Бумага vs ЭДО: что удобнее и дешевле

Считаем выгоду на примерах и рассказываем, почему сейчас самое время переходить на электронный документооборот.

В конце марта бумага подорожала в 3-4 раза. По данным РБК, скачок цен произошел после заявления финской химической компании Kemira. Она импортировала в Россию хлорат натрия, необходимый для отбеливания целлюлозы.

Многие российские компании не спешат переходить на ЭДО. Рассказываем, почему электронный документооборот — это не страшно и дешевле бумаги.

Сколько сейчас компании тратят на бумагу

Мы составили примерную схему затрат на бумагу среднестатистической компании. Получилось вот что:

  • (B) Количество листов в комплекте документов — 3 шт
  • (L) Количество постоянных контрагентов — 30 шт
  • (N) Количество отправляемых пакетов документов — 1000 шт
  • (P) Стоимость печатного листа — 1,5 ₽
  • Стоимость бумаги и скрепок — 0,5 ₽
  • Стоимость тонера — 0,5 ₽
  • Затраты на электроэнергию — 0,25 ₽
  • Амортизация оборудования — 0,25 ₽
  • (K) Отправка одного конверта — 25 ₽

Рассчитываем затраты по формуле: N (пакеты документов) х B (листы в комплекте) х P (стоимость печатного листа) +N (пакеты документов) х K (почтовые услуги) = 29 500 ₽.

Запоминаем эту цифру и смотрим, как дела обстоят с электронными документами. Но сначала проведем маленький ликбез.

Что вообще такое ЭДО и как это работает

Электронный документооборот — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Что нужно для работы с электронным документооборотом:

1. Купить электронную подпись на руководителя организации.

2. Подключиться к оператору данных.

3. Внедрить систему электронного документооборота, например СБИС.

Сколько будет стоить ЭДО

Возвращаемся к нашим формулам. В среднем по ЭДО отправить пакет документов стоит 4,5 ₽ и нужна лицензия. На них цены по рынку колеблются. Посчитаем на примере СБИС.

Формула: N (пакеты документов) х Стоимость отправки пакета (4,5 ₽) + Годовая лицензия на отправку документов (6000 ₽) = 10 500 ₽ в год.

Итак, на бумажный документооборот мы потратили 29 500 ₽, на ЭДО 10 500 ₽ в год. Экономия 19 000 ₽.

Кстати, сейчас у нас годовая лицензия идет по скидке для малого и среднего бизнеса, поэтому стоит 3000 вместо 6000 ₽ :)

Минусы ЭДО

Будем честными, у каждого процесса есть недостатки. Смотрим, что есть у ЭДО, и что с этим сделать:

  • Адаптация. Займет пару недель, а удовольствие от скорости и экономии останется на долгие годы :)
  • У разных контрагентов разные операторы. Согласны, но в СБИС с большинством операторов нет роуминга, а с теми, у кого есть, подключаем очень быстро.
  • Бумажные документы надежнее. Скорее — привычнее. Мы все не любим выходить из зоны комфорта, но прогресс не стоит на месте, а человеческий фактор при работе с бумажными документами тоже никто не отменял. Тут совет один: не бойтесь, просто попробуйте.

СБИС уже 10 лет является доверенным оператором ЭДО от ФНС. Мы сами обмениваемся электронными документами с десятками контрагентов ежедневно, и ведем кадровый ЭДО по 6500 наших сотрудников. Просто потому что это дешево и удобно. Уходите от бумаги, не теряйте время и автоматизируйте свой бизнес, а мы всегда готовы помочь.

0
32 комментария
Написать комментарий...
Валерия Сыромятникова

Все уже стараются перейти на ЭДО. За этим будущее!

Ответить
Развернуть ветку
Анастасия Гамбурцева

Где тут ставят лайки? 6 лет внедряю эдо. Это совершенно очевидная технология!

