5 сервисов для совместной работы, о которых вы, возможно, ещё не слышали

В отличие от большинства подобных обзоров, в этой подборке не будет Trello, Notion, Jira и других сервисов, о которых и так уже все знают.

В многочисленных подборках сервисов и приложений для продуктивности и совместной работы редко встретишь что-нибудь новенькое. Если это подборка заметочников, то в ней обязательно будут Evernote, Bear и Google Keep, тудушек — Things, Todoist и Reminders, менеджеров проектов — Trello, Asana и Jira. А Notion так и вовсе пихают во все подборки подряд.

Я люблю находить и пробовать всевозможные приложения для продуктивности и работы, какие только есть. Новые сервисы нахожу на Reddit, в Twitter, группах в Facebook и, конечно же, на vc.ru.

Сегодня расскажу о пяти интересных сервисах для совместной работы, которые не так известны, как «попсовые» Notion или Trello. Некоторые из этих сервисов уже давно на рынке, ими пользуются крупные компании, но о них, почему-то, мало кто рассказывает. А рассказать есть о чём.

Что это. Workplace — это ваш собственный Facebook с блэкджеком и бухгалтерией, но без новостей с vc.ru и фоточек знакомых из отпуска. Он выглядит как Facebook, потому что именно они его и создали. Поэтому тем, кто пользуется этой социальной сетью, будет несложно разобраться, как работать в Workplace.

Facebook буквально взяли весь свой функционал, перенесли его в отдельный сервис, и получилась корпоративная социальная сеть с привычным всем интерфейсом. Workplace — это такая же лента новостей, в которую попадают посты из рабочих групп или профилей коллег. То есть можно постить свои фотки с пляжа не только в «настоящем» Фейсбуке, но и в рабочем. Хотя не уверен, что начальству это понравится.

Как и в Facebook, в Workplace есть Чат, Мероприятия и Прямые эфиры. К каждому посту можно добавить фото, видео, файлы, прикрутить голосовалку или отметить геопозицию. А ещё здесь есть такие функции, которых нет в оригинальной социальной сети. Например, в постах работает markdown-разметка для форматирования текста и можно добавить список задач и назначить ответственных.

Мне не довелось попользоваться Workplace в «боевом» режиме, поэтому не могу сказать, как выводятся посты в ленте: нормально, в хронологическом порядке или по такому же дурацкому алгоритму, как у «большого брата». Если кто пользуется, расскажите, пожалуйста.

У сервиса целых два мобильных приложения: сам Workplace и отдельный Work Chat — для рабочих чатов.

Сколько стоит. Workplace работает по стандартной схеме: есть бесплатная версия с урезанными функциями и есть платная. Платные тарифы начинаются от 4 долларов за пользователя в месяц. Главное отличие от бесплатного — неограниченное количество рабочих групп и места для хранения данных. А на бесплатном тарифе можно создавать до 50 групп, и каждому пользователю выделяется только 5 Гб.

Что это. Workzen — это менеджер задач и проектов от МТС. Он довольно простой, но в нём достаточно функций, чтобы вести проекты в небольших командах. Более того, при желании, он подходит даже для личного использования.

В МТС не стали изобретать велосипед и обвешивать Workzen какими-нибудь «инновационными» фичами, которые никому не нужны. Обычно такие «инновации» только мешают нормально пользоваться сервисом. За это им отдельный респект и моё увожение.

Возможностей в Workzen немного, только самые базовые. Можно создавать отдельные задачи или проекты. В них можно назначать ответственных, устанавливать дедлайны и общаться с коллегами в комментариях. Хочешь, веди в Workzen проект запуска рекламной кампании, а хочешь — поставь себе напоминалку на завтра ещё раз намекнуть Васе из АХО о тех пятистах рублях, которые одолжил ему на такси полгода назад.

Есть канбан и даже простенькая CRM-ка. В ней можно заводить клиентов, их контактные данные и делать заметки по работе с ними. Мобильное приложение тоже есть.

Так как система простая, в ней не придётся долго разбираться. А то от какого-нибудь условного Тудуиста у неподготовленного пользователя может поехать крыша при виде всех этих тегов, смарт-папок, входящих и прочих продуктивных ништяков. Workzen в этом отношении простой, как наган.

Странно только, что не став распыляться на лишние опции, разработчики «не дотянули» со всем необходимым функционалом. Например, задачи в списке группируются только по датам, а вручную или по проектам — нет. Добавить вложения можно только в проектах, но не в задачах. Опять же, к задаче нельзя установить напоминание по времени. А из карточки задачи нельзя перейти в проект, к которому она привязана и наоборот. Вроде бы мелочи, но осадочек остался.

Сколько стоит. В Workzen есть только одна платная функция — «Каталог», которая стоит всего 1 рубль в месяц. Подключив её, можно добавлять в Workzen карточки товаров, но эта опция актуальна только клиентам «МТС Твой Бизнес». А так сервис полностью бесплатный.

Что это. Pyrus — это сервис-швейцарский нож. В нём можно и с коллегами общаться, и задачи вести, а можно настроить процессы согласования договоров или поиск новых сотрудников.

Pyrus подойдёт, чтобы перенести в него рабочие переписки из почты и мессенджеров. На одной моей работе мы с командой общались в Телеге, и под каждую задачу создавали отдельные чатики на 2-3 человека. Здесь всё общение идёт в комментариях к задачам. Сообщения можно редактировать и цитировать, прикладывать любые вложения и предпросматривать документы, не скачивая их. Функционал задач без неожиданностей: дедлайны, напоминания, ответственные и наблюдатели — всё как везде.

