Как перейти от информационного хаоса к единой базе знаний: кейс «Монитор электрик»
Информация в IT‑бизнесе – это не просто слова. Это основа всего: от повседневных задач до стратегических решений. И чем быстрее растёт компания, тем больше накапливается данных – инструкций, методик, проектной документации. Знания разбросаны по разным местам, их сложно найти. Сотрудники тратят время, а бизнес теряет прибыль. Знакомо?
Привет! Это TEAMLY – платформа для управления знаниями и командами с AI‑ассистентом. Сегодня поделимся историей нашего клиента, IT‑компании «Монитор электрик». Они столкнулись с типичной проблемой растущего бизнеса – информационным хаосом. Но нашли решение, которое не просто навело порядок, а реально ускорило работу.
Какие вызовы стояли перед компанией
«Монитор электрик» – лидер в создании ПО для электроэнергетики с 20-летним опытом и впечатляющим списком клиентов, таких как «Россети», «РусГидро», «Росатом», «Роснефть» и «Газпром». Сотрудники работают в 12 городах России, часто в гибридном формате – часть в офисе, часть удалённо. Такой географический разброс был обусловлен логикой развития: офисы открывались там, где велись проекты.
Однако быстрый рост привёл к тому, что знания оказались разбросаны по разным источникам и хранилищам. Не было единого места, где можно было найти актуальную информацию. Сотрудники тратили часы на поиск данных, обращаясь к коллегам или осваивая чужой софт. Ценные знания – инструкции, опыт техподдержки, учебные материалы – терялись в общем потоке.
Мы начали быстро расти, вместе с этим усложнялась информация, появлялись новые версии продукта, копились инструкции, методики устранения проблем и опыт техподдержки. Всё это сформировало вал информации. И найти в нём что-то стало проблематично.
Как выбирали оптимальную платформу
Поиск подходящего решения был непростым и осознанным. В компании понимали, что внедрение будет успешным только в том случае, если инструмент примут все сотрудники. Поэтому вместо быстрого внедрения первой попавшейся системы был запущен масштабный 6-месячный проект, в рамках которого протестировали 15 различных платформ.
На финишной прямой остались три претендента: два готовых решения для управления знаниями и сервис с открытым кодом. Тестирование было максимально приближено к реальности: платформы оценивали не только IT-специалисты, но и будущие пользователи из бухгалтерии, учебного центра, технической поддержки и менеджмента.
Критерием выбора была не только функциональность, но и простота использования для сотрудников из разных отделов. Нужен был инструмент, который не требовал бы длительного обучения.
Почему победил TEAMLY
- Понятный интерфейс. Во время тестирования сотрудники из всех отделов могли выполнять базовые задачи – найти документ, создать страницу, оставить комментарий – без бесконечных инструкций. В других системах этот барьер оказался критически высоким.
- Оперативная поддержка. Команда TEAMLY проявила редкую вовлеченность: быстро реагировала на запросы, учитывала пожелания и была открыта для диалога на всех уровнях, включая прямое общение с руководством.
- Платформа с будущим. Компания увидела в Тимли не статичный продукт, а развивающуюся экосистему. Гибкость и готовность платформы к кастомизации под разные бизнес-процессы открывала стратегические перспективы для долгосрочного использования.
Внедрение: 2 недели от пилота до работы всей компании
Процесс внедрения TEAMLY стал примером того, как быстро и органично новая система может стать частью рабочего процесса, когда она решает реальные боли сотрудников. Всё заняло всего две недели, что для проекта такого масштаба – крайне сжатый срок.
Первые две недели стали фазой активного старта.
- Запустили пилотный проект для отработки процессов.
- Первые 10 ключевых редакторов из разных подразделений погрузились в систему и прошли обучение. В будущем они должны был формировать ядро контента.
- Компания оперативно расширила лицензию, опубликовала часовой обзорный обучающий курс и открыла доступ для всех 300+ сотрудников.
Успех внедрения TEAMLY подтвердился самым очевидным способом: сотрудникам не понадобилось массовое обучение. Интерфейс оказался настолько понятным, что люди начали работать в системе сразу – без инструкций и вводных семинаров. Это стало лучшим доказательством того, что на этапе тестирования был сделан правильный выбор.
