ИИ-ассистенты: как заменить работу в множестве корпоративных программ на одно решение

Для большинства корпоративных процессов необходимо использовать информационные системы — от почты до учетных программ типа «1С». Более продвинутые компании применяют технологии наподобие IDP, RPA или LLM. На практике эти инструменты работают как отдельные приложения, слабо интегрированные между собой. Сотрудникам приходится вручную переключаться между разными интерфейсами: чтобы воспользоваться GPT-модулем, нужно открыть отдельное окно, ввести запрос, скопировать результат и перенести его, например, в Word. В результате на каждого специалиста ложится все больше программных решений, которыми нужно уметь пользоваться.

Это повышает требования к компетенциям персонала: скажем, бухгалтеру помимо основной системы теперь нужно освоить IDP, научиться взаимодействовать с программными роботами и другими приложениями. При этом сквозная автоматизация процессов не достигается — человек по-прежнему остается в центре рутины, просто отдельные задачи становятся чуть проще.

Решить эту проблему должны ИИ-ассистенты — новое поколений решений для автоматизации, объединяющие выполнение различных задач в единый цифровой контур. Цифровые помощники способны брать на себя не только рутинные операции, но и сложные когнитивные задачи, взаимодействовать с пользователями на естественном языке и адаптироваться под разнообразные бизнес-процессы.

Их функции доступны через чат-интерфейс, максимально похожий на привычные всем мессенджеры. Вместо множества приложений у сотрудника появляется единое окно, где можно проверить документ на соответствие корпоративным правилам или контрагента, оформить отпуск, получить справку, краткий пересказ текста или протокол совещания, а также формулировать запросы на естественном языке.

Цифрового ассистента можно встроить в корпоративный портал, тогда он будет доступен в виде виджета, всплывающего при входе в систему.

Виртуальные помощники обладают значительным потенциалом для дальнейшего развития и широкого внедрения в бизнес-среду. Рассмотрим их работу на примере помощника от SL Soft — ROBIN.Ассистента.

В его основе технология RPA: настроенные программные роботы взаимодействуют с информационными системами так же, как это делает человек. Без интеграции на программном уровне, повторяя действия пользователя — выгружают отчеты, автоматически отвечают на электронные письма, формируют тексты документов и выполняют другие процессы в различных системах.

Второй компонент ИИ-ассистента — модуль искусственного интеллекта (LLM, RAG, ML, IDP). Например, он позволяет автоматически извлекать данные из текстов и документов, обрабатывать входящую информацию, а также распознавать объекты, например, печати и подписи в документах. Искусственный интеллект становится «головой» цифрового помощника, забирая на себя когнитивные задачи и принятие решений, что раньше было доступно только человеку.

Настройка ROBIN.Ассистента осуществляется через визуальный No-Code конструктор.

Он работает через браузер, может быть встроен в различные приложения с веб-интерфейсом и интегрируется с привычными мессенджерами.

Каждому пользователю системы можно выделить определенный набор навыков — это группы связанных процессов и функций. В зависимости от уровня доступа, специалисты могут использовать определенные функции. Сотрудник увидит доступные ему навыки в чате с ИИ-ассистентом:

Например, кликнув на «Бухгалтерию», можно попросить виртуального помощника сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Несмотря на то, что запрос написан с ошибками, ассистент понимает его и начинает работу.

После подтверждения появляется простая экранная форма, в которую нужно занести данные, необходимые для формирования ведомости. Как только сотрудник заполнил все графы, автоматически запускаются программные роботы. Они заходят в «1С», копируют необходимые данные, формируют выписки, а после передают всю информацию в виде отчета.

При выборе навыка «Поиск по базе знаний» запускается работа компонентов интеллектуального поиска (о нем мы рассказывали в одной из наших предыдущих статей) по внутренним данным компании. Запросы могут быть разными — например, дать определение термина или расписать, как добраться до офиса. Вместе с ответом ROBIN.Ассистент предоставляет ссылку на документ, из которого он взял информацию. При этом уровень доступа можно настраивать с помощью ролевой модели, что дает возможность делить базу знаний по группам документов, по группам пользователей (например, у коммерческого директора и менеджера по продажам будут отличаться доступы к базам знаний), филиалам и т.п.

Благодаря IDP виртуальный помощник способен также распознавать документы, а после автоматически вносить данные из них в базы, формировать отчеты, писать письма на основе полученных сведений и т.д.

В качестве примера распознавания возьмем персональные документы. В чат загружаются отсканированные страницы паспорта, а ИИ-ассистент формирует таблицу со структурированными данными.

Отдельная категория навыков ИИ-ассистента — специализированные задачи, с которыми работают сотрудники разных департаментов: финансисты, бухгалтеры, кадровики и т.д. Например, в отделе закупок виртуальный помощник может анализировать техническую документацию, сверять сметы и накладные, а в HR-департаменте — искать резюме, оформлять сотрудников, создавать корпоративные базы знаний и многое другое. В технической поддержке ROBIN.Ассистент может отвечать за регистрацию и классификацию заявок, обработку обращений и звонков клиентов, а в юридической службе — за проверку требований законодательства, анализ рисков в договорах и антикоррупционную экспертизу. В отделе маркетинга виртуальный помощник мониторит отзывы, СМИ и активных конкурентов, работает с маркетплейсами, готовит и проверяет тексты, а в бухгалтерии — обрабатывает первичную документацию, вводит данные в системы, проводит инвентаризацию и обработку зарплатных ведомостей.

В перспективе у ИИ-ассистентов — углубление интеграции с корпоративными системами, расширение возможностей интеллектуального анализа данных, помощь в принятии решений и автоматизация сложных процессов в ключевых департаментах компаний.