Топ причин начать внедрение КЭДО c «коробки»

Интерес рынка к кадровому электронному документообороту (КЭДО) не спадает. Выбрать лучшее решение из всего многообразия программных продуктов — та еще задача. При этом мало разобраться в функциональных возможностях конкретной системы. Не менее важно определиться с подходом к внедрению — стартовать с готовой «коробки» или сразу планировать разработку «под себя». Что лучше — разбираемся вместе с Иваном Нагорновым, экспертом по HR-цифровизации компании Directum.

Существует два основных подхода к внедрению ИТ-продуктов. Первый предполагает детальное изучение всех пожеланий клиента и требований бизнес-пользователей и их учет, что возможно только в рамках заказной разработки. На нее, как правило, требуются время и ресурсы. Второй подход подразумевает начало работы с базовой конфигурацией системы — так называемой «коробочной» функциональностью — с возможностью ее дальнейшей доработки под конкретные нужды.

В последнее время по ряду причин всё больше российских компаний выбирают второй подход. Что это за причины?

Выбирая коробочное решение как отправную точку, клиенты сразу получают мастхэв-функциональность. «Коробка» хорошо проработана и содержит набор лучших практик, выбор которых основан на опыте работы с запросами множества заказчиков. Иными словами, такой продукт включает в себя наиболее полезные и востребованные компоненты. При этом функциональные возможности доступны здесь и сейчас — требуется лишь минимальная настройка.

Хотя «коробка» может не полностью соответствовать потребностям клиента, она представляет собой надежную основу для начала работы. Такой подход помогает избежать длительных колебаний и сомнений и обеспечивает быстрый запуск проекта цифровой трансформации.

Часто на этапе выбора ИТ-решения в компании еще нет четкого представления о том, что именно необходимо. Несмотря на то, что область кадрового делопроизводства законодательно регламентирована, техническое задание в виде документа редко составляется быстро. Оно собирается по крупицам с бизнес-пользователей и за время формирования и согласования успевает потерять свою актуальность.

В этом случае подход реализации «от коробки» выглядит привлекательно — заказчик внедряет типовое решение, которое уже было проверено на практике, и за счет этого минимизирует риски. Когда основная функциональность настроена и пользователи уже опробовали ее в деле, им будет проще обоснованно и вдумчиво сформулировать требования к развитию решения.

Для любой компании важны сроки получения первых результатов ИТ-проекта. Всё реже заказчики соглашаются на долгосрочные инициативы, которые могут затянуться на месяцы или даже годы.

Клиенты хотят получить эффект от внедрения как можно раньше, чтобы снизить риски отклонения от плановых показателей. Поэтому логично приближаться к желаемому результату постепенно: начать с понятной и простой функциональности и только после этого переходить к деталям и нюансам — от простого к сложному. Такой подход помогает компаниям быстрее получать первые плоды и снижать затраты.

Посмотрим на примере Directum HR Pro — системы для цифровизации кадровых процессов и документов. Клиентам предлагается такая схема ее внедрения: на первом этапе за 3 месяца реализуется базовая функциональность КЭДО (кадрового электронного документооборота). В результате в короткий срок сотрудники получают возможность в электронном виде с телефона создавать заявления и подписывать кадровые документы, например приказ на отпуск. Затем наступает этап развития системы — в цифру переводятся планирование отпусков, прием сотрудников на работу, управление командировками, авансовыми отчетами и другие HR-процессы.

Такой подход — поступательное развитие от базы к сквозной цифровизации HR — часто оказывается разумным.

Нужно ли говорить, что при выборе способа внедрения информационной системы прогнозируемость бюджета играет важную роль? В случае коробочного внедрения функциональность четко прописана, а бюджет заранее определен. Это дает возможность избежать неожиданных дополнительных расходов в ходе проекта.

