Как автоматизировать работу со сделками в агентстве по подбору персонала
Мы ошиблись с оценкой проекта в 5 раз, но все равно довели его до конца. В этой статье расскажем о разработке индивидуального решения CRM-системы для HR-агентства.
Клиент и его задача
Наш клиент — HR-агентство, которое помогает компаниям находить топ-менеджеров. Они ищут, оценивают и развивают персонал для предприятий и организаций. Работают в 50 секторах и 29 странах.
Компании нужна была CRM-система, чтобы вести всю информацию о клиентах в одном месте. Главное — чтобы она была простой и понятной в использовании.
таблица с задачами и требованиями, чтобы был понятен контекст
Нам повезло — у клиента уже было представление о том, как должна работать система. Оставалось только спроецировать эти процессы на реальный софт. Звучит просто, но на самом деле — это самое сложное во внедрении любой системы.
Процессы HR-агентства
В агентство приходят клиенты, которым нужно решить задачу с поиском персонала. Продажи происходят либо напрямую, либо через тендеры.
После продажи заключается контракт, и дальше сделка передается в работу. После завершения проекта — собираем данные для аналитики.
У HR-агентства есть два типа проектов: подбор и развитие. В первом — агентство ищет для клиента кандидатов по определенным параметрам. Во втором — занимается корпоративным обучением топ-менеджеров компании клиента.
Разница между проектами — в производственных процессах. После продажи сделки распределяются по воронкам, в зависимости от типа проекта. Далее у каждого проекта своя воронка.
Все это нужно для отслеживания прогресса между бизнес-девелопментом и производством прямо внутри CRM-системы.
Как реализовали систему
Мы провели интервью с участниками проекта: от управляющего партнера до линейного персонала. Было непросто собрать все воедино, так как у каждого было много запросов и представлений о системе.
В конечном итоге все процессы сложились в несколько воронок внутри CRM:
- Воронка обращений — для работы с клиентами, которым актуальны услуги компании
- Воронка тендеров — для участия в конкурсах
- Воронка работы над проектом: подбор или развитие персонала
- Воронка аккаунтинга — нужна, чтобы напоминать клиентам о себе, выявлять потребности и инициировать новые продажи
В нашем случае большая часть данных хранится внутри CRM и передается другим системам в зависимости от процесса.
Какой использовали софт
Основная система работы с клиентами — CRM. Мы взяли amoCRM из-за невысокой стоимости и открытого API, к тому же клиент сам хотел эту систему. Это не лучший, но и не худший вариант. Отлично подходит для компаний со со штатом до 300 человек.
Хантфлоу — система для ведения проектов по найму персонала. Наш клиент уже использовал ее и хотел оставить «производственные» процессы там.
Сценарий работы
Заключаем договор и передаем проект в работу. В этот момент в amoCRM создается новая сделка в воронке Подбор или Развитие. Мы сделали скрипт, чтобы информация по проекту сразу передавалась в Хантфлоу. Далее внутри Хантфлоу создается новый проект с параметрами сделки из CRM.
В процессе движения проекта в Хантфлоу ключевая информация передается в amoCRM. Например 10 человек попали на статус LongList, в амо ставится аналогичный статус: «Предоставлен LongList».
Каждый процесс работает внутри своей отдельной системы: продажи в amoCRM, ведение проекта — в Хантфлоу.
В процессе работы над проектом — данные из Хантфлоу синхронизируются с амо (статистика по вакансиям, количество кандидатов на этапах).
Что доработали в CRM
Привязка сделок к материнской сделке
Теперь можно создавать связанные друг с другом сделки. Например, при добавлении второй сделки по одной и той же компании, можно проследить их взаимосвязь друг с другом. Без понятия, почему в стандартном функционале amoCRM такого нет.
Типизация тендеров
Когда добавляем новый тендер, достаточно заполнить карточку сделки, и система сама расставит сроки и задачи в зависимости от типа тендера. Так и в обратную сторону — сроки задач вычисляются в зависимости от сроков завершения тендера.
Доработка поля «бюджет сделки»
В амо есть только одно поле с бюджетом — «бюджет сделки». Это потенциальный бюджет, который менеджер вносит при работе с клиентом. Но по этому полю не посчитать аналитику продаж, так как бюджет не фактический (не финальный).
