Как выбрать SRM-систему: виды, примеры, кейсы
SRM-системы – уже не просто «красивая игрушка» для руководителя, а реальный рычаг управления закупками. Они ускоряют онбординг поставщиков, режут операционные и комплаенс-риски, поднимают дисциплину в исполнении контрактов и высвечивают всю цепочку поставок до последнего звена.
Как выбрать SRM-систему и упростить сотрудничество с поставщиками, какие функции действительно важны, что интегрировать в первую очередь и какими метриками мерить эффект внедрения? Команда pickTech делится прикладной выжимкой.
Пора внедрять SRM: ваш бизнес перерос старые методы работы с поставщиками
SRM-система становится необходимой, когда управление взаимоотношениями с поставщиками перестает умещаться в Excel и почтовых переписках.
Особенно остро потребность возникает при жестких регуляторных требованиях, необходимости проверки контрагентов и соблюдения корпоративных стандартов.
Сигналы, что время пришло: онбординг поставщиков длится неделями, статусы квалификации теряются между отделами, а ключевые процессы по-прежнему живут в «письмах и таблицах». SRM решает эти проблемы и создает единый цифровой контур, где все участники видят статусы, задачи и метрики в реальном времени.
SRM-системы: как выбрать тип и способ внедрения под цели вашего бизнеса.
На российском рынке существует несколько форматов внедрения SRM-подхода в ваши закупки:
- Готовые облачные SRM-платформы — это самостоятельные сервисы, которые можно быстро подключить. Например, «МайСнаб» подойдет для малого и среднего бизнеса, чтобы навести порядок в заявках, счетах и бюджетах. А «Синтека» — это уже мощная корпоративная система для строительных холдингов, которая закрывает весь цикл закупок от планирования до глубокой аналитики.
- Специализированные модули для учетных систем. Как пример — RDV МТО. Это не отдельный продукт, а «апгрейд» для стандартных закупок в 1С. Он делает из вашей 1С инструмент для работы с поставщиками. Система связывает в один процесс закупки, склад и логистику. Это особенно удобно для производственных компаний.
- Отраслевые и нишевые решения. «Контур.Закупки» — это тоже SRM, но особого типа, сфокусированный на тендерной деятельности. Он идеален для компаний, которые активно участвуют в госзакупках или коммерческих торгах, помогая не только закупать, но и находить новых клиентов.
Таким образом, вы можете выбрать именно тот формат SRM, который лучше всего ляжет на ваши бизнес-процессы: от быстрого облачного сервиса до глубокой интеграции в вашу учетную систему.
Пример: Контур.Закупки – поиск тендеров, работа с документами, контроль поставок.
Что может SRM: карта ключевых функций
SRM-система объединяет все процессы взаимодействия с поставщиками в единую экосистему.
В ее центре – е-каталоги, реестр и онбординг, где фиксируются данные контрагентов, анкеты, результаты комплаенс-проверок и подтверждения соответствия требованиям.
Далее – статусы, которые формируют рейтинг по KPI и SLA поставки, помогая видеть надежность и динамику сотрудничества.
Следующий блок – закупочные процессы: запросы коммерческих предложений, торги, автоматическое сравнение условий и формирование протоколов. Встроенные коммуникации и портал поставщика позволяют отказаться от цепочек писем и отдельных чатов.
Карту функциональности замыкает блок управления договорами, категориями закупок и материально-техническими ресурсами (МТР). Плюс аналитика и отчетность, которые дают прозрачность по срокам, затратам и эффективности всей цепочки поставок.
А теперь серьезно: интеграции с ERP/1С и ИТ-ландшафтом
SRM, которая работает отдельно, не работает вообще. Почему интеграция с ERP/1С – критически важна? Главная цель интеграции SRM с учетными системами вроде 1С или ERP – синхронизация ключевых справочников: номенклатуры товаров, списка поставщиков, ставок налога и центров затрат.
- Решения, встроенные в ERP, например RDV МТО, получают из 1С данные о бюджетах и лимитах и могут контролировать закупки в реальном времени.
- Облачные сервисы, например, Контур.Закупки – обмениваются данными с ERP через API, поддерживая прозрачность и быстрое обновление информации.
