Как мы искали сервис-космолёт: анализ 40+ таск-менеджеров от Zoho One до Мегаплана

Делимся результатами большого внутреннего исследования сервисов по управлению проектами, который удовлетворит потребности проджектов, сейлзов и фин.отдела. Таблица с чеклистом по возможностям каждого софта – внутри статьи.

Мы в Presium ведём десятки проектов параллельно: как клиентских, так и внутренних. К каждому из них могут подключаться сотрудники из разных команд: дизайнеры, менеджеры, рекрутеры, маркетологи, бухгалтеры и сторонние подрядчики по всевозможным направлениям. Проект обрастает карточками, документами и ответственными лицами, но всё это не интегрируется в едином пространстве.

Для управления задачами мы используем ASANA, для работы с клиентами – AmoCRM, для учета финансов – 1С и Финолог, для коммуникации и хранения материалов – Google Workspace, для работы с персоналом – PeopleForce. И это ещё далеко не все программы.

Наша главная проблема в том, что команде неудобно вести дела в нескольких сервисах одновременно: интеграции не двусторонние, и нужно либо самому уметь кодить, либо иметь нужного человека в штате.

В этом году мы впервые задумались о том, что где-то наверняка существует софт, который может всё, что нам нужно. И так загорелись этой идеей, что провели полноценное исследование.

Уверены, что с похожими проблемами рано или поздно сталкивается каждый бизнес. Поэтому мы проделали масштабный анализ софта за вас ;)

По традиции, мы педантично опросили все отделы: чего они ждут от идеального сервиса, какими функциями чаще всего пользуются в текущих софтах, а чем они готовы пожертвовать.

В результате получился список обязательных требований, который будет релевантным для многих студий и малого бизнеса, работающего с проектами:

• Ведение финансов по проекту внутри сервиса или удобная интеграция с AmoCRM
• Возможность создавать несколько карточек на проект (ID) или иметь карточку со скрываемыми полями
• Добавление нескольких исполнителей в один проект
• Возможность структурировать проект с помощью тегов и статусов
• Наличие гибкой отчётности
• Встроенный тайм-трекинг
• Наличие удобного личного таск-трекера
• Возможность вести внутреннюю базу знаний и данных

Всего у нас получилось 46 развёрнутых требований, которые мы разбили по отделам: например, для HRа важен автоматический онбординг, а для контента – возможность создавать шаблоны карточек проекта. Все требования мы оформили в большой чеклист.

Мы провели первичный анализ 25 софтов и прогнали их через наш чеклист из 46 требований. После первичного отбора осталось 13 программ с разными пакетами услуг: всего вышло 42 варианта от 200 рублей до 2500 рублей за пользователя.

Результаты мы собрали в таблицу.

Если сейчас вы находитесь в поиске того-самого-сервиса, смело сохраняйте таблицу себе в закладки и не делайте лишнюю работу по анализу всех фич ;)

Четыре ПО подошли нам по максимальному количеству требований: это Мегаплан, Flowlu, Zoho One и PlanFix.

Остановимся на каждом из них подробнее.

Мегаплан – это, скорее, CRM с расширенным функционалом, поэтому этим софтом будет неудобно пользовать отделам помимо продаж. Система не гибкая, её нельзя во многих аспектах кастомизировать, настраивать теги, шаблоны: работать приходится только с существующими. Функций много, но большинство из них сырые. Нагроможденный интерфейс, много лишних кнопок, сложно обучиться.

Главная проблема: неудобный таск трекинг и в принципе неудобный интерфейс.

Главное преимущество: функционал CRM; можно собирать большие объемы финансовой информации, связанной с продажами, делать отчеты по разным сущностям.

Flowlu не может полноценно заменить AmoCRM из-за нехватки интеграций с телефонией и другими каналами продаж, поэтому можно рассмотреть интеграцию с AmoCRM, если прочий функционал устраивает. Но в таком случае не удастся уйти от проблем, связанных с интеграцией AmoCRM + Asana: это будет просто более удобный таск трекер. В целом, функционал простой и удобный, обучение сотрудников не должно занять много времени, низкая цена и нет лишних фич.

Главная проблема: слабая CRM.

Главное преимущество: удобный функционал таск-трекинга и базы знаний.

Приложение-гигант, которое выглядит действительно перспективно, но переход на него будет кропотливым и болезненным. Единственная система с полноценными HRM-функциями. Сервисов в пакете больше, чем нужно рядовой компании: поэтому с большой вероятностью будут переплаты. Внутри самих сервисов тоже есть не особо важные функции.

Главная проблема: нет учёта финансов.

Главное преимущество: дополнительные фичи по задачам, которых нет у ASANA.

Очень многообещающий функционал и не такой уж и плохой внешний вид. Встроенный онбординг, база знаний и тайм-трекинг. Не очень пугающе выглядит с точки зрения перевода команды на эту платформу (кнопок много, но они воспринимаются проще, чем, например в Zoho).

Главная проблема: очень ограниченный финансовый инструмент.

Главное преимущество: довольно гибкая и визуально простая система, если заморочиться и настроиться один раз.

Свой идеальный софт мы – спойлер – до сих пор выбираем.

Если сейчас перед вами стоит задача систематизировать все функции разных отделов в одном месте или вы просто ищете новый таск-менеджер, не тратьте время на анализ: сохраняйте нашу таблицу себе в закладки и пересылайте коллегам 🤝