Как автоматизировать рекрутмент или 10 шагов по выбору ATS

Многие компании в нашей стране уже в каком-то виде автоматизировали процесс подбора персонала, но по-прежнему есть организации, где информация о кандидатах и статусах по ним ведется вне специальной информационной системы, а в бесчисленных эксельках, и где заявки на подбор персонала и информация по кандидатам отправляются по почте в виде вложений. Если вы ищете способы повышения эффективности процесса работы с кандидатами, если вы тратите уйму времени на рутинные операции, если подготовка аналитики по процессу рекрутинга съедает тонны вашего драгоценного времени, если процесс подбора непонятен нанимающим менеджерам, если у вас несколько человек занимается подбором персонала и нет единой базы кандидатов, то вам пора задуматься о внедрении автоматизированной системы подбора персонала. Этот класс систем называется ATS (applicant tracking system). Фактически это системы для отслеживания статусов по кандидатам. Кто-то их называет CRM для процесса рекрутинга. Ниже подробное руководство по выбору ATS, если её у вас никогда не было или вы решили перейти на другую систему. Сразу оговорюсь, этот гайд будет наиболее полезен тем HR, у кого в компании нет профильных специалистов по HR-tech решениям.

Скорее всего, вы захотите пропустить этот шаг, но этого правда не стоит делать. От того, какую «боль» вам нужно решить, будет зависеть необходимый функционал системы, а значит сама система, её стоимость и продолжительность проекта. К примеру, если нанимающие менеджеры жалуются на отсутствие прозрачности в процессе поиска персонала, то может помочь кабинет руководителя для просмотра статуса по кандидатам, отобранным по их вакансиям — это кстати экономит время не только HR, но и самим руководителям, чьего времени всегда не хватает.

Сначала разберем, какие могут быть функции у ATS:

• ведение рекрутером информации по кандидатам. Это базовый функционал любой ATS. По кандидатам может быть внесена вся информация из резюме, а дальше результаты взаимодействия с ним (итоги интервью, комментарии рекрутера и нанимающего менеджера) и статус работы (например, собеседование с рекрутером, собеседование с руководителем, проверка службой безопасности и т.д.). Именно по этой информации потом можно строить так любимые HR воронки подбора и прочую аналитику.
• парсинг резюме. Это разбор резюме по полям. Например, вам прислали резюме в формате Word или PDF, а система автоматически заполнила поля в карточке кандидата. Эта функция избавит вас от муторного процесса перепечатывания информации из резюме в базу кандидатов. Парсинг резюме встречается во многих ATS и существенно экономит время рекрутера.
• поиск дубликатов резюме. Очень часто у одного и того же человека может быть несколько резюме. Многие системы позволяют обнаружить эти дубликаты и объединить их, привязав к одному человеку. В итоге по этому кандидату у вас будет вся история взаимодействия несмотря на то, что он у вас претендовал на разные вакансии. Часто эта функция ищет дубликаты по номеру телефона или email из раздела резюме с контактной информацией.
• создание заявки на подбор нанимающими менеджерами. Эта функция не просто упрощает жизнь HR, а вовлекает в процесс нанимающих менеджеров; они конечно сначала поворчат, но потом осознают, что это действительно удобно и бережет их главный ресурс — время. А учитывая, что средняя зарплата руководителя намного больше зарплаты рекрутера, то здесь и может быть зарыт основной экономический эффект от внедрения ATS. В рамках этой функции можно настроить интеграцию с вашей Core HR системой (1C, SAP, Axapta, БОСС-Кадровик и т.д.), чтобы в заявку на подбор автоматически подтягивались корректные названия должностей, зарплатные вилки, график работы, соц. пакет, требования к кандидату, должностные обязанности и прочая информация.
• согласование заявки на подбор персонала. Говорим слово «заявка» и сразу представляется процесс согласования. ATS позволяет дать доступ участникам процесса согласования, чтобы к рекрутеру попала уже согласованная всеми стейкхолдерами заявка. Эта функция повышает прозрачность процесса подбора персонала и сокращает количество вопросов от руководителей в духе «А что там с моей заявкой?».
• автоматическая публикация вакансий на работных сайтах, корпоративных портале и сайте. Представим, что рекрутеру поступила в работу вакансия и нужно ее разместить на тех ресурсах, которые он использует. Здесь могут быть HH, Superjob, Rabota.ru, Linkedin, внутренний интранет-портал, сайт компании. Благодаря этой функции рекрутер может всего в несколько кликов опубликовать вакансию из ATS сразу на всех необходимых ресурсах и сэкономить свое время.
• сбор откликов кандидатов. Похожая функция на предыдущую, но работает она в обратную сторону. Рекрутер публикует вакансию на нескольких ресурсах, а затем все отклики на нее приходят ему в ATS c полной информацией. Таким образом, ATS становится единым окном работы с кандидатами.
• формирование офферов кандидатам. Эту рутинную операцию тоже можно упростить при помощи ATS, ведь вся или почти вся входная информация для оффера (ФИО кандидата, название должности, прочие условия) уже хранится в ATS. В итоге оффер формируется всего в несколько клавиш.

