотрудник ознакомился с документом. Он утверждает документ и отправляет его работнику. Этап КЭДО на этом также заканчивается.

Фактически именно так работает большинство сервисов для кадрового электронного документооборота, представленных сегодня на рынке. На старте есть некий документ, на финише — его подписание.

При этом важно понимать, что процессы КДП намного сложнее. Посмотрим на примере перевода сотрудника в другое подразделение. Обычный сервис КЭДО способен закрыть лишь небольшой участок работ по этой задаче: от создания приказа о переводе до ознакомления сотрудника с ним.

На деле до момента создания приказа, а также после факта ознакомления происходит множество дополнительных событий, которые складываются в комплексный процесс перевода сотрудника. Так, для начала кто-то должен запустить работы — к примеру, руководитель через служебную записку. Затем эту записку нужно согласовать, и здесь есть масса нюансов: например, у сотрудника может измениться категория квалификации/грейд или ставка. Все эти дополнительные реквизиты также должны быть согласованы. Только после этого инициируется создание приказа.

Иногда стартовой точкой перевода может быть и заявление самого сотрудника. В этом случае события развиваются по другому сценарию, а мы отмечаем, что широкая вариативность появляется уже на старте процесса.

Более того, на ознакомлении сотрудника с итоговым документом перевод не завершается: нужно провести дополнительные организационные мероприятия — к примеру, дооснастить новое рабочее место, внести изменения в систему оплаты труда, отправить уведомления заинтересованным коллегам и так далее.

Если за рамками автоматизированного процесса остается очень много задач, которые нужно решать в ручном режиме, это ведет к дополнительным и совершенно не нужным затратам. К примеру, руководитель любой организации постоянно вовлекается в различные кадровые процессы — согласовывает заявления, участвует в отборе кандидатов, трудоустройстве новичков и так далее. Эти работы отнимают много времени, но не дают прямой прибыли, ведь носят непроизводственный характер.

Если компания крупная, масштабы бедствия нарастают: десятки тысяч сотрудников, каждый из которых должен каким-то образом взаимодействовать с работодателем, и целый веер процессов кадрового делопроизводства со своей логикой и регламентами.

Возьмем для примера изменение трудового договора. Даже в этом частном случае есть целый ряд сценариев, и для каждого из них в профильной системе должен быть свой порядок работ. Примеры таких сценариев:

Вариантов процессов КДП множество. Именно поэтому любой топ-менеджер стремится сократить издержки на подобные работы и максимально передать их на сторону специализированной информационной системы. Цифровизация HR помогает унифицировать процессы, сделать их более понятными и прозрачными, обеспечить их выполнение без увеличения штата ответственных сотрудников.

На слое «классического КЭДО» не получится решить задачи приема на работу в электронном виде, управления отпусками и командировками, быстрого ознакомления с ЛНА разных категорий сотрудников. В то же время такая потребность у бизнеса есть, ведь перевод этих процессов в цифру дает возможность вывести их на новый уровень, экономит время и ресурсы. Какие результаты приносит цифровизация, посмотрим на примере системы Directum HR Pro.

С помощью решения «Прием на работу» можно оформлять новых работников в штат полностью удаленно через интеграцию с порталом Госуслуг. Все документы, в том числе трудовой договор, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями законодательства. Сроки приема прозрачно контролируются, а данные сотрудников автоматически заносятся в учетную систему — кадровику не придется дублировать их вручную. Список документов для трудоустройства легко настраивается для каждой конкретной должности. Есть возможность оформить в штат иностранных граждан. В результате прием на работу ускоряется в среднем в 2-3 раза.

Управлять отпусками тоже удобно с помощью специализированного решения. Планирование идет параллельно для всех сотрудников. Directum HR Pro автоматически формирует график отпусков, мгновенно проверяя пересечения, и следит за соблюдением требований законодательства и внутренних правил организации. Интерфейс системы интуитивно понятен. Подтвердить даты отпуска или отправить заявку на перенос можно в несколько кликов. В результате до 10 раз снижаются затраты на планирование и организацию отпусков, а кадровик освобождается от рутинной работы — фактически в этом процессе он остается лишь в роли наблюдателя.

Работу с деловыми поездками упрощает решение «Командировки и авансовые отчеты». В системе можно создавать заявки на командировки, которые затем согласовываются по установленному маршруту со всеми ответственными. Во время согласования можно оперативно изменять параметры командировки (например, при перерасходе средств или переносе сроков) или отменить ее. После утверждения приказа о командировке автоматически формируется предзаполненный авансовый отчет. Трудозатраты при согласовании командировочных документов снижаются в среднем на 60%.

Когда в компании тысячи сотрудников, ознакомление с локальными нормативными актами становится головной болью, ведь набор регламентов может быть разным в зависимости от должности конкретного работника или подразделения, в котором он трудится. Специализированное решение помогает перевести в цифру все этапы — создание ЛНА, их согласование и введение в действие. Перечень актов, с которыми должен ознакомиться конкретный сотрудник или группа работников, вычисляется автоматически. Весь процесс становится прозрачным и контролируемым.

Процессы КДП отличает не только их количество, но и тот факт, что порядок работ по одной и той же задаче в двух разных компаниях может сильно отличаться. Варьируются сроки, маршруты, состав участников. Многие системы для цифровизации кадров поддерживают только преднастроенные схемы процессов. В этом случае заказчикам приходится подстраиваться и менять устоявшийся ход работ либо дорабатывать систему, а значит, вставать в очередь за ресурсами программистов, тратить время и деньги.

Альтернатива есть: Directum HR Pro содержит встроенные no-code-инструменты. С их помощью можно быстро внести изменения в существующий HR-процесс или собрать новый из готовых блоков — всё это без единой строчки кода. Чаще всего настройку выполняет аналитик, который хорошо разбирается в логике корпоративных бизнес-процессов. Навыков программирования не требуется — работа идет в интуитивно понятном редакторе.

Классические сервисы КЭДО закрывают лишь небольшие участки кадровых процессов и не могут в полной мере соответствовать растущим потребностям бизнеса. Крупным компаниям такие решения могут подойти лишь в том случае, если у них уже выстроены и автоматизированы работы по кадровым задачам (например, в самописной системе) и не хватает лишь «последней мили» — подписания кадровых документов в электронной форме.

В остальных случаях разумно присмотреться к полноценным системам для управления HR-процессами, которые предлагают расширенную функциональность и дают возможность создать и настроить экосистему решений для самых разных бизнес-задач.

Изображение на обложке от freepik