Интерфейс без заморочек, напоминает электронную почту, поэтому привыкать долго не придётся. Я работаю в Pyrus только второй месяц, но с основными возможностями разобрался за пару дней.

Кроме мессенджера и менеджера задач, это ещё и бизнес-конструктор, в котором ты сам себе айтишник и можешь собрать собственные Service Desk или CRM, автоматизировать процессы согласования отпусков или оплаты счетов. Смысл в том, чтобы пользователю не нужно было натягивать свои процессы на глобус. С помощью конструктора форм или готовых шаблонов он настраивает Pyrus под свою ситуацию — с собственной маршрутизацией, любым количеством этапов и согласующих. В итоге, у каждого получается своя уникальная система, заточенная именно под его рабочие процессы.

Мобильное приложение у Pyrus тоже есть, но в нём нет некоторых функций, которые есть в веб-версии, например, нельзя использовать готовые ответы в сообщениях и настраивать формы.

Сколько стоит. На бесплатном тарифе в Pyrus нет ограничений на количество задач и человек в команде, но доступны только 100 форм. Поэтому тем, кто хочет автоматизировать рабочие процессы в своей компании, подойдёт тариф «Бизнес». Он стоит 279 рублей за пользователя в месяц.

Что это. Tables — это новый сервис для командной работы от Google. Он пока ещё в бете, и попробовать его могут только пользователи из США. Но если совсем не терпится потыкать, используйте VPN. Я, например, пользовался расширением Surf VPN для Хрома. Зайти получилось, но система притормаживала.

Как можно понять из названия, Tables строится на таблицах. Тут даже есть специальная функция импорта, из Google Sheets и csv-файлов. Как я понимаю, так хотят попробовать переманить в свой сервис тех тру-юзеров, которые ведут в эксельках всё на свете: сделки, клиентов, задачи, управленческий учёт и даже трекеры привычек. Но им, мне кажется, уже никакие Tables не помогут.

Внешне Tables очень напоминает Notion и его таблицы. Каждая колонка может быть представлена в виде какого-нибудь модуля: текстового или цифрового поля, даты, выпадающего списка, чекбокса и так далее. Из всего этого добра собирается нужная пользователю форма. Можно собрать тудушку, менеджер проектов или простенькую CRM-ку.

Для некого подобия автоматизации в Tables есть боты. По ощущениям, это похоже на Butler в Trello. При определённых условиях, бот выполняет какое-нибудь действие. Например, если скоро истекает срок по задаче — отправит письмо с напоминанием. Но возможности скудноваты — боты триггерятся только на условия по времени и изменения в ячейках.

Сколько стоит. Платный тариф Tables стоит 10 баксов за пользователя в месяц. Главное отличие от бесплатного — количество доступных таблиц и рядов в них и объем места для хранения файлов.

Что это. Тему Ноушн, которую я поднял в обзоре гугловских Tables, продолжит сервис с похожим названием — Airtable. Это сервис создания баз данных для решения вообще любых задач бизнеса. Это не я так сказал, а у них на главной странице написано: «Бесконечные решения, ограниченные только вашим воображением».

База данных в Airtable начинается с таблицы. Вид каждой колонки можно настроить, выбрав из 28 вариантов отображения. Кроме привычных, по тому же Ноушну, полей «Название», «Номер», «Текст», «Чекбокс» и других, есть совсем уж замороченные, типа «Баркод», «Рейтинг» или «Кнопка». Предполагается, что из всего этого добра пользователь соберёт себе всё, что угодно — в готовых шаблонах есть не только стандартные менеджеры проектов, контентные календари или ЦРМ, но и баг-трекер, система для ведения учёта посетителей, продуктовый каталог, дневник инвестора и ещё много чего другого.

В Airtable можно настроить интеграцию с большим количеством сторонних сервисов. Тут тебе и Gmail, Drive, Calendar от Google, и Facebook с Instagram. Можно подключить Asana, Basecamp или Trello. В списке доступных расширений есть даже почивший в бозе Wunderlist — наверное, список давно не обновляли.

Возможностей у системы действительно много, но это не только плюс, но и минус. Первая мысль, которая возникает, когда заходишь в Airtable, — «во всём этом надо разбираться». Я раньше думал, что Ноунш перегружен и сложноват, но в нём как-то не так было страшно ковыряться. А тут я выбрал шаблон контентного календаря и даже растерялся. Кругом какие-то кнопки, переключатели, дашборды, выпадающие меню, диаграммы — как будто за штурвал космического корабля сел. Неподготовленному человеку, как мне кажется, будет непросто настроить всё это многообразие форм и опций. Но крупным организациям со сложными проектами и большим количеством задач может зайти.

Сколько стоит. Платные тарифы у Airtable недешёвые — 10 и 20 долларов за пользователя в месяц. На самом дорогом тарифе пользователям доступны встроенные приложения, типа диаграммы Ганта или тайм-трекера. А бесплатный тариф ограничен объёмом дискового пространства и количеством строк в базах.

При желании, этот список можно было бы продолжить. Есть ещё Fleep, ClickUp, Teamwork, TeamGantt и вагон других сервисов, но статья и без них получилась длинной. Так что, список сервисов для совместной работы ни разу не ограничивается только всем известными Трелло и Асаной. Вариантов много, надо только пробовать и разбираться, чтобы найти тот, который подходит лучше всего.

Расскажите в комментариях, о каких сервисах вы не слышали до этого дня? Чем пользуетесь? Поделитесь своими вариантами полезных сервисов, о которых мало кто знает, — вдруг кому пригодится. Да и мне было бы интересно потестить еще что-нибудь новое.