КЭДО для автобизнеса за 3 месяца. Как холдинг «Авилон» перешел от бумаг к IT-решению и ускорил работу HR до скорости Bugatti

За 5 минут рассказываем, как Saby освободил эйчарам 90% рабочего времени и перевел 2 200 сотрудников холдинга на КЭДО. Такой кейс с ветерком ускорит и ваши процессы в автобизнесе.

Привет, на связи Екатерина Сидоренко, я руковожу продуктовым маркетингом направления «Управление персоналом» в экосистеме для бизнеса Saby.

Сегодня рассказываю, как мы помогли «Авилону» перейти на цифровые технологии и избавили сотрудников от бумажной тягомотины. Знакомьтесь, группа компаний «Авилон».
Клиент сотрудничает с 50 известными производителями, среди которых Chery, Omoda, Jac и Haval. Брендовые автомобили представлены в московских шоурумах, а технические станции холдинга признаны крупнейшими на территории Европы 👇

Это строки романа «Крыша мира» Сергея Мстиславского, но именно в таких реалиях жил клиент до знакомства с Saby.

В «Авилоне» более 2 000 сотрудников. А это несколько тысяч кадровых процессов, которые разбросаны в разных локациях Москвы. Сотрудники работают в автомобильных шоурумах, на технических станциях или удаленно.

Все приходилось фиксировать на бумаге, а иногда передавать пакеты с файлами через курьерскую службу доставки. Только представьте, как кадровикам приходилось часами подготавливать нужные документы и следить за их передачей на согласование и подписанием.

Все это было похоже на сложные авиамаршруты, в которых процессы могли задерживаться как рейсы в часы пик. Кстати, когда вы в последний раз покупали бумажный билет на самолет? Согласитесь, это несовременно и неудобно. На бумажный документооборот нужно тратить время и денежные ресурсы. Но это еще полбеды.

Вот к чему еще приводит бумажный подход в HR-процессах:

Это стало триггерами для цифровых перемен в холдинге. А с КЭДО можно было забыть о кадровых фейлах и даже о выделении бюджета на закуп дорогой беленой бумаги, принтеров и их регулярный ремонт.

В 2022 году цифровизация HR-процессов стала трендом для российского бизнеса. Законодательство дало зеленый свет на использование электронного документооборота (ЭДО).

Известные провайдеры предлагали множество IT-решений, но только технологии Saby показали ту самую скорость, которая идеально подошла для «Авилона». Мы доказали, что КЭДО от Saby работает, как суперкар: без замедлений и на полной мощности. Он гибко адаптируется под нестандартные HR-процессы и легко масштабируется под бизнес-требования клиента.

5 причин, почему «Авилон» выбрал КЭДО от Saby:

Всего за 3 месяца Saby перевернул работу внутри компании! За это время автоматизировано 60% кадровых процессов: от приема нового сотрудника до выдачи усиленной неквалифицированной электронной подписи (НЭП).

Результаты по скорости документооборота не заставили себя ждать.

За каждым крупным IT-решением стоит тщательная подготовка всех участников. Мы провели интервью с кадровым отделом «Авилона», выбрали удобный способ интеграции системы Saby c 1С и разработали индивидуальное проектное решение.

Интеграцию между 1С ЗУП и Saby настроили с помощью модуля расширения и методов API, а еще — сделали шифрование канала передачи данных ГОСТ‑алгоритмами. Это требовалось поддержать, поскольку у клиента были повышенные требования к безопасности.

Теперь кадровый специалист может легко передавать документы из привычной учетной системы в Saby и обратно.

Например, при приеме нового сотрудника кадровики получают карточку новичка в Saby и подписывают приказ о его приеме НЭП. Данные автоматически поступают в учетную систему 1С ЗУП. А в конце документооборота файл сохраняется в облачном архиве. И для этого больше не нужно ходить в отдельный кабинет и подшивать лист документа в нужную папку 👇

Но это еще не все фичи, которые изменили HR-процессы в «Авилоне». Разберем 3 технологии, которые так понравились нашему клиенту.

Без Saby первый рабочий день новичка начинался вовсе не с чашечки кофе, а с унылого оформления документов и череды бесконечных подписей. Особенно сложно было дождаться визита в отдел кадров IТ-специалиста, который привык работать удаленно.

C Saby все стало проще для всех. С программой можно принять сотрудника на новую должность как в офисе, так и в дистанционном формате. Работник получает приглашение на регистрацию в личном кабинете, скачивает мобильное приложение Saby, загружает данные паспорта и СНИЛС, а система распознает их.

Кадровики получают уже готовую карточку сотрудника в программе и подписывают приказ о приеме НЭП. Данные автоматически отправляются в учетную систему 1С ЗУП с помощью модуля расширения Saby.

В части подписания кадровых документов, ЛНА и инструкций юристам «Авилона» было важно, чтобы этот процесс был безопасен и защищен от юридических споров.

Как это работает: в личном кабинете сотрудник открывает документ, изучает информацию и переходит к подписанию с помощью НЭП. В это время ему приходит смс с проверочным кодом. Так пользователь подтверждает факт ознакомления и подписи.

Теперь никакого «я не видел», «я не знал» в суде — все действия фиксируются. Для работодателя это как бронежилет от возможных кадровых споров в суде, ведь каждый документ под надежной защитой.

Система Saby сократила время на согласование документов и избавила эйчаров от многочисленных пачек бумаг и долгой печати.

При оформлении ежегодного отпуска сотрудник получает напоминание прямо в мобильном приложении. Он выбирает даты отпуска, а если понадобится, согласовывает перенос в интерактивном календаре.

Также система Saby сделала оформление дополнительных дней отдыха для доноров и ликвидаторов последствий аварии на Чернобыльской АЭС максимально простым.

HR-специалистам не нужно проверять документы — программа определяет статус сотрудника и подсказывает, какие данные необходимо приложить.

Мы не просто облегчили бюрократическую работу для нескольких тысяч сотрудников, а значительно сократили время на оформление документов по нескольким направлениям:

💥От 1 дня до 6 минут сократили время оформления отпуска.

💥На 90% уменьшили затраты времени сотрудников на работу с документооборотом.

💥Всего 40 минут требуется на оформление приема нового сотрудника или увольнение.

Топ-3 советов от Анны Курмаевой для тех, кто ищет современное и проверенное решение КЭДО:

Переведите кадровую рутину на автопилот вместе с Saby. Сэкономьте время, деньги и нервы сотрудников — внедрите КЭДО уже сейчас, чтобы запустить свой бизнес на все обороты.

👉Смотрите видеоотзыв от «Авилона»