Как пёс Дизель и птичка Saby наладили ЭДО для 90 000 клиентов
Раньше наши клиенты получали разные бумажные документы за каждый сервис, но всё изменилось, когда мы запустили ЭДО.
Привет! На связи ППР — мы предоставляем комплексные решения для автопарков и постоянно пишем об этом здесь и на других площадках. Рассказываем, как нам удалось избавиться от бумажных пакетов, собрать всё в единый электронный комплект и упростить работу клиентам.
Дизель и Саби решили сделать так, чтобы маленьким и большим клиентам больше не надо было мучиться со сбором разрозненных бумажных документов за шиномонтаж, страховку, мойку и бронь отелей для сотрудников.
Ведь куда проще сделать так: один клиент — один понятный комплект документов, где будут собраны все оказанные услуги за период.
Так в ППР решили внедрить систему электронного документооборота (ЭДО).
Когда в твой документооборот влетает Saby
Для реализации проекта команда ППР объединила усилия со специалистами Saby. Совместно было разработано решение для интеграции между привычной учётной системой и платформой Saby Docs. С таким объединением двух платформ сотрудникам ППР не нужно переучиваться или прыгать между программами.
Вот, как работает функционал ЭДО:
- Сформированные документы из SAP выгружаются в формате XML;
- Утилита Saby Connect проверяет корректность данных и добавляет машиночитаемую доверенность, подписывает документы электронной подписью и передает их в Saby Docs;
- Документы поступают клиентам через ЭДО в виде единого пакета.
Теперь каждый из 90 000 клиентов ППР может получать единый комплект закрывающих документов за период — с понятным списком всех оказанных услуг, от шиномонтажа до заправки. Один электронный пакет, подписанный и отправленный без участия бумажных стопок.
Но это еще не всё.
Почему без МЧД никуда
Один из главных вопросов, который решали друзья в начале проекта: как менеджеры ППР будут подписывать документы от лица компании?
Ответ — с помощью МЧД (машиночитаемой доверенности).
Она автоматизирует передачу полномочий и проверку подлинности документов. Saby подключил эту полезную функцию к системе ЭДО. Теперь сотрудники, работая с многотысячной базой контрагентов, могут подписывать электронные документы за секунды.
А ещё — проверка контрагентов встроена в систему
Ещё одно преимущество — встроенная проверка контрагентов по ИНН. С ней менеджеры ППР могут тщательно проверять партнёров на благонадежность перед заключением договора. Сведения о налоговой дисциплине, уставном капитале, статусе банкротства, численности персонала и другие параметры — всё в одном окне системы ЭДО Saby Docs.
Цифровой happy end
Спустя год после запуска системы результаты впечатляют:
- 1,2 миллиона пакетов документов было отправлено клиентам ППР через централизованную систему ЭДО Saby Docs.
- Без сложных доработок: сотрудники ППР продолжают работать в своей системе, а документы автоматически подписываются, дополняются МЧД и направляются через ЭДО.
- Клиенты довольны: ничего не теряется, ничего не дублируется, бухгалтеры автопарков плачут только от счастья.
И пусть у пса Дизеля лапы, а у Saby — перья, они доказали, что даже самая сложная документная рутина становится простой, если к ней подойти с умом и правильным цифровым партнёром.