Поэтому мы добавили дополнительное поле. Теперь у клиента нет проблемы со сведением аналитики показателей плана и факта. Бюджеты закрытых сделок совпадают с суммами из бухгалтерии. В дальнейшем эти данные можно выводить в BI.
Виджеты скрытия полей и вкладок
Стандартизация наименований сделки
При обычной работе когда создаешь сделку
Название изменяется с префиксом воронки
Скрипт сам корректирует название сделки в соответствии с нужным форматом.
Отчеты в Slack
Разработали собственный сервис передачи отчетов из amoCRM в Slack. Скрипт проходит по воронкам 15го и 31го числа — собирает данные, суммирует и отправляет отчеты такого формата:
Интеграция с Хантфлоу — не хватало методов API
У Хантфлоу есть два типа аккаунтов: для отдела персонала и для кадрового агентства. В нашем случае аккаунт агентства, но для него нет интеграции API. Для кадровых агентств описано очень мало методов API.
В документации ни слова об этом не было. Поэтому мы выяснили это, только когда дошли до интеграции. Вывод: проверяйте шаги тщательнее и желательно на боевых данных.
Чтобы интегрировать amoCRM с Хантфлоу, мы совместно с клиентом «прожали» доработку API под нас
Теперь при переходе сделки в amoCRM в определенный этап в Хантфлоу автоматически создается вакансия, чтобы начать подбор кандидатов по этой сделке.
Интервью с нашим клиентом
Наш клиент — одно из первых HR-агентств, которое заморочилось об удобстве пользователей системы. Мы пообщались с руководителем проекта со стороны клиента, чтобы понять как выглядит процесс с их точки зрения.
Ожидания от проекта
Мы хотели сделать систему, которую можно использовать на все 100%, а не как это делают другие компании — для галочки. Оказалось, чтобы сделать такую системы нужно очень много времени.
Для подрядчика система настроена ≠ проект сдан. Но в реальности так не работает. Для клиента проект сдан только тогда, когда сотрудники работают в системе.
У нас не тот бизнес, в котором сверху сказали «делайте!» и все стали делать. Этап вовлечения людей в систему оказался сложным, и сроки сильно затянулись.
Мы слишком маленькие, чтобы покупать одну ERP с разными модулями, которые все закрывают. Поэтому нам приходится делать интеграции из таких «готовых» систем, чтобы работа происходила бесшовно.
Как мотивировать сотрудников работать с новой системой?
Просто мотивировать — не очень хорошо работает. Работает, если сделать что-то прозрачным: поместить всех в систему координат, где друг друга видят, отдать на общее обозрение. Обычно люди потом сами вылезают из «красной зоны», потому что никто не хочет чувствовать себя аутсайдером.
Что оказалось самым сложным во внедрении?
Самый большой провал во внедрении — это плохая коммуникация. Когда команды не слышат друг друга, у них может получится не то, что нужно. Можно взять крутой софт, хорошо его настроить. Но если это не подходит под задачи бизнеса и неудобно в использовании, такой проект отложат на полочку до лучших времен.
Советы HR-агентствам
- Не отталкивайтесь от того, что технически «возможно или невозможно». Если начать с «техники», то можно сделать красивую, эффектную, модную систему. Но вы не найдете ей практического применения, она станет бесполезной. Нужно идти от того, как вы хотите использовать систему. Делайте ее такой, какой хотят ее видеть пользователи. И только потом уже такой, какой ее хотят видеть руководители.
- Перед внедрением опишите ваши ожидания: как вы хотите использовать систему, какую ценность вы получите, каким видите ROI от проекта.
- Заложите больше времени на интервью, опишите конечный результат максимально подробно. Чем больше людей вы вовлечете на этой стадии, тем стабильнее получится результат.
- Четко разделяйте обязанности по работе с процессами: тендеры, обучение персонала, подготовка документации, продажи.
- Сначала думайте о пользователях, а уже потом обо всем остальном.
Резюме
Для нас это был бесценный опыт, который заставил взглянуть на внедрение под другим углом. Не будем рассказывать, почему мы ошиблись с оценкой проекта — это наш косяк, и он не повлиял на реализацию проекта.
Сейчас мы совместно с клиентом разрабатываем метрики и материалы, для постпроектной поддержки. Пробуем реализовывать новые практики и механики в этой области.
Интегратор — LAND PRO. Автор статьи — Фёдор Анисимов.