Это далеко не все функции, которые могут присутствовать в современных ATS. Решите, что из этого вам необходимо, что желательно, а без чего вы готовы обойтись и переходите к следующему шагу.

Например, если вас интересует только работа рекрутеров и сбор аналитики по их работе, то пользователями системы будут только сотрудники HR. Если вы хотите, чтобы в системе создавались и согласовывались заявки на подбор, то в число пользователей войдут инициаторы заявок (нанимающими менеджеры или HR BP), а также те, кому предстоит согласовывать заявки на подбор или кандидатов на трудоустройство (это могут быть вышестоящие или функциональные руководители, HR BP или C&B), а также представители службы безопасности, которые могут согласовывать кандидатов на финальных этапах. Таким образом, вы сможете дать входную информацию поставщику ATS для определения стоимости лицензий.

Есть ATS, которые устанавливаются только в облаке (Potok, HuntFlow, SAP Success Factors, Amazing Hiring и т. д.), есть те, которые поддерживают установку во внутреннем контуре заказчика, то есть на его сервере (E-Staff, IQ HR, Mirapolis, HR Maps, 1C и т. д.). Плюсы установки в облаке: нет затрат на приобретение сервера и работы с ним, стоимость ниже, вам не нужно договариваться с внутренней ИТ-службой, чтобы она приняла на поддержку эту систему, обновления системы выполняются полностью без вашего участия. Минус всего один, но очень весомый — информационная безопасность. Во многих российских компаниях ответственные за информационную безопасность по-прежнему весьма консервативны, поэтому запуск системы в облаке нужно будет обязательно с ними согласовать. В этих переговорах часто готовы участвовать сами поставщики облачных ATS; они могут привести примеры внедрений у других клиентов, прислать сертификаты соответствия требованиям закона о защите персональных данных и т. д., но к сожалению этого не всегда бывает достаточно. В качестве дополнительного аргумента вы можете найти информацию, кто из крупных российских компаний внедрил облачные ATS, для этого вы можете зайти на сайты этих ИТ-решений и изучить, где они уже внедрены. В любом случае, разбираясь с этим вопросом, вы сделаете одну важную вещь — проинформируете безопасников о замысле проекта. Таким образом, сэкономите время всех и сможете получить требования от этих стейкхолдеров. Поверьте, лучше ввести их в курс на старте, чем потом расстраиваться из-за того, что вам запретили проект или срезали часть нужного функционала.

Если в функциональный объем вашего проекта попало создание заявок на подбор и их согласование, и вам нужно, чтобы в ATS подтягивалась информация из орг. структуры, то вам в любом случае нужна интеграция ATS с вашей Core HR системы (это может быть 1С, SAP, Галактика, БОСС: Кадровик, Axapta). Здесь существует 2 пути: остановиться на стандартном решении от разработчика вашей Core HR системы или заняться интеграцией с системой от другого поставщика. Плюс первого варианта: как правило, интеграция уже готова и внедрение потребует меньше денег и времени. В пользу второго варианта: возможность выбрать ATS с самым богатым функционалом. Все зависит от ваших задач, сроков и имеющихся ресурсов, но в любом случае я бы советовал хотя бы изучить ATS от вендора вашей Core HR системы. Если она вам не подойдёт, то многие ATS с охотой рассказывают о своём опыте интеграции с распространенными Core HR системами.

Если вы хотите, чтобы в пару кликов вакансии из ATS публиковались на работных сайтах, а отклики кандидатов из разных источников приходили сразу в ATS, то нужно понять, с какими работными сайтами вы работаете. В принципе, эта функция есть практически во всех ATS, но вам следует убедиться, что ваша ATS поддерживает необходимые вам сайты. Также эта функция часто может работать с корпоративным сайтом и порталом, но здесь стоит запросить информацию у поставщика ATS и направить в вашу ИТ-службу тем, кто занимается порталом и сайтом. Также обратите внимание, что иногда интеграция с работами сайтами у ATS есть только в одну сторону (например, подгрузку кандидатов в ATS, без возможности публикации вакансий), поэтому этот вопрос тоже следует уточнить у поставщика ATS.

Казалось бы, браузер — это такая мелочь, но это может стать проблемой. Современные web-приложения не всегда корректно работают в Internet Explorer, их разработчики при создании больше ориентируются на современные Google Chrome, Mozilla Firefox, Yandex Browser и т.д.. Но в крупных компаниях по-прежнему Explorer один из разрешенных браузеров. И если рекрутеров можно легко приучить использовать нужный браузер, то всех бизнес-пользователей загнать в Chrome или другой современный браузер будет довольно сложно. Поэтому стоит убедиться, что выбранная вами ATS корректно работает во всех ваших корпоративных браузерах.

