«Как менеджеры в 1С дорогу забыли». Автоматизируем документооборот c Битрикс24 в компании с несколькими юрлицами
Всем привет! На связи Дмитрий Молчанов — CEO компании Stockwell. Сегодня мы расскажем про автоматизацию на базе «Битрикс24» в компании со сложным документооборотом. После внедрения прошел уже год и можно точно сказать, что кейс успешный.
«А ночью начнём странные танцы…» Танцы действительно странные, да ещё и с бубнами. Зачем формировать счета и договора на стороне Бухгалтерии, если Битрикс24 сам умеет делать это, используя данные справочников номенклатуры и контрагентов, коими обменивается с Бухгалтерией? Да ещё и созданные документы может потом отправлять туда же. Зачем лишние управленческие сущности в Бухгалтерии, которая для этого не предназначена? Непонятно.
Спасибо,за комментарий!
Пожалуй отвечу развернуто)
1. Договора обратно не передаются в Бухгалтерию и никак не контролируются, а многообразие специфики договоров и печатных форм на стороне 1С реализуется и поддерживается проще и дешевле
2. Штатный модуль в Бухгалтерии для сделки создает сущность счет, а это не всегда верно с управленческой и бухгалтерской точки зрения.
3. Что еще было сделано:
- Печатные формы договоров, контроль их номеров, бизнес-процесс согласования номера договора, счета с оплатой 70/30 или 100% по выбору.
- Контроль оплат с фиксацией поступлений как в рамках конкретной сделки так и нераспределенные оплаты с уведомлением менеджеров в новостной ленте с делением на регионы
- Печатные формы с автоматическим прикреплением в сделку в разных форматах (doc, pdf, ,,с печатью и без) в зависимости от потребности в бизнес процессе
- Контроль выбора товаров в сделке (выбраны ли и выбраны ли корректные, соответствуют ли они типу организации и договора)
- Выбор юридических лиц и доступных договоров в зависимости от региона офиса
- Автоматически подбор доступных договоров в зависимости от выбранного в сделке физического или юр лица
- Проверка (контроль) заполнения реквизитов в компании или контакте Битрикс24
Штатного механизма обмена контрагентами не подходит, так как новый клиент должен создаваться в 1С только при формировании договора по запросу из Битрикс24 и контроля заполнения всех значимых для 1С реквизитов
Кроме этого работа по договорам ведется и в 1С, а нумерацию договоров нужно сохранять корректной.
Ну и главное, процесс формирования нужного договора и счета реализован как пошаговый "мастер". При большом количестве сотрудников и распределенных офисов это очень важно. Новые сотрудники (да и не только) могут не задумываться какие доступны типы договора и какие доступны юр.лица - мастер покажет только доступные. А перед отправкой проверит корректность всех параметров в сделке (товары, прикрепленные контакты или компании, наличие реквизитов) и не позволит допустить ошибку.
В конечном итоге у менеджера нет лишних вопросов к бухгалтеру а что ему выбирать для конкретной сделки, а у бухгалтерии не болит голова о корректности ведения учета в 1С.
И всё это на облаке Битрикс24)