Как не потерять контроль над закупками, когда производство растёт: опыт «РОБОКОМ» в Битрикс24

В проектном производстве одна закупка может сдвинуть срок поставки оборудования и изменить экономику всей линии. У «РОБОКОМ» таких закупок становилось всё больше: компания росла, брала новые проекты и работала с поставщиками в нескольких валютах. Чтобы не расширять цепочку согласований вслед за каждым новым проектом, команда перенесла закупочный процесс в Битрикс24 и изменила логику работы с заявками и счетами. Рассказываем, каким получился проект и что это дало бизнесу, вместе с Иваном Ромадиным, коммерческим директором «РОБОКОМ».

«РОБОКОМ» производит роботизированные линии для укладки продукции на палеты и в короба, а также конвейерные системы для транспортировки палет. Основной фокус компании – пищевые и FMCG-производства. В 2021 году «РОБОКОМ» вошёл в список крупнейших российских интеграторов промышленных роботов по версии TAdviser и НАУРР.

В портфеле компании – готовые решения собственного производства, которые быстро адаптируются под задачи заказчика. Команда готовит инженерную концепцию, подбирает компоненты, организует закупки, производство и запуск на площадке клиента. Роботы Kawasaki интегрируются в решения компании, а ячейки, программное обеспечение и остальная часть комплекса создаются на собственной площадке.

В работе участвуют конструкторское бюро, инженеры-программисты, производство, закупки, финансовый и коммерческий блоки. Одна закупка нуждается в согласованной работе нескольких подразделений, чтобы определить техническую потребность, бюджет проекта, условия работы с поставщиком и сроки производства.

От сотрудников закупки зависит, получит ли производство нужные компоненты вовремя, уложится ли проект в запланированный бюджет и какие платежи уже нужно учитывать в финансовом плане.

Модель, в которой многие вопросы решаются в переписке и вручную сводятся в таблицах, перестаёт выдерживать нагрузку по мере роста и требует всё больше времени от закупщиков и руководителей.

«Самая большая ценность в любом проекте – это люди с их временем, которое они посвящают работе. Важно распоряжаться этим временем целесообразно», – говорит Иван, коммерческий директор «РОБОКОМ».

К моменту перестройки закупок Битрикс24 уже давно использовали в ежедневной работе компании. Сначала через него вели внутренние коммуникации и распределяли задачи. Затем компания постепенно перенесла в систему часть административных процессов: работу с отпусками, командировками, исходящими документами. Закупки стали следующим сложным процессом, который нужно было собрать в системе.

Раньше закупочный процесс строился вокруг Excel-таблиц и согласования вручную. Закупщики собирали счета, переносили данные в таблицу и отправляли её в чат. Затем руководство сопоставляло предстоящие платежи с движением денежных средств, планируемыми поступлениями и остатками на счетах.

Внутри технического блока проекта маршрут согласований мог выглядеть ещё сложнее. Конструктор находил нужную деталь и создавал заявку. Закупщик уточнял её у технического директора. Технический директор шёл к исполнительному директору, чтобы сверить приоритет и финансовую возможность. После этого данные снова сводились в Excel, а таблица уходила на следующее согласование.

Такая схема давала контроль, но требовала слишком много ручных передач информации. Любая корректировка условий с поставщиком – изменение суммы предоплаты, перенос платежа, замена компонента – означала новые сообщения, новую версию таблицы и повторную проверку.

Участникам процесса нужно было автоматизировать рутину и видеть весь процесс прозрачно: какие заявки находятся в работе, какие счета ждут оплаты, какие обязательства уже подтверждены, где менялись условия и кто принял решение.

Команда пересобрала маршрут согласования на смарт-процессах Битрикс24.

В новой схеме инициатор создаёт заявку на закупку и направляет её своему непосредственному руководителю. Руководитель подтверждает, что потребность связана с задачами подразделения или проекта. Затем заявку проверяют с точки зрения бюджета, после чего она поступает в работу закупщикам.

Раньше одна заявка могла пройти через лишние звенья – согласования с несколькими руководителями. В новом маршруте техническая потребность проверяется на уровне непосредственного руководителя инициатора, а финансовая – на этапе контроля бюджета. Исполнительному директору и другим руководителям не нужно повторно подключаться к типовым заявкам, если решение уже принято на нужном уровне.

