Инструкция живёт в голове у одного человека? Как работает генератор базы знаний в одном файле

Кто-то должен был сказать это прямо: если порядок работы держится в голове у одного человека, то это не порядок, а везение. Пока этот человек на месте, всё идёт гладко. Стоит ему заболеть или уйти в отпуск — и новички начинают звонить с вопросами, на которые никто, кроме него, не ответит.

Обычно это лечат папкой с документами или длинным сообщением в рабочем чате. Через месяц документ устаревает, а сообщение тонет. В этой статье разберём другой путь — Трекер №057, генератор баз знаний, инструкций и гайдов. Пройдём по шагам: что вы видите при открытии, куда что вписывать, что получается на выходе и как это выглядит в обычной рабочей неделе.

Трекер №057 — это блочный редактор. Простыми словами: вы собираете инструкцию не сплошным текстом, а из готовых кусочков — заголовок, абзац, список шагов, предупреждение, таблица. Каждый кусочек называется блоком, и его можно добавить, поправить или убрать, не трогая остальное.

Подходит для должностных инструкций, регламентов (это описание того, как и в каком порядке выполняется работа) и онбординга — так называют первые дни нового сотрудника, когда ему объясняют, как всё устроено.

Это один HTML-файл. Его не нужно устанавливать, и интернет ему для работы не нужен. На компьютере с Windows и на телефоне с Android он открывается в обычном браузере. На iPhone файл сначала загружают на сайт и открывают оттуда. Всё, что вы пишете, остаётся на вашем устройстве.

Работа начинается с кнопки «+ Новый проект». Проект — это одна база знаний целиком: например, «Работа администратора» или «Как мы принимаем заказы».

Внутри проекта вы создаёте разделы, а внутри разделов — подразделы. Получается привычное оглавление, как в книге: «Утро смены» → «Открытие», «Проверка номеров», «Касса». Структуру удобно набросать сразу, даже если текста пока нет: так видно, о чём ещё не рассказано.

Отдельно нажимать «Сохранить» не нужно — сохранение автоматическое. Закрыли браузер, открыли файл снова — всё на месте.

В подраздел вы добавляете блоки. Всего их двенадцать типов. Вот те, что пригодятся почти в любой инструкции:

Есть и другие: цитата, аккордеон (блок, который раскрывается по нажатию и прячет подробности, пока они не нужны), карточки и блок для кода — он пригодится, если в инструкции нужно показать кусок технического текста.

Когда инструкция готова, вы нажимаете «Экспорт HTML». Выгрузить можно весь гайд целиком или только один раздел — например, если новичку пока нужен лишь «Первый день».

Получается отдельная страница, которую можно открыть в браузере, или виджет — кусок кода для вставки на ваш сайт. В выгруженной странице есть поиск и навигация по разделам: сотрудник не листает всё подряд, а находит нужное слово.

Важная деталь про чек-листы. Когда читатель отмечает пункты в выгруженной странице, его отметки запоминаются у него. Человек может пройти половину списка утром, закрыть страницу и вернуться к остальному вечером — галочки останутся.

Сама база хранится там, где вы её создавали. Чтобы продолжить работу на другом компьютере или отдать черновик коллеге, есть перенос через JSON — это файл с данными, который выгружается из трекера и загружается в такой же файл на другом устройстве.

Этот же файл удобно держать как запасную копию. Сделали большую правку — выгрузили JSON и положили в папку, где хранятся рабочие документы.

Возьмём вымышленный пример. Оксана держит небольшой гостевой дом. Администраторы работают сменами, а летом выходят сезонные помощники. Каждый раз одно и то же: новичок спрашивает, где лежит постельное, как заселять гостя без предоплаты и что делать, если гость потерял ключ.

Понедельник. Оксана создаёт проект «Смена администратора» и набрасывает разделы: «Заселение», «Выселение», «Уборка номеров», «Если что-то пошло не так». Текста пока почти нет — только оглавление.

Вторник. Она заполняет «Заселение» нумерованными шагами. Туда, где новички ошибаются чаще всего, ставит заметку-предупреждение. Правило про ключи оформляет как запрет.

Среда. Для уборки делает чек-лист с прогрессом: окна, полотенца, мини-холодильник, мусор. Добавляет фото того, как должна выглядеть заправленная кровать.

Четверг. В раздел «Если что-то пошло не так» уходят редкие ситуации. Чтобы они не пугали с первого экрана, Оксана прячет подробности в аккордеоны.

Пятница. Она выгружает весь гайд в HTML и отдаёт новой помощнице. Та ищет по слову «ключ» и сразу попадает в нужное место, а чек-лист уборки отмечает прямо по ходу работы. Вечером Оксана сохраняет JSON-копию базы.

Вопросы не исчезают совсем, но они становятся другими: не «где лежит», а «а что, если». Это уже разговор по делу.

Генератор не напишет инструкцию за вас — он помогает её разложить по полочкам. Содержание по-прежнему знает только владелец или опытный сотрудник.

Инструкцию придётся обновлять. Хорошая новость в том, что блоки правятся по одному: поменялся порядок выселения — вы меняете два шага, а не переписываете документ.

И начинать лучше не с идеальной базы, а с одного раздела, который чаще всего вызывает вопросы.

А в вашей работе какой процесс держится на памяти одного человека — и что случится, если он завтра не выйдет?