«Электронный документооборот в России — это когда ты распечатываешь документы, чтобы подписать и снова отсканировать» Статьи редакции
Разбор видов электронной подписи документов для физлиц и бизнеса.
Есть несколько вариантов электронной подписи (ЭП), которыми можно пользоваться: в одних случаях достаточно «нарисовать» подпись в присланном документе, в других отправить код из SMS или ввести логин и пароль. А в серьёзных случаях необходимо зарегистрировать персональную ЭП. Разделим обмен электронных документов на два вида: обмен сканами и обмен документами.
Обмен сканами
Задача: присланный документ нужно распечатать, поставить подпись и отправить назад скан с подписью.
Это самый простой способ, который используется в некоторых организациях, где юридическая сила документа не так важна, а все договорённости условные. К примеру, так можно расписаться на документах курьерской службы для прохождения посылки на таможне.
Решение: вместо сканирования документа можно подставить заранее созданную подпись-картинку. Для этого достаточно аккуратно и крупно расписаться на белом листе бумаги, отсканировать подпись в высоком разрешении и сохранить в формате JPG или PNG.
Подпись вставляется в Microsoft Office, Adobe PDF Reader или Photoshop.
Microsoft Office
- Откройте нужный документ.
- На вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Рисунки».
- Выберите отсканированную подпись и разместите в нужном месте документа.
- Сохраните готовый файл.
Adobe PDF Reader
- Откройте документ PDF или форму, которую необходимо подписать.
- Выберите «Инструменты» — «Заполнить и подписать».
- Выберите нужный вариант. PDF Reader может не только вставить готовую подпись-изображение, но и нарисовать её мышью или на сенсорном экране, а также напечатать.
- Нажмите кнопку «Применить», затем щёлкните в том месте документа PDF, где требуется добавить подпись или инициалы.
- Сохраните готовый документ в PNG.
Adobe Sign
Это компонент облачного сервиса Adobe Document Cloud для электронных подписей. Он позволяет отправлять, отслеживать и быстро подписывать документы через браузер и мобильные устройства.
Функциональность схожа с PDF Reader: можно поставить рукописную подпись на экране смартфона, выбрать готовое изображение, сфотографировать подпись с другого документа или использовать специальный рукописный шрифт. Adobe Sign интегрируется в другие офисные приложения, например, Microsoft Word и PowerPoint.
Adobe Photoshop
- Откройте PDF-файл (документ Word можно сохранить в PDF-формате).
- Перетащите изображение с подписью на рабочую область и разместите в нужном месте документа.
- Сохраните готовый файл.
Обычная подпись (как электронная, так и физическая) служит только для упрощённой валидации данных и основана на доверии обеих сторон: в суде можно назвать скан и подпись подделкой, оспорив договор.
Поэтому к подписи добавляют другие способы защиты от подделки: отправлять письма можно только с указанной почты с сохранением времени и даты отправки, а в некоторых случаях компании могут попросить отправить физическую копию по указанному адресу.
Обмен электронными документами
Любой документ, обладающий юридической силой, нужно подписывать сертифицированной электронной подписью. У неё есть два криптоключа: закрытый, которым подписывается документ, хранится только у владельца, а открытым проверяется реальность подписи. Поскольку закрытый ключ находится только у хозяина, это достаточная гарантия безопасности. Правда, владелец может потерять свой ключ, но это считается его проблемой.
Где можно использовать ЭП
- Электронная отчётность в государственные органы: таможню, налоговую, внебюджетные фонды, органы статистики и учёта и другие.
- Электронные торги: для регистрации на площадках, отправки заявок и подписания контрактов.
- ЕГАИС: ЭП требуется для работы в системе, документам присваивается электронная подпись, они приобретают юридическую силу.
- Корпоративный документооборот: ЭП — аналог физической подписи, поэтому любой документ внутри организации можно подписывать и отправлять в электронном виде.
- Электронная регистрация сделок с недвижимостью: регистрация сделок по купле-продаже и получения выписок из ЕГРП о сделках с переходом прав. Это дешевле и быстрее.
- Госуслуги. С помощью ЭП можно отправлять обращения и заявления в государственные и муниципальные органы: «электронное правительство», «электронный гражданин».
Виды электронной подписи
В России в электронном документообороте существует три вида электронной подписи.
Простая
Это обычные коды доступа из SMS, логин и пароль от почты или аккаунта. Чаще всего используется в банковских операциях, для получения госуслуг, для заверения документов внутри компании. Она приравнивается к физической подписи, если существует отдельный нормативно-правовой акт или между участниками документооборота заключено соглашение. В нём нужно описать правила, по которым определяют автора подписи, а также его обязанности.
Иногда пользователю нужно дополнительно подтверждать свою личность, к примеру, для регистрации на Госуслугах нужно прийти в центр регистрации с паспортом.
Простую электронную подпись нельзя использовать для подписи электронных документов, так как это простая пара из логина и пароля, инструментов для подписывания документов нет.
Усиленная неквалифицированная (НЭП)
Персональная ЭЦП с закрытым ключом, который хранится на носителе. Выдаётся в удостоверяющих центрах. Позволяет подписывать документы любой организации, с которой ведётся электронный документооборот, а также участвовать в госзакупках.
