Как технологии помогают компаниям в кадровый голод

Отсутствие кадров — это одна из острых проблем российской экономики. Сотрудников не хватает, и дефицит наблюдается на всех позициях — от рядовых работников до руководителей. Это в ряде случаев ведет к тому, что затраты на поиск линейного персонала приближаются к тем, которые обычно связаны с закрытием вакансий руководителя.

Как компаниям оставаться на плаву в этих условиях? Свой взгляд на ситуацию предлагает Артем Пермяков, директор по развитию Directum.

Снизить человекоемкость означает сделать так, чтобы процессы требовали меньшего участия в них людей. Автоматизация — один из вариантов.

Например, раньше сотрудникам для любого движения на работе нужно было оформлять бумажный документ и идти пешком в соответствующую службу: писать от руки заявление на отпуск или отгул, оставлять запись в журнале в бухгалтерии, чтобы заказать справку 2-НДФЛ.

Нередко компании выносят на аутсорс бухгалтерские услуги, юридическую службу и IT-отдел. Делается это по разным причинам, и одна из них — сложности, связанные с поиском дополнительных кадров в штат.

У крупных компаний есть практика создания общих центров обслуживания — вынесения из филиалов финансовой, HR-службы, бухгалтерии на одну площадку.

Это, по сути, некий внутренний аутсорс. Главное — обеспечить качественное взаимодействие между этим центром и пользователями. И вот здесь как раз нужны решения, которые позволят построить сервисную модель.

При построении сервисной модели необходимо учитывать лучшие практики и методологии (например, ITIL), чтобы обеспечить удобство для пользователей.

Для управления корпоративными сервисами используется ESM (Enterprise Service Management) — специализированные системы, которые автоматизируют процессы заказа и поставки услуг внутри компании. Причем сервисные функции могут выполняться как внутренними службами, так и внешними. Но нужны не только эти системы, так как их функциональности может не хватать. Например, для тех же кадровых процессов понадобится система HRM — если нужно автоматизировать процедуры планирования отпусков, их переносов, организации командировок и пр.

Независимо от сферы применения и класса системы, перед автоматизацией важно лишний раз критично оценить процессы, найти в них лишние или устаревшие звенья, от которых можно без потерь избавиться: этапы, артефакты (документы), участников — тех, чей вклад в процесс незначителен и имеет мало влияния на результат.

Сначала меняем подходы, методологию, и только потом — автоматизируем. Комплексный подход поможет более эффективно снизить человекоемкость работ.

Есть разные подходы к определению процессов, которые стоит автоматизировать в первую очередь. Чаще всего начинают с тех, которые либо дорого стоят, либо оказывают наибольшее влияние на предприятие.

Дорогими могут быть массовые процессы — те, которые затрагивают большое количество участников.

Например, необходимо спланировать отпуска для сотрудников, а затем ознакомить всех работников с готовым графиком. Кто-то должен его принести, собрать подписи. Для этого необходим удобный инструмент, с помощью которого можно будет выбрать даты, узнать, какое количество дней отпуска доступно и так далее. Если это планирование традиционное, на бумаге, то оно потребует массу времени.

Консервативные заказчики, наоборот, опасаются начинать автоматизацию с дорогостоящих или наиболее значимых процессов компании и предпочитают сначала заняться теми, в случае проблем с которыми ничего страшного в работе предприятия не случится. Альтернатива — начинать автоматизацию на больших значимых процессах, но ограничиваться отдельными подразделениями, филиалами. Это такие пилотные варианты, и они хорошо подходят для экспериментов, чтобы снизить риски.

Есть и еще один вариант — начать внедрение со стандартной функциональности. Доработки и кастомизация под заказчика — это то, что дает менее заметный эффект, но делает процессы более привычными. Это уже адаптация не для оптимизации, а под то, как все исторически сложилось.

Для многих процессов (до 80%) подходят базовые ИТ-решения, которые позволяют получить львиную долю эффекта от автоматизации. Это помогает экономить время на проектах — нет необходимости в написании громоздкого ТЗ.

Начав со стандартной функциональности, можно отследить, что дает эффект, и с учетом этого уже взвешенно подходить к определению тех моментов, для которых нужна будет тонкая настройка — адаптация под конкретные роли, добавление полей или кнопок.

«Серебряной пули» не существует — невозможно сделать одно большое изменение, которое решит проблему. Современная система должна на маленьких этапах каждого процесса вносить «умность» для снижения человекоемкости. Это позволит получить более эффективный процесс. Рассмотрим несколько примеров.

