Как мы искали сервис-космолёт: анализ 40+ таск-менеджеров от Zoho One до Мегаплана
Делимся результатами большого внутреннего исследования сервисов по управлению проектами, который удовлетворит потребности проджектов, сейлзов и фин.отдела. Таблица с чеклистом по возможностям каждого софта – внутри статьи.
Суровая реальность операционки
Мы в Presium ведём десятки проектов параллельно: как клиентских, так и внутренних. К каждому из них могут подключаться сотрудники из разных команд: дизайнеры, менеджеры, рекрутеры, маркетологи, бухгалтеры и сторонние подрядчики по всевозможным направлениям. Проект обрастает карточками, документами и ответственными лицами, но всё это не интегрируется в едином пространстве.
Для управления задачами мы используем ASANA, для работы с клиентами – AmoCRM, для учета финансов – 1С и Финолог, для коммуникации и хранения материалов – Google Workspace, для работы с персоналом – PeopleForce. И это ещё далеко не все программы.
Наша главная проблема в том, что команде неудобно вести дела в нескольких сервисах одновременно: интеграции не двусторонние, и нужно либо самому уметь кодить, либо иметь нужного человека в штате.
В этом году мы впервые задумались о том, что где-то наверняка существует софт, который может всё, что нам нужно. И так загорелись этой идеей, что провели полноценное исследование.
Уверены, что с похожими проблемами рано или поздно сталкивается каждый бизнес. Поэтому мы проделали масштабный анализ софта за вас ;)
Как решали задачу
По традиции, мы педантично опросили все отделы: чего они ждут от идеального сервиса, какими функциями чаще всего пользуются в текущих софтах, а чем они готовы пожертвовать.
В результате получился список обязательных требований, который будет релевантным для многих студий и малого бизнеса, работающего с проектами:
- Ведение финансов по проекту внутри сервиса или удобная интеграция с AmoCRM
- Возможность создавать несколько карточек на проект (ID) или иметь карточку со скрываемыми полями
- Добавление нескольких исполнителей в один проект
- Возможность структурировать проект с помощью тегов и статусов
- Наличие гибкой отчётности
- Встроенный тайм-трекинг
- Наличие удобного личного таск-трекера
- Возможность вести внутреннюю базу знаний и данных
Всего у нас получилось 46 развёрнутых требований, которые мы разбили по отделам: например, для HRа важен автоматический онбординг, а для контента – возможность создавать шаблоны карточек проекта. Все требования мы оформили в большой чеклист.
Результат
Мы провели первичный анализ 25 софтов и прогнали их через наш чеклист из 46 требований. После первичного отбора осталось 13 программ с разными пакетами услуг: всего вышло 42 варианта от 200 рублей до 2500 рублей за пользователя.
Если сейчас вы находитесь в поиске того-самого-сервиса, смело сохраняйте таблицу себе в закладки и не делайте лишнюю работу по анализу всех фич ;)
А что с космолётами?
Четыре ПО подошли нам по максимальному количеству требований: это Мегаплан, Flowlu, Zoho One и PlanFix.
Остановимся на каждом из них подробнее.
Мегаплан. Единый веб-инструмент для управления проектами и продажами: таск-менеджер, CRM, финансы, автоматизация бизнес-процессов.
Мегаплан – это, скорее, CRM с расширенным функционалом, поэтому этим софтом будет неудобно пользовать отделам помимо продаж. Система не гибкая, её нельзя во многих аспектах кастомизировать, настраивать теги, шаблоны: работать приходится только с существующими. Функций много, но большинство из них сырые. Нагроможденный интерфейс, много лишних кнопок, сложно обучиться.
Главная проблема: неудобный таск трекинг и в принципе неудобный интерфейс.
Главное преимущество: функционал CRM; можно собирать большие объемы финансовой информации, связанной с продажами, делать отчеты по разным сущностям.
Flowlu. Единая веб-система для управления всем бизнесом. Таск-трекинг, CRM, база знаний, финансы.