Автору на будущее, вот соседняя тема) https://vc.ru/services/180749-kak-samomu-na-no-code-servisah-sobrat-sobstvennuyu-picceriyu-ot-oformleniya-zakaza-i-dostavki-do-itogovoy-analitiki можно что угодно автоматизировать
На это не дадут много миллионов.
Про «самому» тоже не получится, кто будет собирать требования, писать тз, делать интервью, писать гайды и обучалки, обучать и тп?
Хорошо, сколько стоят ваши услуги по анализу и настройке подобного Ворк-флоу.
Как реализовали отчеты в Слаке?
https://albato.ru/integration-slack-amocrm
но можно то и в телеграм еще
Использовали сервис который получает данные из amo, а потом отправляет на чат бота добавленного в канал. А чат бот уже производит публикацию.
Если интересно то можем отдельно списаться и выбрать время для демо, что скажете?
Мне кажется слишком сложно. Почему не взять готовую систему ?
Как говорилось в статье, достаточно дорого получается единая система. Поэтому собирали из решений которые оптимальны по цене, для небольшого бизнеса.
На дорогую ERP им денег жалко, а на Slack нет. Странно...
Ну как говорится на вкус и цвет фломастеры разные, плюс не очень корректно сравнивать затраты на erp и slack. Они решают абсолютно разные задачи.
Можно было и RocketChat докрутить.
А куда вдруг резко делась статья про успешный успех и подготовку к захвату США и Европы, и предшествующие ей? Что-то резко распубликовал ее и меня забанили в личке
Мы впечатлены и поражены в сердечко вашим кейсом 😍
И от всей команды — спасибо вам за пинки в сторону развития!
Будем рады продолжать сотрудничество)
А 1С куда и как прикрутили? В статье об этом ни слова
1С общается с амо, на этапе выставления счетов и поступления оплат по ним. В дальнейшем скорее всего еще будем придумывать что-то по договорам.
Как-то все сложно мне кажеться! Не проще было "дожать" разработчиком Хантфлоу чтобы на их базе все это настроить?
Почему не использовали Битрикс24? Там функционал побогаче амовского будет
Ну во первых Хантфлоу все таки о другом, и собирать новое решение они не будут, а что касается Битрикса, ну да богаче, но важна была именно простота использования, поэтому было принято именно такое решение.
Все верно написано что надо опираться на удобность для пользователя. То что не удобно пользователь не будет делать.
Ну и не раскрыт вопрос про выход за рамки бюджета.. самое интересное же :)
Ахахаха... ну цифры мы предпочитаем не раскрывать, могу одно сказать, это был дорогой опыт)
Я я думал что главный критерий достижение бизнес целей...
GoogleDrive в этой конструкции выглядит, извините, чужеродно. Что мешает поднять свой внутренний сторедж?
Там все хостится на G-Suite, ну а диск в него входит, поэтому вопрос зачем?)
Амка — не ERP(
Ну да, мы и не пытались ERP собрать)
Мы как компания тоже столкнулись с проблемами в процессе найма. Переехали из мессенджера на канбан в собственном продукте и вопрос решился.
Расписывал как раз на днях наш опыт.
https://app.pachca.com/n/e628aedd
Вообще я лично больше сторонник простых решений, где сервис не ставит людей в жесткие рамки.
Если процесс жестко формализовать и автоматизировать, то любая необычная ситуация сразу всё ломает. Учитывая как быстро всё меняется вокруг, регулярные “необычные” ситуации – норма.
Согласен, что свобода нужна. Но чем свободнее система, тем хуже данные собраны для анализа... ибо каждый свою лепту внесет, и не будет однозначности трактования.
Комментарий недоступен
Ну вообще это решение на базе го твой платформы, наверное слышали про amoCRM.
А если говорить о маркетинге, то люди чаще ищут crm под свой бизнес, чем проект внедрения, ибо индивидуальный подход дороже был и будет)
Я бы заменил AMOCRM на PlanFix и тогда можно было бы вести вообще все процессы компании в одной системе (а не только CRM).
Ну зачем же вы пытаетесь в таск трекер запихать работу с клиентами? Это же не логично...
Не проще ли было Битрикс24 внедрить? Все в одном месте и гораздо дешевле вышло бы.
Чуть выше писал, Битрикс не прошел по требованиям с точки зрения простоты, он достаточно нагружен, по мнению заказчика.
Комментарий удален модератором
Опять миллениалы изобретают API
Ахаха... с чего это?)