Прием на работу нового сотрудника — трудоемкое дело, требующее большого количества времени. Нужно получить документы на сотрудника, занести информацию в корпоративные информационные системы, провести проверки и прочее. Частично этот процесс можно автоматизировать за счет использования интеллектуальных средств распознавания, интеграции с «Госуслугами» для получения данных и внесения их в корпоративные системы.

Много рутинной работы есть и у руководителя — изучение входящих писем, выдача поручений. Количество рассматриваемых ежедневно документов может достигать 80–100. Есть разные способы сокращения рутины. Например, сегодня компании используют генеративные модели искусственного интеллекта, которые автоматически создают проекты резолюций, поручений, составляют проекты других документов.

Много времени отнимают и процессы согласования. Компании не могут отказаться от большого количества согласований важных документов. За счет автоматизации можно снизить количество ошибок и повторных согласований — создавать документы через конструктор, по шаблонам, закрывать поля от изменений. Система не даст сотрудникам изменить цифры или загрузить другой текст документа в качестве иной версии, за счет чего не нужно тратить время на новое погружение в документ и его согласование.

Кроме того, автоматизируя этапы процессов, компании не тратят время на «хождения» сотрудников с бумажными документами по участникам согласования.

Автоматизацию можно внедрить буквально в каждый процесс. Уместна она в кадровых процессах, в делопроизводстве, управлении делами, согласовании документов.

Второй большой аспект глобальной оптимизации в условиях кадрового голода — человекоцентричность рабочей среды.

При таком подходе персонал помещается в центр всех бизнес-процессов и решений, а руководители заботятся об улучшении опыта, благополучия и общем уровне удовлетворенности коллектива.

Если людей не хватает, а новых нанимать сложно, стоит задуматься над тем, чтобы удерживать текущих сотрудников. Один из вариантов — использовать средства цифровизации для повышения комфорта рабочего места человека и создания удобной единой цифровой среды, вовлекающей сотрудников в жизнь компании. Это могут быть удобные порталы, единое информационное пространство, в котором сконцентрированы блоги, новости, опросы, а также все нужные для работы инструменты.

Сотрудникам удобнее, в их деятельности меньше хаоса, за счет чего им проще выполнять свои рабочие функции. Чтобы понять, как обеспечить человекоцентричность, стоит представить, что ваш сотрудник — ваш клиент. И необходимо сделать так, чтобы ему было удобно и комфортно.

В каких еще процессах есть место человекоцентричности?

На рынке огромное количество решений для онбординга. Их использование выгодно тем, что новый работник быстрее включается в работу, становится более эффективным.

Помимо классических планов обучения, тестов и текстовых материалов для погружения новичков в работу можно использовать мессенджеры и чат-боты.

Это вовлечение с помощью привычного пользовательского опыта, люди привыкли использовать их в обычной жизни. На работе через мессенджер можно общаться с ботом, который будет присылать новые материалы о компании, отвечать на вопросы.

В условиях информационного шума для восприятия современному человеку предпочтительны более емкие форматы. Поэтому корпоративную информацию для сотрудников можно привести в короткие понятные истории и выдавать через привычные каналы — например, в том же Telegram. Здесь возможны разные варианты.

Еще одно направление работы по обеспечению человекоцентричности — это изучение изменений в жизни сотрудника с помощью ИИ.

В едином пространстве отображается информация о том, с кем человек переписывался, как у него распланирован день, как часто он отвечает, и эти данные можно анализировать. Изучать можно даже эмоциональный тон ответов.

Полученные данные дают возможность минимизировать риски увольнения. Аналитика позволяет вовремя среагировать и сработать на опережение — ведь руководитель может долго не замечать, что с сотрудником есть какие-то проблемы. Особенно если это распределенная компания — команда находится в разных филиалах, есть удаленные сотрудники и т.д. Наиболее ценна такая аналитика относительно дорогих позиций — например, руководителей.

Современные технологии предлагают различные варианты снижения человекоемкости рабочих процессов. Автоматизация избавляет компанию от потерь драгоценных ресурсов на каждом этапе каждого процесса, избавляя от рутины и снижая процент ошибок из-за человеческого фактора.

Перед внедрением средств автоматизации мы рекомендуем своим клиентам предварительно пересмотреть методологию управления процессами, и особое внимание уделить месту человека в новой цифровой модели компании.

В этом случае информационные системы станут конкурентным преимуществом и частью HR-бренда, которая, с одной стороны, помогает кандидату сделать выбор в пользу конкретного работодателя, а с другой — позволяет работнику сохранять здоровую надежную привязанность к работодателю.