Flowlu не может полноценно заменить AmoCRM из-за нехватки интеграций с телефонией и другими каналами продаж, поэтому можно рассмотреть интеграцию с AmoCRM, если прочий функционал устраивает. Но в таком случае не удастся уйти от проблем, связанных с интеграцией AmoCRM + Asana: это будет просто более удобный таск трекер. В целом, функционал простой и удобный, обучение сотрудников не должно занять много времени, низкая цена и нет лишних фич.
Главная проблема: слабая CRM.
Главное преимущество: удобный функционал таск-трекинга и базы знаний.
Zoho One. 61 приложение от одного производителя, которые в разной степени интегрируются между собой. Затрагивают области CRM, таск-трегинга, финансов, HR, маркетинга и др.
Приложение-гигант, которое выглядит действительно перспективно, но переход на него будет кропотливым и болезненным. Единственная система с полноценными HRM-функциями. Сервисов в пакете больше, чем нужно рядовой компании: поэтому с большой вероятностью будут переплаты. Внутри самих сервисов тоже есть не особо важные функции.
Главная проблема: нет учёта финансов.
Главное преимущество: дополнительные фичи по задачам, которых нет у ASANA.
PlanFix. Один софт с рядом надстроек для CRM, менеджмента и немного финансов и HR.
Очень многообещающий функционал и не такой уж и плохой внешний вид. Встроенный онбординг, база знаний и тайм-трекинг. Не очень пугающе выглядит с точки зрения перевода команды на эту платформу (кнопок много, но они воспринимаются проще, чем, например в Zoho).
Главная проблема: очень ограниченный финансовый инструмент.
Главное преимущество: довольно гибкая и визуально простая система, если заморочиться и настроиться один раз.
Вместо выводов
Свой идеальный софт мы – спойлер – до сих пор выбираем.
Если сейчас перед вами стоит задача систематизировать все функции разных отделов в одном месте или вы просто ищете новый таск-менеджер, не тратьте время на анализ: сохраняйте нашу таблицу себе в закладки и пересылайте коллегам 🤝
Я правильно понял, что вы заморочились, провели эту аналитику и ничего не поменяли относительно текущего положения дел в компании, оставив все как есть?
Да, мы пока изучаем лучшие варианты из 4 сервисов-финалистов 🙂
Мы вот решили и разрабатываем свою CRM (правильнее сказать, такск-менеджер, так как про продажи у нас пока ничего нет) по схожим причинам - либо надо пользоваться кучей отдельных решений, либо... (а тут нет варианта, кроме разработки своего комплекса).
Но я не об этом, а о том, что три из четырех выделенных вами финалистов рассматривались и рассматриваются нами, как то, к чему можно стремиться в некоторых моментах.
А из зарубежных интересным показался ClickUp, который еще несколько лет назад был не особо известным, а потом бах и стал единорогом и в целом чувствует охуенно, при этом не предлагая ничего уникального (а взяв от всех конкурентов что-то лучшее - и это неплохая тактика, на мой взгляд). Эта система также в нашем списке.
Хороший опыт! Будем ждать вашего лонча на главной VC 😎
Был, да и на главную попадал тоже
Класс, отправляем РОПу на изучение 🔥
Я не пройду ваш кворум по чеклисту.
У нас нет ничего про продажи, например, даже намека. Нет интеграций с AmoCRM.
Если судить по чеклисту, из каждой группы параметров мы закрываем только половину. Зато есть то, чего ни у кого нет - "Авто создание папки с файлами" 😎
Если что, я на связи.
у Bitrix24 есть, при создании проекта)
Комментарий недоступен
Я про предложенную таблицу только. А там ни у кого не стояло такой галки.
