Автоматизация расчетов: как не ошибаться при начислении бонусов

В такой чувствительной сфере как материальная мотивация сотрудников важно не допустить ошибок при начислении премий. Как гарантировать точность расчетов, рассказывает Людмила Немцева, менеджер по продукту «БОСС» компании SL Soft.

Система премирования играет важную роль в мотивации специалистов любой организации. Ошибки при начислении бонусов способны испортить сотрудникам все впечатления, поскольку воспринимаются как несправедливость. Это нейтрализует положительный эффект от поощрения, даже если недоразумение устранили.

Крупные компании сталкиваются с определенными трудностями при расчете бонусов. Можно выделить несколько особенностей процесса, которые приводят к ошибкам:

Риск ошибок сильно возрастает, если приходится высчитывать премии вручную. Поэтому один из способов повысить эффективность программ материальной мотивации — автоматизировать процесс начисления бонусов.

Компании в своей работе используют два вида кадровых систем (иногда они объединены под «капотом» одного решения, как в случае платформы «БОСС»):

Остановимся на функциональности по автоматизации расчета премий. Платформа не только вычисляет прибавку к зарплате сотрудника, но помогает построить всю премиальную систему: установить цели, а также сформировать типовые и индивидуальные бонусные схемы на их основе. В системе можно согласовывать бонусные планы и вносить в них изменения. Программа хорошо справляется и с исключениями из правил. Человек перевелся, заболел или уволился — все можно просчитать.

Как выглядит стандартная бонусная схема?

С учетом перечисленных данных по итогам работы за указанный период рассчитываются и начисляются выплаты, включающие корпоративные, групповые и персональные премии.

Важная особенность системы — динамическая маршрутизация прохождения документов. Благодаря этому процессы согласования становятся гораздо проще. Например, можно предусмотреть отсутствие того или иного должностного лица или другие особенности процесса в конкретной компании.

У каждого сотрудника в системе есть личный кабинет с понятными ориентирами в работе. Он может увидеть свои цели, планы и достижения, а также прогноз по бонусам за месяц: получит ли он процент или требовалось больше усилий? Кстати, если стараться нет сил и нужно отдохнуть, то в этом же личном кабинете можно оформить отпуск — или создать любую другую заявку в отдел кадров, а также запланировать участие в различных корпоративных мероприятиях и программах обучения.

Крупная европейская фармацевтическая компания с помощью «БОСС» проводит автоматизированный расчет премий в российском офисе. Причем расчеты производятся и для сотрудников, которые трудятся дистанционно: у них платформу предустановили на рабочие планшеты.

Компания искала систему, которая не потребует перестройки уже сложившихся бизнес-процессов. Выяснилось, что не каждый из имеющихся на рынке продуктов мог подстроится под эту потребность. «БОСС» позволяет собрать все данные, перенести их в систему и донастроить ее при необходимости. Благодаря этому компании удалось выстроить единую унифицированную систему премирования и избежать ошибок при начислении бонусов.

С этой же платформой работает федеральная сеть гипермаркетов «О’КЕЙ». Компания использует систему KPI, настраиваемую по множеству факторов, поэтому ключевым требованием заказчика при выборе платформы была ее гибкость. В «БОСС» помимо типовых схем для сотрудников возможно устанавливать KPI для руководящего состава вручную. В «О’КЕЙ» обрабатывается четыре вида премий, учитываются все переводы, перемещения, отработанные часы, испытательные сроки и другие параметры.

Проект по автоматизации расчета бонусов в среднем занимает около четырех месяцев.

Автоматизированный расчет премий помогает снизить трудозатраты сотрудников HR-департамента и сделать материальное поощрение более понятным для сотрудников.

В результате для всех участников бонусной программы, вводятся общие правила постановки целей и оценки результатов, унифицируются формулировки задач и полностью автоматизируется весь процесс работы менеджеров разных уровней – от планирования до оценки результатов и передачи сумм к выплате. Процесс премирования становится прозрачным для всех его участников и минимизируется количество ошибок, связанных с человеческим фактором.