- В экосистемах Майснаб и Синтека гибридная архитектура объединяет корпоративные каталоги и процессы электронного документооборота.
Также важна связка SRM с системами электронных закупок, внутренними каталогами и электронным документооборотом: это ускоряет обработку документов и минимизирует ручные операции. Современные SRM поддерживают API-интеграции, обмен файлами и полный аудит действий пользователей.
Тест-драйв SRM: чек-лист для руководителя
Перед выбором SRM-системы важно протестировать ее на реальных процессах компании. Демо или пилот должен показать не интерфейс, а жизненный цикл поставщика – от онбординга до аналитики.
- Начните с блока онбординга: проверьте, как работают анкеты, автоматические проверки и смена статусов контрагентов.
- Затем оцените квалификацию и рейтинг поставщиков – можно ли настраивать правила пересмотра, триггеры и формулы KPI закупок.
- Важный блок – торги и запросы коммерческих предложений: система должна уметь запускать сценарии (например, от заявки до заказа), применять критерии оценки и автоматически формировать протоколы.
- Обратите внимание, как система распределяет роли, обрабатывает эскалации, контролирует бюджеты и лимиты, а также ведет журнал всех действий пользователей.
- И наконец, протестируйте интеграции: обмен с 1С или ERP, обработку очередей и повторов, корректность передачи данных и стабильность по SLA поставок.
Критерии выбора SRM-системы для вашей компании
Выбор SRM-системы начинается с понимания контекста самого бизнеса. Учитывайте масштаб, отрасль и географию. Ведь локальная производственная компания, федеральная сеть или международный холдинг имеют разный уровень сложности в управлении поставщиками. Важно оценить зрелость процессов и данных – если закупки еще не стандартизированы, стоит выбрать гибкое решение с возможностью поэтапного внедрения.
Не менее важны требования к информационной безопасности и сохранности данных, особенно, если компания работает с госзаказами или сталкивается с ограничениями по локализации.
При сравнении решений стоит считать совокупную стоимость владения TCO: поддержку, обновления, обучение пользователей и ожидаемую отдачу от внедрения.
И не забывайте про дорожную карту развития. У зрелых вендоров SRM растет вместе с рынком: появляется продвинутая аналитика, модули на базе искусственного интеллекта и инструменты предиктивного управления рисками.
Отраслевые кейсы: как компании уже решают свои задачи с помощью SRM
Ритейл. Крупная торговая сеть внедрила SRM для ускорения онбординга и централизованного управления поставщиками. Ранее согласования занимали недели, теперь – считанные дни. Система автоматизировала анкеты, формирование рейтинга контрагентов, что снизило снизило риски и повысило прозрачность закупок во всех регионах.
Строительные компании и объекты. В организациях с десятками подрядчиков SRM позволила создать единый реестр, автоматизировать проверки лицензий и квалификацию. В результате сократилось число ошибок и нарушений при контроле документации, повысилась управляемость проектов.
Что отслеживать в SRM: ключевые метрики
- Базовые метрики включают время онбординга поставщика – от регистрации до допуска к торгам, и долю контрагентов с актуальной квалификацией. Эти показатели отражают зрелость и прозрачность базы.
- На уровне закупочной активности отслеживается процент конкурентных процедур и среднее время цикла от PR до PO – ключевые индикаторы скорости и дисциплины процессов.
- В блоке качества – доля рекламаций и средний срок их закрытия, а также соответствие SLA.
- Финальный слой аналитики – экономия и эффект SRM по сравнению с базовой моделью, включая прямое снижение затрат и косвенные выгоды от автоматизации.
Итог
SRM сегодня – это не модная надстройка, а рабочая платформа, которая держит весь цикл закупок: выбор поставщиков, контроль процессов, прозрачность данных. Разные решения – RDV МТО, Контур.Закупки, Майснаб и Синтека – показывают, что SRM может работать и внутри ERP, и как облачный сервис, и в гибридном формате.
Благодаря связке с учетными системами и электронными закупками все управление собирается в одно информационное поле: статусы, документы и показатели становятся видимыми сразу всем.
Когда рынок штормит, платформа не рассыпается — она держит процесс в фокусе и не даёт закупкам превращаться в лотерею.