Платформа для базы знаний. Гайд по поиску: коротко, по делу, с примерами

Выбор платформы для базы знаний – это как поиск идеального супергероя в любимой киновселенной. Создатели франшизы обещают незабываемые эмоции, а на деле могут разочаровать. Но не волнуйтесь! Мы собрали критерии, которые помогают принять верное решение и не вестись на красивые трейлеры.

Привет! На связи TEAMLY – платформа для совместной работы и управления знаниями. Представьте ситуацию: команда выбирает ресурс, чтобы разместить базу знаний. Перебрали несколько сервисов и обнаружили, что функции во многом похожи. Собрали отзывы, но понятнее не стало – один и тот же продукт кто-то хвалит, а другие недовольны. Рассказываем, по каким критериям выбирать платформу, чтобы не запутаться в предложениях.

Рабочая среда должна быть логичной, простой и понятной. Тогда пользователи быстро адаптируются, даже если у них нет IT-бэкграунда. Оценивайте, насколько легко разберутся в функциях маркетологи, менеджеры по продажам или кадровики. Эффективная база знаний удобна для всей команды, а обучение не отнимает месяцы.

Обратите внимание на дизайн интерфейса. Сотрудники проводят в базе много времени, особенно когда создают и редактируют материалы. Чтобы меньше уставать, выбирайте нейтральное оформление без ярких оттенков и перегруженного визуала.

Как реализовать. Материалы в TEAMLY легко структурировать. Рабочая область делится на пространства: личные, по отделам, проектам или задачам. Интуитивно понятный интерфейс и удобная навигация облегчают адаптацию пользователей. А все устаревшие материалы можно убрать в архив, чтобы не загромождали пространство.

Для начинающих пользователей мы сделали Академию TEAMLY – это учебный центр с пошаговыми инструкциями и курсами. Поможет разобраться, как работает платформа, научит управлять задачами, писать и редактировать статьи.

Пример из практики. Функции базы знаний зависят от профиля команды. Техподдержке нужен быстрый поиск, чтобы отвечать на запросы. Разработчики предпочитают инструмент, который позволяет вести протоколы встреч и составлять схемы процессов. У нас есть готовые решения под разные команды: шаблоны пространств для HR-отдела, маркетинга, продаж и других департаментов.

Эффективная база знаний – это не склад информации или корпоративная энциклопедия. От ресурса мало пользы, если сотрудники только ищут и читают статьи. Выбирайте платформы, которые помогают управлять проектами: делегировать задачи, планировать дедлайны, делать тематические подборки. Для этого сервис должен фильтровать, сортировать и группировать информацию под разные цели.

Как реализовать. В TEAMLY за представления данных отвечают умные таблицы. Это гибкий инструмент, который помогает управлять процессами, документами и персоналом. Вот какие есть варианты:

Пример из практики. Наша команда разработчиков управляет проектами с помощью двухнедельных спринтов в умных таблицах. Сначала мы загружаем все задачи в бэклог, а потом выбираем актуальные для каждого спринта. Тимлиды контролируют процесс: отслеживают движение карточек, сверяют дедлайны и помогают коллегам, если заметили загвоздку.

Структура базы знаний – это логика хранения данных. Именно от неё зависит, как быстро сотрудники находят нужные материалы. Хорошо, если статьи не лежат хаотично, а группируются по содержанию и назначению. Например, есть отдельная папка для инструкций. Внутри она разбивается на папки следующего уровня: инструкции менеджеров, инженеров, тестировщиков.

Обращайте внимание, как структура ведёт себя при миграции с другой платформы. Переезжать удобнее, если на новом ресурсе база развернётся в прежнем виде и не потребует существенных доработок.

Как реализовать. Наше файловое хранилище имеет древовидную структуру, где иерархия папок напоминает перевернутое дерево. Есть «корни» – крупные логические блоки. Они делятся на более мелкие группы материалов – «ветки». Это один из самых удобных способов структурирования информации.

Миграция из других платформ в TEAMLY происходит в формате «1в1». Что это значит для пользователей:

Пример из практики. SPLAT Global мигрировал в TEAMLY из Confluence. За пять лет компания собрала обширную и разветвленную базу знаний на 1000+ сотрудников. Миграция прошла автоматически, при этом сохранилась древовидная структура со всеми статьями, таблицами, протоколами встреч и вложениями.

Когда Notion объявил об уходе, компания jetMinds срочно искала замену. На нашу платформу переехали за 2 дня в автоматическом режиме. 90% данных мигрировали успешно с первого раза – а это 14000+ материалов и 5 больших рабочих пространств.

Выбирайте базу знаний, которая легко встроится в цифровую среду компании и усилит другие инструменты. Убедитесь, что платформу можно объединить с CRM-системой, корпоративным порталом и трекером задач. В идеале сотрудники должны бесшовно переходить от одного сервиса к другому.

Как реализовать. TEAMLY интегрируется с внешними и внутренними системами: Keycloak, LDAP, Битрикс24, 1С:ЗУП, SharePoint и мессенджерами. Чтобы создать рабочую среду, используйте технологии API или WebHooks. Они позволят команде пользоваться единым входом и централизованно управлять данными.