При внедрении по модели Waterfall, которая предполагает детальное обследование бизнес-процессов перед началом разработки, можно столкнуться с тем, что бюджет будет сильно отличаться от первоначального плана. Это происходит из-за того, что на этапе сбора требований клиент активно генерирует пожелания, и часто все они нужны и важны. В результате проект разрастается, а за ним — бюджет и сроки. И тогда, чтобы реализовать все требования, приходится привлекать дополнительные средства. Причем объем таких вливаний может исчисляться миллионами.

Чтобы избежать подобных сюрпризов, логично начать с более предсказуемого коробочного внедрения и постепенно расширять функциональность системы.

В крупных компаниях часто есть собственный штат программистов, поэтому такие заказчики предпочитают реализовывать проекты своими силами.

Даже в таких случаях на старте может быть полезно использовать коробочное решение. Это даст возможность быстро начать работу и получить готовый продукт. Далее штатные специалисты смогут развивать решение быстро и экономично, если выбранная платформа достаточно гибкая и предоставляет возможности для дальнейшей адаптации.

В системе Directum HR Pro развитие происходит благодаря встроенным no-code-инструментами гибкой настройки. С их помощью аналитик может создавать и видоизменять бизнес-процессы в интуитивно понятном редакторе в режиме drag-and-drop — без единой строчки кода. Например, он может изменить логику движения документа, уточнить дополнительные условия его подписания или обработки в случае отказа от подписания — всё это быстро, удобно и доступно без разработки, за счет одних настроек. Если потребуется глубокая модификация или появится необходимость создать совершенно новое решение, с этим справится программист — в его распоряжении low-code-среда разработки.

Выбирая коробочное решение как базу, не нужно создавать с нуля мастхэв-функциональность, которая регламентирована законодательством и хорошо проработана ИТ-вендорами. Разумное решение — сочетание коробочного продукта от вендора с дальнейшей кастомизацией собственными силами.

Еще один важный аспект проекта внедрения, особенно крупного, — наличие человеческих ресурсов у заказчика. Проектная команда должна включать довольно много сотрудников, которые активно работают над требованиями, участвуют в согласованиях тест-кейсов и обучающих материалов, а также испытывают пользовательскую функциональность.

В случае, если ресурсов недостаточно, выбор «коробки» на начальном этапе может быть разумным. Основные функциональные требования определены заранее, поэтому сотрудникам клиента требуется меньше времени на перечисленные действия. Выделить людей становится проще, не откладывая запуск проекта в долгий ящик.

Дополнительный бонус: для сотрудников получить в резюме запись о реализованном проекте внедрения инновационного ИТ-продукта — большой плюс. С «коробкой» можно быстро получить видимый результат и отчитаться о нём. В этом случае подход «начать с коробочной функциональности» может оказаться выигрышным.

Статистика компании Directum за последний год показывает, что примерно три четверти проектов начинаются с базовой функциональности. Иногда ее достаточно для решения задач клиента, и нет необходимости в дальнейшем развитии системы.

Конечно, такой вариант не подходит для всех ИТ-решений. Однако он пользуется большой популярностью при внедрении КЭДО. Это подтверждают видеоотзывы представителей компаний «Европлан», «ЮТэйр» и НМХЦ им. Пирогова.

При этом большое значение имеет возможность дальнейшего развития системы силами компании или подрядчиков. Бизнес постоянно меняется, и процессы тоже. Поэтому при выборе продукта важно обращать внимание на его гибкость и адаптируемость. Хорошо, если в решении есть простые и понятные инструменты для адаптации, которые можно настроить быстро, «галочками», без необходимости писать код. Они помогают оперативно вносить изменения в логику бизнес-процессов, не вкладывая дополнительные средства и не дожидаясь подключения разработчиков.

Если вас заинтересовал подход к внедрению КЭДО «от коробки», оцените базовые решения Directum HR Pro на индивидуальной демонстрации. Чтобы обсудить все подробности со специалистами Directum, оставьте заявку на сайте.