Итак, у вас появляется ATS и сразу же главный за рекрутмент и HR-директор предвкушают, что смогут собрать какую угодно аналитику по процессу подбора в компании. Воронка подбора, анализ по источникам кандидатов и т. д. могут быть очень полезны. И конечно же отлично, когда у ИТ-решения есть большое количество отчетов. Еще лучше если их можно включать с фильтрами, и они выводятся в симпатичные диаграммы и дашборды, а не в виде бесконечных Excel-простыней. Но по аналитике есть две важные оговорки:

• У вас наверняка будет соблазн реализовать несколько дополнительных отчетов в системе, которых в ней пока нет. Естественно, реализация этих отчетов может увеличить стоимость и сроки проекта. Чтобы не потратить время и деньги впустую на отчеты, ответьте себе честно на следующие вопросы: "Когда в последний раз мы готовили эти отчеты? Как часто мы готовим эти отчеты?" (Если отчет готовился 1–2 раза за все время, то его вряд ли стоит автоматизировать) "Кто анализирует эти отчеты? Какие решения по этим отчетам принимаются?" (Если никто не вникает в эти отчеты или по их данным не принимаются никакие решения, то имеет смысл эти отчеты упразднить и не тратить время на их подготовку)

• Качество отчетов из системы зависит от качества данных в ней, поэтому не рассчитывайте, что сможете с первого дня или даже месяца видеть отчеты, данным из которых можно полностью доверять. Пользователи должны привыкнуть к работе в системе. Скорее всего, вы потратите какое-то время, чтобы убедить бизнес-пользователей в том, что это удобный и полезный инструмент, а не очередная отдельная система для заявок.

Система может казаться чудесной во время презентации от поставщика, но стоит ли учитывать информацию только из этого источника? Для принятия взвешенного решения лучше собрать дополнительный фидбэк от тех, кто уже имеет опыт работы с этой системы. Вот что вы можете сделать:

• поискать отзывы в интернете (сами решайте, стоит ли доверять этому источнику);
• расспросить своих нынешних коллег, возможно в вашей организации уже есть те, кто имеет практический опыт работы с этим ИТ-решением;
  
• связаться со своими визави из других компаний. Здесь есть два варианта: попросить у интегратора организовать референс-визит или самостоятельно найти человека из компании, которая является ее пользователем. Второй вариант может быть более предпочтительным, т. к. обратная связь может заставить задуматься. У меня был случай, когда компания-разработчик гордилась тем, что ее услугами пользуется одна очень известная ритейл-компания, а через несколько месяцев на конференции эта самая компания рассказывала, как она перешла по этому функционалу на другую систему.
  

Спикеры с конференций часто оставляют свои контакты и готовы созвониться, чтобы поделиться опытом. Также они часто обладают хорошим пониманием рынка таких ИТ-решений, поэтому очень рекомендую не пренебрегать возможностью узнать их мнение о системе, которую вы подумываете купить. Если вы не поленитесь, то будете, как минимум предупреждены, а далее уже сможете принять решение, стоит ли прислушаться к этой информации или нет. Также возможно ваши интервьюруемые смогут поделиться советами, о том, как стоит внедрять этот проект и на что обратить внимание.

Естественно, нельзя оценивать проект внедрения любой ИТ-системы без учета её стоимости. И ATS тут не исключение. Поэтому рекомендую собрать всю ТСО (total cost of ownership — полная стоимость внедрения). В TСO ATS может входить:

• работы по настройке системы и доработке под вас (кастомизации);
• работы по интеграции с Core HR системой, Active Directory, корпоративным сайтом и порталом;
• лицензии пользователей;

• стоимость доступа на работные сайты (hh.ru, superjob.ru, rabota.ru) - если вы и до запуска ATS платили за них, то включать эти затраты в ТСО проекта не нужно;

• обучение пользователей и тех. поддержки: скорее всего, эта стоимость входит в стоимость внедрения, но лучше уточнить;
  

• техническая поддержка: иногда это входит в стоимость лицензий, иногда нет. Возможно ваша компания решит иметь свою экспертизу по поддержке ATS (тогда имеет смысл оценить ФОТ этих сотрудников) - все зависит от масштабов проекта и возможностей вашей организации;

• серверное оборудование и программное обеспечению к нему (в случае, если выбираем не облачную систему) - в этом случае получите от поставщика ATS требования к серверу, и направьте эти требования в свою ИТ-службу с просьбой оценить затраты;

• раздаточные и презентационные материалы по новой системе (чаще не включается в бюджет проекта);
• премиальный фонд участникам проекта (включается в проект далеко не всегда);
• прочее.

В завершение желаю вам выбрать оптимальную для вашей ситуации ATS, успешно согласовать ее внедрение и запустить это ИТ-решение, тем самым решить те самые проблемы, которые вы обозначили в пункте #1 — вы ведь не пропустили его выполнение, верно?

#ATS #hrtech #recruitment