Видимо, ребятам ни при каких условиях б24 не подходит :)
Комментарий недоступен
Наши проджекты и дизайнеры сказали строгое «НЕТ» этому интерфейсу ))
Перфекционизм - одна из форм прокрастинации
Идеальную платформу они ищут))
Зарегались на бейскампе, и давай работать
ASANA, Google Workspace и AmoCRM, в которых мы работаем сейчас: «я что для тебя, какая-то шутка?» =(
Да я думал вы мечетесь между ними, и всё никак не можете начать в полную силу вкалывать)
Оказывается, всё норм, просто вы всё ещё присматриваетесь к другим вариантам
Лайк за мем и рабочий настрой 🤗
Очень полезно. В закладки однозначно, хотя сам поклонник планфикса (это реально космолет-конструктор)
из "-"
25 софтов - резануло, хотя говорят правила русского постоянно меняются.
Спасибо!) а как внедряли планфикс – самостоятельно или с подрядчиками, можете поделиться?
Самостоятельно. Но там еще пара продуктов через мостик все же.
С планфиксом было так:
1) О! Как много разных конфигураций. Дайте все (впрочем в модульных продуктах так было во всех)
2) Ничего не понятно
3) С чистого листа - а это как работает, какая логика, а это как? Ну и степ бай степ.
В планфиксе очень претит замороченость на домене. Пока еще не готовы столько платить за свой.
Подпишусь. Если найдете решение - свистните.
Без вопросов ;)
Спасибо за статью, интересно! Кстати, во Flowlu летом появилась интеграция с телефонией (Mango Office, UIS, Zadarma), еще есть интеграция с любым email-провайдером, Tilda, плюс собственные веб-формы. Планируется добавление и других каналов продаж в дальнейшей разработке 🙌
Класс! Изучим обязательно новые интеграции
Интересно, есть ли смысл рассматривать в таком случае связку нескольких сервисов? Ну и вопрос, вытекающий отсюда: есть ли возможности такие сервисы нормально связывать, чтобы не костыли.
Смысл однозначно есть, но задачка нетривиальная) не все связки работают удобно в базовом варианте, что-то всё равно нужно докручивать под себя. Ну и без костылей часто не обойтись. Это вообще тема для отдельного поста 🥴
Jira?
UPD. Посмотрел ваши требования, реально Jira + парочка плагинов решит ваши задачи.
Кайф, обязательно изучим 🔥
Jira не попадает под их критерии, задачу нужно назначать более чем на одного человека (что может asana и trello).
Youtrack ещё как вариант
Большое спасибо за таблицу! Как раз сейчас подобную информацию собираю. :)
Рады, что были полезны!
В Мегаплане интерфейс и правда не очень современный, но зато минималистичный, быстро разбираешься. Ну и видеосвязь, конечно, удобна. Легче в чате кнопку нажать, чем ссылки на зум отправлять
На нашем опыте ничего не заменяет Google Meet или Zoom всё равно=(
А есть возможность обновить ссылочку на таблицу? Уже не активна
Asana - самый отвратительный таск трекер. Ничего лучше Clickup пока не нашли
Мне понравился, но там нет реестра контрагентов =/
Поделитесь, что для вас лично в Clickup лучше Asana?
Иерархия уровней, цели, автоматизация всего, что можно придумать
Комментарий недоступен
Есть такие мысли, а главное – избегать оплаты в валюте)
Что такое "карточка (ID) на проект"?
Да и почти все остальные названия в колонке нуждаются в расшифровке. "Подходящая иерархия" - кому подходящая?
"Очень гибкая отчетность" - а чем она отличается от просто гибкой?
"Базы данных по сущностям" - что это за зверь? Чем от обычных БД отличается?
"..с подтягиванием инфы" - это о чем речь? Об API доступах к базе? Возможности делать запросы к ней в интерфейсе? Программно?
и т.д
C интересом прочитал бы ваше мнение о WEEEK. Спасибо!
Не увидел в списке лидертаска чет. Хотя вроде как известный и хороший планировщик. По крайней мере у меня в компании используют сейчас. А почему его не рассмотрели?
Комментарий удален модератором
Вы еще не смотрели сервис «МояКоманда». Помимо таск-менеджера есть полный набор по управлению командой. Ещё и отечественное ПО ) https://ismyteam.ru
Выбрали?))
можно как-то получить доступ к таблице? Пишет, что файл удален...
Wrike смотрели?
Смотрели – не прошел даже в шортлист ☹️