Чтобы заверенные НЭП документы считались равноценными физическим, сторонам нужно заключить соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании её юридической силы. Но, к примеру, налоговая в любом виде не признаёт документ с НЭП равнозначным бумажному.
Список аккредитованных удостоверяющих центров на сайте Госуслуг.
Усиленная квалифицированная (КЭП)
Полноценная электронная подпись с юридической силой. Имеет дополнительный сертификат ФСБ, ПО для работы с КЭП сертифицировано КЭП, выдаётся в аккредитованных Минкомсвязи удостоверяющих центрах.
Позволяет сдавать в электронном виде отчётность в контролирующие органы, обмениваться документами с ФНС, вести электронный документооборот внутри компании или внешними контрагентами, участвовать в качестве поставщика и заказчика в торгах, работать в государственных ИС: Росреестр, Росаккредитация, ГИС ГМП, ФТС, ГИС ЖКХ, Главкоэкспертиза и других.
Ряд документов налогового и бухгалтерского учёта может быть подписан только квалифицированной электронной подписью, например, годовая бухгалтерская отчётность, налоговые декларации, заявления о постановке на налоговый учёт, возврате (зачёте) сумм излишне уплаченных налогов, сборов и страховых взносов и так далее.
Как получить подпись
Для получения ЭП нужно обратиться в любой удостоверяющий центр.
Перечень документов для физических лиц (ИП)
- заявление на выдачу ЭП;
- паспорт гражданина РФ (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);
- свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС).
Перечень документов для юридических лиц
- заявление на выдачу ЭП;
- свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
- свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН);
- выписка из ЕГРЮЛ, сроком не более полугода с момента её получения (оригинал или нотариально заверенная копия);
- паспорт гражданина РФ — будущего владельца ЭП (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) владельца ЭП.
Как подписывать документы ЭП
Для этого понадобятся:
- Окончательная версия документа для подписи. После создания ЭП вносить в него изменения нельзя.
- Сертификат ЭП, который выдаётся в аккредитационных центрах.
- Приложения для создания ЭП и работы с ней.
В России можно использовать криптопровайдеры, сертифицированные ФСБ. Наиболее распространены на рынке «КриптоПРО CSP» и ViPNet CSP, которыми рекомендуется пользоваться для максимальной совместимости различных ЭП.
Вариант 1: плагины для Office и Adobe PDF
Если нужно подписать документ в формате Word или Excel — трудовой договор, иск в арбитраж, заявление в учебное учреждение, можно использовать модуль «КриптоПро Office Signature». После установки документы подписываются следующим образом:
- Выбираем пункт «Сервис», переходим в «Параметры». На вкладке «Безопасность» нажимаем «Цифровые подписи».
- Выбираем установленный на компьютере сертификат электронной подписи.
- Создаём электронную подпись: нажимаем «Подписать», вводим выданный ключ-пароль.
- Сохраняем документ.
Подробная инструкция — по ссылке.
Однако в разных версиях Office результат проверки может быть некорректным.
Для PDF-файлов используется бесплатный модуль «КриптоПро PDF» для Adobe Reader:
- Установите модуль.
- Откройте документ.
- Выберите пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание».
- Выберите нужную подпись и место в документе.
Подробная инструкция — по ссылке.
Вариант 2: установить отдельную программу для создания подписи
Для подписывания файлов любых форматов нужно устанавливать отдельные программы. К примеру, «КриптоАРМ» или связку VipNet CryptoFile вместе с VipNet CSP. Обе программы предлагают схожую функциональность.
«КриптоАРМ»
Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:
- Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
- Формат подписи: присоединённая или отсоединённая. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением .sig.
- Сертификат, которым нужно подписать документ.
В бесплатной версии «КриптоАРМ» можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).
ViPNet CSP и CryptoFile
Чтобы пользоваться сервисами, нужно оформить заявку, ссылки на скачивание и серийные ключи придут на почту, это бесплатно.
После запуска и регистрации CryptoFile нужно добавить личный сертификат для работы с ЭП и сертификаты получателей. Для добавления собственного сертификата в «Настройках» нужно нажать кнопку «Задать» и выбрать файл, полученный в аккредитационном центре. Сертификаты получателей устанавливаются в систему вручную, добавляются в настройках, раздел «Список сертификатов получателей».
После этой процедуры можно подписывать файлы. Процедура аналогична «КриптоАРМ»: можно подписывать через окно программы, можно из контекстного меню. Подробная инструкция от VipNet.
Вариант 3: использовать веб-сервисы
Подписать документ любого формата можно через сервис «Контур.Крипто».
Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов.
Чтобы подписать электронный документ, необходимо:
- Загрузить в сервис документ, который нужно подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.
- Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в «Контур.Крипто» можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.
- Создать файл подписи. После того как вы нажмёте кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и расширением .sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.
- Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохранённый в «Контур.Крипто». Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовый сервис.
Что учесть при использовании «Контур.Крипто»:
- В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
- В сервисе можно создать только отсоединённую подпись.
