Как не тратить время на подготовку договоров и типовых документов
Для упрощения процесса подготовки шаблонных документов мы создали простейший инструмент на базе Google-таблиц. Вы вводите параметры договора, скрипт подставляет данные в шаблон и выдает готовый документ в формате Google Docs — одна минута вместо 10.
Артём, хотел подискутировать на тему статьи.
Мне не понятна её "аудитория".
Для меня как бизнес аналитика, который помогает компаниям выстраивать их процессы, сама по себе процедура подготовки файла является только одним из не самых важных шагов и точек оптимизации.
Ну например мы действительно стали тратить меньше времени на формирование непосредственно документа, но основная то наша бизнес цель не просто быстро получить документ в нужном формате, а:
- убедится в том что реквизиты корректные (как контрагента, таки например банковского счета);
- отправить файл для согласования второй стороне, убедится что он получен (на пример по почте);
- отслеживать сроки согласования и подписания договора;
- исполнить договор.
И для всего этого лучше внедрить систему которая позволяет все это делать в комплексе, в том числе и генерировать документы по шаблону (умеют многие системы).
У нас в компании без подобного инструмента на заполнение проектной документации требуется около 20 минут. При этом все файлы хранятся не структурно, совершаются ошибки. Больше для того, чтобы отправить заказчику и забыть скорее подойдет.
А с целью упрощение рабочего процесса, ведение реестра документов вполне приемлемый инструмент.