Для упрощения процесса подготовки шаблонных документов мы создали простейший инструмент на базе Google-таблиц. Вы вводите параметры договора, скрипт подставляет данные в шаблон и выдает готовый документ в формате Google Docs — одна минута вместо 10.
У нас в helpexcel.pro принято периодически выпускать готовый продукт и публиковать его в общий доступ. В этот раз расскажем про инструмент, который создали изначально для себя, но решили, что другим будет не менее полезно.
Инструмент полностью готов к использованию. Вы можете настроить таблицу под себя и пользоваться или использовать ее как идею для своих целей.
Основная идея
Мы сделали Гугл таблицу со встроенным скриптом, который генерирует документы по заданному пользователем шаблону. Для первичной настройки нужно проставить теги в переменных частях шаблона документа. Такие же теги ввести в полях таблицы, указать ссылку на шаблон, и таблица готова к использованию.
Делимся ссылкой на таблицу сразу, но рекомендуем сначала ознакомиться с описанием, чтобы разобраться с принципом ее работы.
Создайте копию таблицы: в меню “Файл” -> “Создать копию”.
Как работает таблица
Вводите параметры договора в одну строку, нажимаете кнопку “Заполнить”. Скрипт копирует шаблон документа, подставляет в него введенные данные и выдает ссылку на готовый документ в формате Google Docs.
Для упрощения ввода на листе “Поиск информации о компании” можно ввести ИНН организации и получить остальную информацию по ней для дальнейшего использования. Данные берутся с сайта налоговой.
Как настроить таблицу
- Откройте таблицу по ссылке ниже и создайте копию:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1wprgbVF8LsqKaXoxKIYBjX1dhrxf65nuabMZrB-xA24/edit#gid=0
Появится окно:
1. Измените название папки на название типа документа. Например, "Договор подряда".
2. Нажмите на "Автозаполнятор документов" под словом "Папка" и создайте новую папку у себя на Гугл Диске. Название может быть такое же: "Договор подряда".
3. Нажмите "ОК".
После вышеперечисленных действий должна появиться папка с файлом. Скопируйте эту ссылку:
Вставьте ссылку на первый лист в ячейку "Ссылка на папку":
- Кроме ссылки на папку, вам нужно будет вставить ссылку на шаблон документа.
На небольшом фрагменте из примера мы покажем, как правильно заполнить шаблон.
На первом листе таблицы есть строка с обозначениями. Сверху над ними вы можете написать их расшифровку.
Точно такие же обозначения следует вставить в шаблон документа:
Скопируйте ссылку на шаблон и вставьте на первый лист в ячейку "Ссылка на шаблон документа" над ссылкой на папку.
Теперь вы можете ввести значения, на которые нужно заменить обозначения. Затем, нужно нажать на кнопку "Заполнить".
В первом столбце появится ссылка. Нажмите на нее, и вы перейдете в созданный документ.
После этого вы можете внести следующие значения в следующую строку и снова нажать на кнопку.
Таким образом, у вас будет реестр всех заполненных документов.
Все настроено. Спасибо, что полностью ознакомились с нашим руководством!
Если остались вопросы по таблице, можете задать их в нашем телеграм-чате:
Артём, хотел подискутировать на тему статьи.
Мне не понятна её "аудитория".
Для меня как бизнес аналитика, который помогает компаниям выстраивать их процессы, сама по себе процедура подготовки файла является только одним из не самых важных шагов и точек оптимизации.
Ну например мы действительно стали тратить меньше времени на формирование непосредственно документа, но основная то наша бизнес цель не просто быстро получить документ в нужном формате, а:
- убедится в том что реквизиты корректные (как контрагента, таки например банковского счета);
- отправить файл для согласования второй стороне, убедится что он получен (на пример по почте);
- отслеживать сроки согласования и подписания договора;
- исполнить договор.
И для всего этого лучше внедрить систему которая позволяет все это делать в комплексе, в том числе и генерировать документы по шаблону (умеют многие системы).
У нас в компании без подобного инструмента на заполнение проектной документации требуется около 20 минут. При этом все файлы хранятся не структурно, совершаются ошибки. Больше для того, чтобы отправить заказчику и забыть скорее подойдет.
А с целью упрощение рабочего процесса, ведение реестра документов вполне приемлемый инструмент.
Мой вариант с системой в которой не только генерируются документы решает и эти проблемы. Заключение договора в клиентом например это процесс.
А в системе на этот случай заводится "задача", которая и является местом для хранения всех "документов" связанных с этим договором.
При этом можно дальше пойти.
Если клиент новый, то все его данные можно автоматом через интеграцию подтянуть в его карточку (для РФ например с сервиса DaData).
Если надо новый договор с этим клиентом заключить, то данные в системе уже есть, второй/третий/10-ый раз вводить не надо.
А если договор с периодической пролонгацией или нужно перезаключение (например для договора аренды многие заключают на 11 месяцев, чтобы его не регистрировать), то и тут система помогает. За 10 дней до окончания срока договора сама создаст новую задачу на заключение нового договора.
Вы упоминаете "систему", имеете ввиду какой то готовый сервис?
Да Битрикс24, PlanFix, AmoCRM (она правда для "сделок", но чем договор не сделка).
Понял. Я думал вы про свою собственную разработку пишете какую то.
Вариантов множество, тут вы правы. Оптимальное решение подбирается уже под конкретный процесс.
мы научились генерировать документы в форматах Google Doc, Google Slide, PDF и отсылать документ на почту через плагин Автократ https://workspace.google.com/u/0/marketplace/app/autocrat/539341275670?hl=ru&pann=sheets_addon_widget
Полезная статься, спасибо! Сохранил в избранное
Можно ли блоками части Таблицы добавлять, например услугу какую если она есть, чтобы считался общий бюджет? Или здесь просто постановка данных но не товаров и услуг и расчётом общей суммы?
В предложенном кейсе только подстановка данных. Но это таблицы и можно реализовать требуемую логику.
выглядит стремно
Обычная авторизация скрипта, ничего стремного. У скрипта открытый код, можно посмотреть что он умеет.
Про авторизацию писали тут: https://helpexcel.pro/authorization