Спустя полгода провели углублённый курс – уже для освоения продвинутых функций: работы с задачами и командными проектами. К тому моменту платформа прочно вошла в рабочий процесс и стала привычным инструментом.
Очень помогла поддержка сверху. Как отмечает Андрей Бродский, представитель топ‑менеджмента, он личным примером показал, как использовать систему: активно работал с базой знаний, публиковал собственные материалы. Это мотивировало руководителей других подразделений последовать его примеру и добавлять актуальный контент.
Интеграция в ежедневную работу
Платформа гибко встроилась в различные сценарии, заменив несколько разрозненных инструментов. Вот как это работает на практике.
- Создание и хранение инструкций. Разработчики и инженеры теперь оперативно документируют новые функции и сложные решения прямо в TEAMLY. Это создаёт «живую» библиотеку технических знаний, доступную всем сотрудникам, а не только узким специалистам.
- Ведение задач. Вместо использования сторонних таск-трекеров или заметок в чатах, многие команды начали вести задачи внутри TEAMLY. Гибкость инструмента позволяет настраивать процессы под конкретный проект – будь то разработка новой версии ПО или планирование маркетинговой кампании.
- Регламенты и процедуры. Документы, описывающие, как работает каждый отдел – от алгоритма согласования договора в бухгалтерии до процедуры развёртывания ПО у клиента – теперь хранятся в едином, структурированном виде. Это исключает вопросы «а где у нас лежит тот самый регламент?» и гарантирует, что все работают по актуальным правилам.
- Частичный отказ от Excel. Для хранения структурированной информации вместо многочисленных excel-таблиц теперь все чаще используется TEAMLY.
Этот органичный симбиоз инструмента и процессов позволил сотрудникам не просто «пользоваться базой знаний», а по-настоящему работать внутри неё, сделав TEAMLY центральным узлом для информации и коммуникаций.
Результаты внедрения и перспективы использования TEAMLY
Внедрение TEAMLY принесло компании «Монитор электрик» конкретные, измеримые результаты, которые затронули как операционную эффективность, так и стратегическое планирование.
Осязаемые изменения к лучшему
- Единый рабочий контур для всех. Сегодня TEAMLY используют 300+ сотрудников по всей России – вся компания работает в согласованной системе, что решило проблему разрозненных источников информации.
- Скорость вместо ожидания. Самым ярким показателем эффективности стало кардинальное сокращение времени на работу с информацией. Если раньше цикл обновления учебных материалов на сетевом хранилище занимал 2–3 дня, то теперь та же операция в TEAMLY выполняется за 2–3 минуты.
- Логика вместо рутины. Упростились ключевые сценарии работы: процессы заведения, переадресации и сопровождения информации стали интуитивными. Это позволило командам сосредоточиться на сути задач, а не на преодолении организационных барьеров.
- Фундамент для роста. Основная работа сейчас ведётся над формированием единой библиотеки знаний – структурированного ядра, в котором аккумулируется весь опыт, инструкции и регламенты компании.
Для IT-компании «Монитор электрик» TEAMLY перестал быть лишь удобной базой знаний. В нём видят перспективную платформу для построения собственных решений и организации рабочих процессов. Уже сейчас команда активно осваивает его функционал с чёткой целью: в течение ближайших 2–3 лет полностью перевести на TEAMLY все ключевые рабочие процессы.
TEAMLY не лишён недостатков. Но он нам нравится, и лучше ничего на рынке пока нет.
«Монитор электрик» доказала: географическая разрозненность и быстрый рост – не преграды для чёткой системы знаний. Всё начинается с правильного инструмента и поддержки сверху. Итог впечатляет: компания не только устраняет текущие сложности, но и инвестирует в своё будущее.
Если ваш бизнес страдает от информационного беспорядка, история «Монитор электрик» даёт надежду: эффективное решение может быть проще, чем кажется. Заходите на наш сайт, запрашивайте демо и начинайте использовать удобный инструмент в работе команды.