Как оптимизировать процесс выплаты заработной платы международным сотрудникам

Для компаний, работающих с иностранными сотрудниками, выплата зарплаты фрилансерам и контрактникам за рубежом — это сложный и многослойный процесс.

Успешная реализация таких выплат требует учета множества факторов: от знаний локальных законов до выбора валюты и каналов выплат. Если все это делать самостоятельно — может не хватить времени в сутках.

В этом материале Виталий Михайлов, основатель и CEO EasyStaff, подробно разберет основные моменты, которые помогут оптимизировать процесс выплат международным сотрудникам.

Первое, что важно понимать: оптимизация выплат — это не только потенциальное сокращение расходов, но и управление рисками, хотя полностью исключить их не удастся. Чаще всего оптимизация процессов выплат заключается в минимизации ручного труда бухгалтера, то есть в оптимизации казначейского и бухгалтерского ресурса.

Обычно компания сама решает вопросы соблюдения норм (комплаенса) и подбора шлюзов для трансграничных переводов. Это включает в себя необходимость самостоятельного выбора платежных систем, платформ переводов и систем взаимодействия с контракторами. Автоматизация с помощью специализированной платформы призвана облегчить этот процесс, однако успешная интеграция требует четкого понимания внутренних процессов и потребностей компании, а также глубоких знаний регуляторных требований различных стран, в которых осуществляются выплаты.

Важно также отметить, что выбор платформы должен учитывать не только техническую совместимость, но и способность платформы адаптироваться к изменениям в законодательстве и рыночным условиям. Это требует регулярного обновления и технической поддержки со стороны провайдера услуг.

Для компании, которая осуществляет международные выплаты, главенствует законодательство страны, откуда идет выплата. Однако необходимо также учитывать и локальное законодательство страны получателя денег, так как некоторые страны требуют от иностранных компаний соблюдать определенные налоговые и трудовые законы при переводах на их территорию.

Однако компании часто стремятся учитывать и местные законы, чтобы облегчить фрилансерам ведение их налоговой и юридической отчетности. Это связано с тем, что обычно у компаний и у сотрудников компаний экспертиза выше, чем у фрилансера, который, по сути, остается просто человеком и может не знать локальных законов.

Конечно, по-хорошему фрилансер должен понимать, в каком правовом поле он работает, какие у него риски, налоги, обязательства и все остальное. Поскольку он может работать не с одной компанией, да и не каждая станет ему помогать. Самые распространенные юридические формы для фрилансеров — это самозанятость и ИП либо особые режимы, такие как digital nomad в Испании и Венгрии. От страны к стране название может изменяться, но во многих странах есть специальные режимы для фрилансеров, которые позволяют им легально работать и платить налоги в упрощенном режиме.

На практике работодатели не обязаны контролировать налоговый статус физического лица, которому они платят. Фрилансеры самостоятельно несут ответственность за то, как они платят налоги, какой у них налоговый статус и какая юридическая структура. Работодателю главное — выбрать платформу, через которую он сможет платить и фиксировать оплату.

Однако есть и исключения. Например, в юрисдикциях с высокой налоговой нагрузкой, таких как Италия, Испания и Германия, если физическое лицо, получающее оплату, не платит налоги, компания обязана сама уплатить за него налог, иначе ее могут оштрафовать. Такой контроль особенно важен в отношении нерезидентов, и в каждой стране требуются разные меры и отчеты.

Мы уже поняли, что у каждой страны своя специфика, и где-то вам не придется волноваться о статусе фрилансера, а где-то процессы будут выстроены сложнее. Для обеспечения соответствия требованиям налогового и трудового законодательства не обязательно погружать свою команду во все особенности каждой страны. Можно и нужно привлекать узких специалистов. Мой совет — не искать универсального бухгалтера, а нанимать в штат бухгалтера или казначея, который специализируется на конкретном регионе, а по неординарным кейсам консультироваться в частном порядке.

Вам нужны консультанты, знакомые с конкретными нюансами юрисдикции страны, где работает фрилансер, а не знающими все по чуть-чуть. На практике компаниям часто бывает достаточно одного опытного локального бухгалтера, который:

владеет узкими налоговыми вопросами;
знает, как и где искать конкретные положения;
работает с актуальными требованиями на практике.

Привлечение крупных международных консалтинговых компаний не всегда оправдано для рядовых задач, поскольку их услуги дороги, а местные бухгалтеры знают актуальные положения лучше. Но если вы работаете с фрилансерами из разных государств, проще, опять же, работать через платформу, где есть штат бухгалтеров по разным вопросам.

Доступные компаниям способы выплат варьируются в зависимости от региона и типа сотрудников:

Банковский перевод — универсальный метод, хотя при массовых и разнородных переводах банки часто требуют подтверждения всех контрактов и выполнения compliance-проверок.
Карточные переводы и платформы типа PayPal — удобны для массовых выплат и позволяют выплачивать внутри системы, но могут быть ограничены определенными странами.
Криптовалютные переводы — востребованы, но также ограничены законодательством во многих странах.

Каждый метод имеет ограничения. Например, если компания работает с большим количеством фрилансеров (50-200 человек), использовать автоматизированные платформы для распределения средств выгоднее по двум причинам — банковские переводы могут оказаться дорогими, учитывая комиссии и иные сборы, а также нагрузка на бухгалтера или команду бухгалтеров (в пересчете на человеко-часы) сделают процесс менее оптимизированным и более дорогим.

Специальные системы уменьшают нагрузку на бухгалтерию и упрощают соблюдение стандартов compliance. Например, у нас в EasyStaff есть локальные бухгалтеры, которые знают специфику разных государств, банков и переводов. И компании не нужно искать их отдельно, достаточно задать вопрос нам.