- «Контур.Крипто» работает только в Windows.
- Проверить подпись, созданную в «Контур.Крипто», можно в любой программе, которая работает с отсоединёнными электронными подписями.
Комментарии эксперта
Отвечали коммерческий директор «КриптоПро» Юрий Маслов и руководитель департамента развития услуг и продуктов «Инфотекс Интернет Траст» Антон Мелузов.
Допустим, на почту пришёл документ, который нужно подписать. Для этого обычно его печатают, ставят подпись и сканируют документ. А в каких случаях можно не делать скан документа, а сразу подставить подготовленную подпись в графическом редакторе или в MS Office и Adobe Reader? Есть ли законы, регулирующие обмен такими сканами?
Нужно ли делать бумажную копию документов, подписанных электронной подписью? Если да, то в каких случаях?
Можно ли предоставить в суд электронные документы?
Можно отправлять документы с электронной подписью одного оператора (криптопровайдера) в компанию, где подключён другой криптопровайдер?
Какой электронный способ подписывать документы считается самым надёжным?
Есть ли возможность электронной подписи документов при работе с негосударственными организациями?
Визуализация КЭП присутствует? Чтобы было видно кто подписал (его личная подпись), когда, и что. Потому что цифры - это удел роботов, человеку нужны понятные простые категории, а не тупой набор цифр. А если бы данные о подписанных документах хранились в какой-то базе? Чтобы можно было сверить достоверность?
Конечно.
Когда вы подписываете документ, формируется новый файл - он содержит сведения о том, чья электронная подпись, в какое время и для какого документа использована.
Сервисы, позволяющие подписывать/шифровать документы, могут выводить эту информацию в человеческом виде.
Проверить законность подписи тоже можно через центр какой-то?
Сервис, отображающий ЭП на документе, проверяет её действительность по спискам отзыва. Если на момент подписания подпись не отозвали ещё - значит всё ок.
Системы документооборота в принципе не дадут подписать документ просроченной/скомпрометированной подписью.
Или вы под законностью подразумевали что-то другое?
Скажем было ли право у владельца подписи право на это на момент подписи (не уволили ли его к примеру). Или документ был подписан несколько лет назад, можно ли как-то проверить законность на тот момент ?
в сертификате пишется дата отзыва, если на момент подписания документа сертификат ЭП был действителен, то ЭП верна.
Например вот так будет выглядеть информация о подписанте, если проверять подписанный файл
Анна, ветка уже неактуальна, интересуюсь КриптоПро и надеюсь, что кто-нибудь откликнется) Допустим, контрагент подделал документ, добавив штамп УКЭП в фотошопе в нужном месте документа.
В таком случае сертификат при проверке окажется действительным а документ - нет. Как проверить подлинность и целостность документа, подписанного УКЭП? Запросив протокол электронной подписи, я смогу понять только заголовок документа? И кто вообще вправе запросить прокол?
Вот так будет выглядеть информация о подписантах в системах с электронным документооборотом
И на электронных торговых площадках информация о том, кто подписал, будет выводиться в читабельном виде
Вы можете захотеть распечатать документ, чтобы было видно, что он подписан КЭП.
Тут разные сервисы/системы по-разному выкручиваются.
Кто-то распечатает вам документ, на котором будет штамп с информацией об электронной подписи - организация, сотрудник, время подписания, уникальный идентификатор подписи.
Кто-то предложит распечатать отдельный протокол проверки подписи - в нём будет указано что КЭП с такими-то реквизитами действительно подписали ваш документ во столько-то, что подпись на тот момент времени была действующая, не скомпрометированная, имела юридическую силу.
Было бы неплохо хоть слегка раскрыть тему СКЗИ.
Если человек про ЭП впервые из этой статьи узнал, то один единственный абзац "В России можно использовать криптопровайдеры, сертифицированные ФСБ. Наиболее распространены..." ни о чём ему не скажет. А между тем без СКЗИ работать с КЭП не получится совсем.
Комментарий недоступен
Большое спасибо, добавили Adobe Sign.
Не правильно.
Это самый простой способ, который используется в некоторых организациях, где юридическая сила документа не так важна, а все договорённости условные.А Adobe Sign да. Был договор с иностранной фирмой, подписывали именно там.
Про простую электронную подпись как-то странно. С одной стороны, вывод: "Простую электронную подпись нельзя использовать для подписи электронных документов, так как это простая пара из логина и пароля, инструментов для подписывания документов нет". А чуть выше фраза "Чаще всего используется ... для заверения документов внутри компании".
А что непонятного?
В формате предварительного согласования службами или отв. лицами компании этого достаточно. Но на конечном этапе или на бумагу и в живую документы на подпись, или КЭП, УКЭП используют.
А можно ли подписывать документы клиентов с помощью светового пера и затем верифицировать своей (компании) ЭП?
Не знаю, как для юридического документооборота, но я видела использование светового пера на кассе гипермаркета. Оно заменяет ввод пин-кода при оплате картой.
Это другое
Нет. Закон 63
Очень странная статья. ОДНОБОКАЯ.Вы ПЭП из-за конкуренции переехали?