Иван формулирует эту логику просто: «Если тебе вышестоящий руководитель сказал “окей” на закупку, а финансовый сказал “окей, деньги есть”, зачем вот эти лишние операции?»

Так контроль распределили по ролям. Непосредственный руководитель отвечает за необходимость закупки, финансовая функция – за возможность оплаты и обязательства, закупщики – за работу с поставщиком и прохождение заявки.

У закупок появились отдельные воронки: для согласований, счетов в работе, оплат и других статусов. Для закупщиков это рабочая очередь: в канбане видно, какие заявки ждут согласования, какие счета находятся в оплате и где требуется действие прямо сейчас.

В карточке закупки собрана информация, которая раньше могла быть разбросана между чатами, письмами и документами: источник финансирования, направление расходов, срок, срочность, исполнитель, контрагент, статья бюджета, ссылки на документы и счета.

Отдельный сценарий связан с валютными закупками. Компания работает со счетами в юанях, евро и долларах. В смарт-процессе суммы автоматически пересчитываются в рубли по курсу ЦБ.

Условия закупки в проектной работе могут меняться уже после согласования. Поставщик может предложить другой график платежей, техническая команда – заменить компонент, а срок может стать критичным. В карточке можно оставить комментарий, зафиксировать решение, изменить параметры оплаты или вернуть заявку на доработку. История остаётся внутри процесса и не выходит за рамки единого окна.

В закупочном контуре «РОБОКОМ» работают два специалиста. За два года компания прошла путь от первой установленной роботизированной ячейки на базе Kawasaki до 35 реализованных комплексов. Следующая цель – выйти на 100 комплексов в год без увеличения числа закупщиков. Компания планирует расширять технические команды – конструкторский блок, инженеров, сборщиков и специалистов по автоматизации, – сохраняя административный контур компактным.

В Битрикс24 «РОБОКОМ» также выстраивает работу с клиентскими проектами: от первого обращения до производства, поставки и ввода линии в эксплуатацию.

Заявки с сайта попадают в CRM через форму. На отдельных этапах система создаёт задачи ответственным – например, специалисту, который готовит концепцию решения. В карточке сделки хранится переписка с клиентом, технические материалы, замечания и сроки. Каждый участник может настроить своё рабочее представление задач и видеть, что находится у него в работе.

Линейные сотрудники производства не стали постоянными пользователями портала: у них нет регулярной работы за компьютером. Заявки и решения по производственным потребностям проходят через руководителей. Например, главный конструктор формирует заявку на закупку по проекту. Систему развивают в тех сценариях, где нужно согласовать решение, передать задачу, сохранить контекст или увидеть статус процесса.

CRM пока не автоматизирует все действия вокруг сделки. Коммерческие предложения отличаются по составу оборудования, техническим параметрам, валютным расчётам, гарантийным и сервисным условиям. Компания сначала пересматривает и унифицирует структуру предложения, а затем планирует автоматизировать подготовку писем клиенту и дальнейшие шаги по сделке.

Для взаимодействия с клиентами и поставщиками «РОБОКОМ» использует Коллабы. В них обмениваются файлами, собирают замечания, проводят встречи с Битрикс24 Синк и сохраняют результаты обсуждений.

После созвонов AI-инструмент BitrixGPT формирует рабочую выжимку: что обсудили, какие решения приняли и кто отвечает за следующий шаг. Команда использует этот результат как основу для дальнейшей работы.

Команда не описывает эффект как простое сокращение нагрузки на закупщиков. Работы меньше не стало: одновременно растёт число проектов, компонентов и поставщиков. Вместо того чтобы наращивать количество таблиц и согласований, компания выстроила процесс, рассчитанный на больший объём работы.

Процесс меньше зависит от физического присутствия сотрудников.

«Никто никому не звонит, никого не ищет. Главное, чтобы был интернет: из дома можно спокойно зайти, согласовать, запустить процесс. И при этом производство не стоит – не надо бегать в цех, не надо звонить руководителю. Запустили, и всё идёт параллельно», – говорит Иван.

Доработку портала и сборку процесса «РОБОКОМ» доверили интегратору БизнесПрофи. Автоматизацию начали с участка, где рост быстрее всего превращался в управленческую нагрузку. Такой подход не отменяет работу руководителей и не делает процесс полностью автоматическим. Он убирает из типовых задач рутину и даёт компании более ясную картину обязательств – основу, на которой можно наращивать производство дальше.