Что нужно знать HR для управления проектом автоматизации

Оптимизировать кадровые процессы — важная цель для любой компании: в условиях дефицита персонала необходимо повышать производительность, оперативно подбирать и максимального удерживать сотрудников. На российском рынке представлены инструменты, позволяющие закрыть отдельную задачу HR-подразделения или автоматизировать процессы комплексно. Как выбрать оптимальное решение с учетом актуальных потребностей бизнеса, рассказывает Наталия Зунина, руководитель направления HR-консалтинга «БОСС» компании SL Soft.

В 2024 году были обозначены HR тенденции, которые можно условно разделить на два крупных блока: организационный и технологический. Среди организационных трендов наибольшее значение имеет критический дефицит кадров, влекущий за собой дополнительные требования бизнеса по повышению эффективности труда, удержанию квалифицированных специалистов и линейных работников, развитию талантов. Чтобы новый сотрудник максимально быстро прошел адаптацию и полностью включился в работу, необходимо создать для него определенные условия: качественное информирование, обучение, подготовка документов и рабочего места.

Технологические тренды, в свою очередь, способствуют реализации этих задач. К ним относятся внедрение инноваций и инструментов на основе AI (КЭДО, интеллектуальные решения), развитие цифрового рабочего места, управление HR на основе данных. Наша практика показывает, что развитие цифрового рабочего пространства — очень действенный способ вовлечения сотрудников в рабочие процессы и повышения эффективности труда.

Отдельно отметим необходимость решать проблемы частичной автоматизации: если она «лоскутная» и спроектирована «на коленке», компания не может контролировать все процессы в единой цифровой среде и получает дополнительный барьер на пути к достижению основных бизнес-целей.

Каждый новый вызов рынка вынуждает нас искать и создавать релевантные решения и подходы. Например, дефицит линейного персонала приводит к расширению области поиска кандидатов, включая применение интеллектуальных инструментов для анализа вакансий и первичного скрининга. Нехватку на рынке узконишевых и высококвалифицированных специалистов мы можем хотя бы частично компенсировать за счет обучения и развития уже имеющихся сотрудников, грамотной работе с кадровым резервом, ротацией персонала. Повышение вовлеченности работников и их удержание достигается совершенствованием системы мотивации, построением бренда организации, обеспечением справедливого (с учетом достижений) карьерного роста внутри компании. Автоматизация процессов и внедрение средств аналитики данных позволяет упростить управление персоналом в условиях сложной организационной структуры: при наличии разветвленной сети территориальных подразделений или при расширении числа сотрудников, работающих в гибридном или дистанционном формате.

Стоит помнить, что после ухода с российского рынка зарубежных поставщиков HR-систем наиболее безопасным выбором для бизнеса становится миграция на отечественные решения. А с учетом возросших требований заказчиков, особенно крупных, к функциональности и UX/UI дизайну, требуется комплексное решение, объединяющее функции кадрового учета (HRM) и управления человеческим капиталом (HCM).

В одном из своих исследований компания «ФАКТ» составила рейтинг рисков, с которыми встречались или опасаются столкнуться представители крупного бизнеса в процессе автоматизации HR. В топ-5 вошли:

Задача компаний — минимизировать эти риски. Специфика HR процессов в том, что управление человеческим капиталом отличается от управления «физическими» активами: зданиями, оборудованием и т. д. Действия людей зачастую иррациональны, плохо поддаются описанию средствами математических моделей. Поэтому внедрение HR-системы должно осуществляться постепенно и гибко. Начинать стоит, безусловно, с автоматизации функций базового учета (HRM), иначе все остальное не принесет ожидаемого эффекта. Завершив этот этап, можно задумываться о внедрении модулей HCM.

Ключевые характеристики, которыми должна обладать автоматизированная HR-система:

1. Гарантированный прозрачный доступ к информации об организационной структуре компании и бизнес-процессам HR, к персональным данным, данным о состоянии человеческого ресурса и затратам на него.

2. Защита персональных данных, разграничение прав доступа к информационным ресурсам.

3. Встраиваемость в ИТ-инфраструктуру организации, возможность обмена данными со смежными системами.

4. Возможность архивного хранения данных и обеспечение быстрого доступа к ним.

5. Наличие средств унификации, анализа и обработки информации для формирования отчетов.

6. Возможность агрегирования кадровой информации для создания единой БД (при наличии в организации территориально удаленных филиалов, подразделений или самостоятельных субъектов).

7. Возможность масштабирования и доработки в зависимости от меняющихся требований заказчика к обеспечению бизнес-процессов.

8. Наличие интуитивно понятных интерфейсов.

Во многих компаниях помимо организационно-штатной существуют иные структуры оперативной подчиненности: финансовая, проектная, управленческая и т. д. При построении HR-процессов необходимо обеспечить адаптацию автоматизированной системы под работу каждой из этих структур.

На основе опыта нашего взаимодействия с заказчиками и коллегами по рынку мы сформировали наиболее значимые критерии при выборе системы автоматизации HR:

Первый критерий — возможность быстрого создания прототипа решения с использованием готовых конструкторов и с учетом пожеланий заказчика. Любой сложный ИТ-продукт при внедрении нужно кастомизировать, доработать под индивидуальные требования бизнеса. Чем больше возможностей индивидуальной настройки имеет базовая версия HR-системы, тем быстрее компания может создать MVP и запустить его в эксплуатацию, а затем дорабатывать в плановом режиме.

Второй критерий — наличие «дорожной карты» развития платформы, большого количества успешных внедрений и публичных референсных проектов, известность и положительная репутация вендора. Заказчик должен быть уверен в том, что разработчик не уйдет с рынка, а будет развивать и поддерживать систему. Как вариант — в определенных условиях заказчик может допускать такие риски, но при этом система должна быть основана на открытом коде, который даст возможность внутреннему ИТ-подразделению дорабатывать ее своими силами.

Третий критерий — присутствие платформы в реестре отечественного ПО Минцифры и наличие у нее сертификации ФСТЭК. Этот критерий особенно важен для сегмента крупного бизнеса и субъектов КИИ.

Четвертый критерий — стоимость совокупного владения решением (TCO). Сюда входят издержки на приобретение, внедрение, поддержку, интеграцию, утилизацию, а также в некоторых случаях и риски ухода вендора с рынка с последующей необходимостью замены системы. При этом интеграция, согласно вышеприведенному исследованию, — один из наиболее затратных процессов в этой цепочке, поэтому чаще всего выбор заказчиков падает на решения, которые легко могут быть встроены в существующий ИТ-ландшафт.

В процессе автоматизации HR компания может столкнуться с высокими затратами на внедрение программного продукта, рисками утечек конфиденциальной информации или несанкционированного доступа к ним, а также необходимостью обучения персонала. Кроме того, некоторые HR-процессы могут содержать уникальные операции, трудно поддающиеся обработке ИТ-системой. Все эти нюансы необходимо заложить в проект на этапе планирования и с учетом этого внимательно отслеживать результаты внедрения HR-системы. Готовить персонал к изменениям и обучать новой функциональности стоит начинать заранее.

При этом автоматизация HR принесет компании неоспоримые преимущества. Комплексная система способствует эффективному управлению человеческими ресурсами, включая подбор персонала, контроль качества и мотивации специалистов, а также предотвращение ошибок, связанных с человеческим фактором. Именно автоматизация обеспечивает менеджменту компании и сотрудникам кадровых служб быстрый и простой доступ к данным о работниках, облегчая принятие управленческих решений. Она дает возможность стандартизировать HR-процессы, сделать их более прозрачными и поддающимися анализу, в целом наладить более эффективное управление персоналом.