С русскоговорящими сотрудниками эти схемы могут работать иначе. В условиях санкционных ограничений выплаты фрилансерам из СНГ усложнены. Например, прямые банковские переводы и операции через традиционные платежные системы в определенные регионы могут быть заблокированы или потребовать дополнительных документов. В некоторых случаях компаниям приходится отказываться от найма таких фрилансеров, что приводит к потере важных специалистов, поскольку русскоговорящие профессионалы остаются востребованными для стартапов и компаний с международными операциями, особенно русскоязычными.

Фрилансерам важно получать оплату вовремя, но на практике могут возникнуть различные причины задержек:

Банковские задержки — международные переводы часто требуют 3-5 рабочих дней.
Compliance-проверки — банки или платежные шлюзы могут запрашивать дополнительные документы по каждому получателю, особенно при массовых выплатах.
Конвертация валюты — валюты не конвертируются автоматически за секунду. Может оказаться, что валюты необходимо конвертировать, например, только в рабочее время, которое будет разным для разных стран и банков как из-за часовых поясов, так и из-за обычаев и праздников.

Все это может влиять на своевременность выплат.

Для уменьшения задержек рекомендую закладывать буферные сроки на обработку платежей и использовать платформы, которые помогают упростить управление платежами, документами и конвертацию валют.

Выбор валюты для выплат международным сотрудникам зависит от нескольких факторов, включая законодательные требования страны проживания фрилансера и стабильность выбранной валюты. В некоторых странах (например, в странах с контролем валютных операций) местное законодательство может требовать, чтобы иностранные компании выплачивали зарплату в национальной валюте. В других регионах, таких как Европейская экономическая зона, компаниям часто разрешается выплачивать зарплату в любой свободно конвертируемой валюте, чаще всего в евро или долларах США. Это решение может также зависеть от волатильности валютного курса, доступности валютных рынков и инфраструктуры банковских переводов в данной стране.

При работе с большим количеством фрилансеров в разных странах может быть целесообразно использовать платформы, поддерживающие мультивалютные счета. Такие платформы обычно предлагают выгодные обменные курсы и минимизируют издержки на конвертацию валют, обеспечивая точность выплат и избегая потерь от колебаний курсов. Важно, чтобы фрилансеры получали ожидаемую сумму — это способствует их удовлетворенности и лояльности. Например, EasyStaff позволяет точно рассчитать сумму, которую получит работник. Изначально заказчик вводит сумму net, которая придет на руки фрилансеру. Затем видит сумму gross — сколько он заплатит с учетом комиссии, валютных составляющих и так далее.

Кроме того, правильный выбор валюты может снизить административную нагрузку и юридические риски для компании, а также помочь в оптимизации налоговой нагрузки как для отправителя, так и для получателя платежей.

После получения оплаты фрилансер обязан отчитываться о налогах в своей стране. Компания, выплачивающая средства, не несет за это ответственность, но ей важно уведомить фрилансеров о возможных обязательствах. Например, во многих странах фрилансеры обязаны:

зарегистрироваться в налоговой службе;
регулярно подавать налоговые декларации;
обеспечивать достаточную отчетность о доходах, особенно если доход поступает от иностранных компаний.

Работа с платформами, которые предоставляют отчеты по выплатам, может упростить налоговую отчетность фрилансера. Например, преимущество официального оформления отношений с фрилансером (по В2В-договору) через EasyStaff дает клиенту:

более удобное управление именно массовыми платежами;
возможность платить в страны, куда клиент не знает, как отправить деньги;
способ решить вопрос, когда клиенту выгоден один метод перевода, а фрилансеру — другой метод получения;
способ легко оформить закрывающие документы и прозрачную отчетность, если компании это необходимо.

Оптимизация процессов выплаты заработной платы международным сотрудникам проходит через несколько этапов. Компания может заниматься каждым из них самостоятельно, что требует значительных ресурсов и создания команды специалистов, или может доверить эту задачу специализированной платформе, которая берет часть обязанностей на себя. На первый взгляд, внедрение такой платформы может показаться более затратным из-за тарифов и комиссий, но не всегда это так.

Прежде чем оценивать стоимость новой системы, важно понять, сколько ресурсов уходит на текущее обслуживание выплат вручную. Например, если у компании около ста фрилансеров, для их контроля и бухгалтерского учета может потребоваться несколько специалистов, что приведет к регулярным затратам на зарплаты, комплаенс и сопутствующие издержки. Каждый фрилансер требует отдельного договора, комплаенс-процедур и регулярного взаимодействия, что особенно трудоемко в международных проектах, где могут быть высокие затраты на юридические консультации и перевод документов.

Автоматизированные платформы помогают решить эту задачу, предлагая единые контракты и стандартизированные процедуры для работы с любым количеством фрилансеров. Это позволяет компаниям расширять команду без необходимости увеличивать штат бухгалтеров или юристов. Кроме того, платформы обеспечивают соблюдение международных стандартов качества и безопасности, что снижает риски и позволяет компании сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на рутинных административных задачах.

Кроме финансовой выгоды, автоматизированные системы также открывают доступ к более широкому пулу талантов из разных стран, где раньше работа была невозможна из-за юридических ограничений или высокой стоимости обслуживания. Особенно это актуально для компаний, которым необходимы специалисты с определенными языковыми или культурными навыками.

Тем не менее для компаний, у которых объем выплат небольшой, расходы на платформу могут превысить потенциальную экономию. В таких случаях оптимизация должна рассматриваться индивидуально с учетом текущих и потенциальных затрат.