Пример из практики. В проекте компании Хакасия.ру мы интегрировали TEAMLY с корпоративным порталом на Битрикс24. Теперь пользователи переходят в базу знаний в один клик – с помощью кнопки в главном меню. Более 100 сотрудников регулярно работают с базой знаний, даже вне офиса через мобильное приложение.

Одних только текстовых материалов недостаточно для полноценной базы знаний. Команде нужны таблицы, схемы, диаграммы, видеоролики и фотографии. Также пригодятся ссылки на внешние ресурсы и внутренние статьи. Обратите внимание, какие возможности для создания контента предлагает сервис.

Как реализовать. Писать и редактировать статьи удобно в нашем визуальном редакторе. Пользователи легко адаптируются к инструменту – он напоминает привычные Google Docs и MS Word. Вот что умеет визредактор:

Пример из практики. Компания Optimal Group выбирала платформу для базы знаний. Одним из главных критериев было удобство визредактора. Наша платформа привлекла быстрой вставкой кода в текст, открытием меню через слэш, возможностью использовать картинки, составлять чек-листы и добавлять цитаты.

Выбирайте сервис, который позволяет писать и редактировать статьи коллективно. Это ускорит работу, если участвуют сразу несколько коллег. Например, тренер по продажам пишет скрипты диалогов, а руководитель отдела редактирует текст. Чтобы люди не мешали друг другу или случайно не испортили чужой материал, нужна точная настройка доступов.

Часто статьи готовят в несколько итераций и проводят через цепочку согласований. Поэтому полезной будет история версий, когда платформа хранит несколько предыдущих вариантов текста.

Как реализовать. Совместная работа в режиме реального времени – это фишка нашей платформы. Настройте роли и права для сотрудников и создавайте материалы. Рекомендуем использовать следующие функции:

Пример из практики. Компания Бьюти Бот пришла с запросами: систематизировать инструкции и предоставить клиентам доступ к базе знаний. Разработчики и техподдержка совместно создали материалы. Затем статьи разделили с помощью доступов, чтобы получилось две базы – для внутреннего и внешнего пользования.

Кажется, искусственный интеллект научился решать любые задачи: пишет сценарии кино, создает новые лекарства, управляет беспилотными автомобилями. Разработчики баз знаний тоже не отстают. Обратите внимание, как платформа внедряет AI в систематизацию и хранение контента. Для технологически продвинутых продуктов – это мастхэв.

Как реализовать. Мы создали AI-ассистента, который помогает работать с текстом и поиском. Что умеет наш инструмент:

Пример из практики. В начале длинных статей пользователи часто добавляют краткое содержание. Оно помогает узнать суть и понять, подходит ли текст под запрос. AI-ассистент TEAMLY отлично справляется с этой задачей.

Материалы базы знаний помогают обучать новичков и прокачивать скилы опытных сотрудников. Для этого на основе статей создают курсы и тестирования. Проверьте, предлагает ли платформа такой функционал.

Как реализовать. В TEAMLY есть модуль обучения. Пишите курсы и добавляйте проверочные тесты после каждого урока или в конце программы. Аналитика покажет, как команда в целом и каждый сотрудник в отдельности справляются с обучением. Статистика ответов подсветит, какие темы вызывают затруднения.

Пример из практики. В компании Грузчики.ру обучение персонала стоит на потоке. Заказчик оказывает услуги аутстаффа для бизнеса: подбирает грузчиков, фасовщиков, упаковщиков. Чтобы сократить время на онбординг, команда создаёт базу знаний. Когда ресурс наполнится материалами, запустят обучающие программы.

Сегодня в компании работает 10 человек, а завтра владелец откроет филиалы в других городах и сотрудников станет 100. Важно, чтобы новые пользователи без проблем подключились к базе знаний. При этом масштабирование не должно приносить бизнесу неадекватные затраты.

Как реализовать. Клиенты TEAMLY добавляют новых редакторов и читателей по одному или сразу группами. Наши менеджеры помогут выбрать тариф в зависимости от задач и численности команды.

Пример из практики. Компания HRlink заметно выросла за последние два года. Одновременно увеличился и поток запросов в техподдержку – с нескольких сотен до 25 000 в месяц. База знаний помогла перезапустить работу отдела, так что продуктивность поднялась с 800 до 1150 обращений на человека в месяц.

Пригодится, если у части сотрудников разъездная работа. Клиентские менеджеры, монтажники или курьеры смогут пользоваться базой знаний вне офиса.

Как реализовать. Приложение Тимли доступно для iOS и Android со всеми ключевым функциями. Например, пользователи могут читать документы, комментировать статьи и оставлять сообщения в чате.

Пример из практики. В компании NATCAR работают водители, которые всегда в движении и редко заглядывают в офис. Чтобы справочные и обучающие материалы были под рукой, команда использует наше мобильное приложение.

Поделитесь в комментариях, как выбирали платформу для базы знаний? Какие критерии считали ключевыми, а каким не придавали значения? Если хотите получать максимум пользы от вашей базы, подписывайтесь на наш Телеграм-канал. Там рассказываем, как собирать опыт компании, создавать контент и управлять задачами.