Интеллектуальные помощники: как построить эффективную HR-службу

Комплексная автоматизация на базе технологий искусственного интеллекта и программных роботов отлично подходит для многих бизнес-процессов организации, и HR — одно из самых востребованных направлений. В условиях повышенной нагрузки на службу управления персоналом цифровые инструменты становятся спасением для компаний, стремящихся к эффективности. Рассказываем, как экосистемный подход позволяет HR-подразделению перейти от работы в разрозненных системах к единому, согласованному процессу.

По данным HeadHunter, в 2022 году средний срок поиска кандидата для закрытия вакансии у российских работодателей увеличился в 1,5 раза по сравнению с 2021 годом. Особенно сильно этот показатель вырос у ИТ-компаний. Можно было бы предположить, что это временное явление, вызванное сложной геополитической обстановкой и нестабильностью рынка. Но в конце 2023 года эксперты HR-холдинга Ventra провели собственное исследование и получили похожий результат — рост сроков поиска работников в 1,5 раза год к году, причем в большинстве отраслей. Мы же, исходя из опыта SL Soft, можем сказать, что эта тенденция сохраняется и в 2024 году.

Дефицит кадров и другие факторы провоцируют сложности при найме, а также удержании персонала — рост расходов на подбор специалистов, увеличение сроков закрытия вакансий и сокращение продолжительности «жизненного цикла» сотрудников в организации. Компаниям приходится тратить больше ресурсов не только на рекрутинг, но и на онбординг, адаптацию и мотивацию персонала, контроль эффективности и другие смежные процессы.

Одновременно с этим бизнес требует от HR-подразделений повышения эффективности в условиях, когда число рутинных задач увеличивается, а сотрудникам приходится работать с возрастающим количеством информационных систем и ресурсов (учетные и HR-системы, ERP, сайты вакансий, различные сервисы коммуникаций и т. п.). Всё это увеличивает риск ошибок в документах и коммуникациях, вызванных «человеческим фактором», что в свою очередь может привести к простоям в работе и выгоранию у специалистов.

Немаловажным для HR-подразделения остается обеспечение трудовой дисциплины персонала — контроль за соблюдением стандартов безопасности и правил охраны труда. Особенно актуально это для промышленных компаний, где существует высокая регуляторная нагрузка и жесткие внутренние стандарты, касающиеся безопасности.

Кроме того, на эффективную работу специалистов по управлению персоналом влияет политика импортозамещения: необходимость осваивать новые российские программные продукты.

Все эти вызовы, стоящие сегодня перед компаниями, требуют быстрых и эффективных решений. Часто ими становятся адаптированные под специфику HR цифровые инструменты на базе технологий искусственного интеллекта. Мы в SL Soft выделяем три взаимосвязанных направления, в которых уже сейчас применяются передовые программные решения.

Концепция гиперавтоматизации предполагает, что компания должна стремиться автоматизировать любые бизнес-процессы, выстраивая единую экосистему взаимодополняемых интегрированных сервисов. Благодаря такому решению, объединяющему в себе целый набор технологий (искусственный интеллект, роботизацию и чат-ботов, распознавание текста и изображений и т. д.), легче поставить эти процессы «на поток». Например, один раз создав программного робота с помощью No-Code/Low-Code инструментов и закрыв таким образом одну задачу, сотрудник получает навык роботизации и может применять его для закрытия других задач.

Интеллектуальная автоматизация применяется для перевода в цифровой формат множества рутинных HR-процессов, связанных с подбором персонала, адаптацией сотрудников, кадровым документооборотом, подготовкой отчетов, кадровыми перестановками и т. д. Например, классической задачей, которую можно передать роботу, становится подготовка отчетов: специалист задает в чате типовой запрос и указывает, из каких источников брать данные. После этого робот обрабатывает задание и в короткий срок выдает ответ.

По нашей статистике, использование цифровых ассистентов в рамках стратегии гиперавтоматизации позволяет HR-подразделению увеличить скорость выполнения рутинных задач до 4-х раз и снизить затраты персонала на эти процессы до 60%. При этом устраняются ошибки, связанные с усталостью или невнимательностью работника.

Экосистемный подход позволяет HR-подразделению перейти от работы в разрозненных системах к единому, согласованному процессу. Это освобождает HR от рутины, автоматизирует все регулярные повторяющиеся действия, а также сокращает количество ошибок при работе в различных системах. Такое решение также дает возможность сотрудникам поддерживать согласованные целостные процессы полностью в цифровом виде — то есть не участвовать в каждом этапе, а лишь контролировать и вмешиваться только при необходимости что-то изменить или добавить.

Для примера возьмем одну из наших разработок — комплексную систему цифровизации процессов в области охраны труда и промышленной безопасности Visitech. В ней отражены принципы Data Driven подхода, когда сбор данных о каждом сотруднике ведется постоянно на протяжении всего срока его работы в компании. В этот период времени информация о нем анализируется и собирается в целостную картину.

В сфере охраны труда это выглядит так: для сотрудников и подрядчиков создаются цифровые паспорта; наряды-допуски выдаются в электронной форме. Руководитель же в любой момент в личном кабинете или в мобильном приложении может узнать, где находится его сотрудник, выполняет ли он работу в опасной зоне, прошел ли он инструктаж по технике безопасности и т. д. Всё это помогает отслеживать показатели эффективности персонала, контролировать ход выполнения работ, а при возникновении инцидента быстро провести объективное расследование.

По нашей статистике, используя сквозную автоматизацию в этой сфере, предприятие может до 50% снизить показатели травматизма, до 40% — временные затраты персонала на организацию работ и до 30% — простой оборудования и неэффективное использование трудовых ресурсов.

Перечисленные выше сценарии использования интеллектуальных инструментов HR становятся возможными благодаря объединению на единой платформе автоматизации нескольких передовых технологий: ИИ-ботов, инструментов распознавания текста и изображений, классификации данных и интеллектуального поиска информации, больших языковых моделей и других.

В качестве примера можно привести еще один типовой кейс из области HR — автоматизацию коммуникаций с соискателями. Многие наши заказчики поручили роботу сбор резюме, обзвон, первичный скрининг кандидатов и направление на собеседование, сбор документов при приеме сотрудника на работу и создание заявок в ИТ-службу на оформление учетных записей. Очевидно, что в этом процессе используется целый технологический стек: чат-бот, голосовой робот-обзвонщик, программные алгоритмы и т. д. Благодаря системе распознавания символов, робот может выявлять в документах необходимые поля: например, номер паспорта и ФИО, после чего передавать информацию в учетную систему. Языковые модели позволяют генерировать ответы на вопросы кандидата, вести с ним диалог, информировать о доступных вакансиях, сообщать о назначенном собеседовании. И всё это увязывается в единую цепочку, в которой специалисту отводится функция управления и контроля.

В условиях стремительных изменений на рынке труда внедрение интеллектуальных технологий в HR становится ключевым фактором для достижения конкурентных преимуществ. Автоматизация рутинных процессов с помощью ИИ, программных роботов и аналитики данных не только ускоряет подбор и адаптацию сотрудников, но и значительно снижает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. Компании, использующие передовые технологии, могут эффективно управлять кадровыми процессами, освобождая время для стратегического планирования и развития персонала. В конечном итоге, синергия инновационных решений и человеческого потенциала формирует успешную и динамичную рабочую среду, способствующую росту и процветанию бизнеса.