Ответить
Развернуть ветку
Вера Царева

Да уж. Если посмотреть, сколько сейчас стоит бумага...

Ответить
Развернуть ветку
Alla Gromova

Сейчас многие компании работают на удаленке и даже расчетные ведомости и другие документы сейчас можно подписать электронно

Ответить
Развернуть ветку
Dimitri B.

Если я правильно понял, то для эдо нужно, чтобы контрагент тоже был подключён к этой системе. И если кто - то из них принципиально не хочет подключаться, придётся использовать и эдо и бумажный способ.

Ответить
Развернуть ветку
СБИС
Автор

Дмитрий, необязательно подключаться к тому же оператору ЭДО. Можно просто настроить роуминг между операторами, все будет работать :)

Ответить
Развернуть ветку
Dimitri B.

я имел в виду, что контрагент ни к кому не хочет подключаться

Ответить
Развернуть ветку
Анна

Ну, так-то сейчас бумагу уже можно за 500 целковых найти. Это если белая. А серая и того дешевле.

Ответить
Развернуть ветку
edwards edwards

350 рублей в комусе )

Ответить
Развернуть ветку
AK

Я жду когда уже законодательно заставят перейти на ЭДО. Хотя бы крупные компании

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт отморожен

И цены взлетят.

Ответить
Развернуть ветку
AK

На что?
Честно говоря уже достали эти динозавры фанаты бумажек.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Alex Banzai

на бумагу, печать и почту России у нас уходит около 10к в месяц (+ время бухгалтера на оформление описей к письмам)
затраты ЭДО: подпись бесплатно, 1900р лицензия (в год) КриптоПро и ЭДО диадок 1900р на 250 пакетов документов (хватает почти на год).

Ответить
Развернуть ветку
Francesco Pazolini

Признаки, что меня дурят рекламщики:
1. Максимально непрозрачные тарифы - https://sbis.ru/tariffs?tab=edo
2. Рассказывают, что где-то всё подорожало в 3-4 раза, а у них "дешевеет". Как будто я своими глазами не вижу ежегодное увеличение суммы в счетах от СБИСа, и бумагу по 300 рублей за пачку.
3. Забывают уточнить, сколько в реальности нужно потратить денег/времени на введение ЭДО и его поддержание внутри компании.

Конечно, ЭДО - это правильно, но внедрение его крайне кривое с точки зрения потребителя услуги, которому предлагают потратить кучу времени и денег на перестройку документооборота, при этом в реальности ЭДО получается дороже бумаги.
В результате, сейчас наверное 99% контрагентов не используют ЭДО (если есть такая возможность). Берём минимальный пакет от СБИС по акции за 3000 руб в год и делим на ваше реальное количество исходящих документов по ЭДО. Вы готовы платить по несколько десятков рублей за нажатие на кнопку "отправить"?

Ответить
Развернуть ветку
Nikita Kalimov

Последнее предложение как-то вводит в заблуждение - меня, по крайней мере. Там ведь не только за кнопку отправить оплата идет.
Помимо описанных моментов в статье - ЭДО, по сути, ещё и быстрее? Это можно как-то оценить?

Ссылаться на 99% контрагентов без каких-либо фактов или ссылок - очень неубедительно. Потоки документов есть, и очевидно у операторов ЭДО есть свои пользователи. Хотите сказать, они между собой целый 1% контрагентов делят?

Вы говорите, что "внедрение...крайне кривое". Это, наверное, от оператора ЭДО зависит? Хотелось бы увидеть от вас или от автора статьи анализ различных операторов ЭДО. Мне кажется, это был бы более цельный подход по агитации перехода на ЭДО.

UPD: Кстати интересно, внедрение полностью на операторе ЭДО или зависит от штата программистов контрагента? Вот про последнее я совсем забыл. Интересно, как это обстоит на практике.

Ответить
Развернуть ветку
Francesco Pazolini

Оценить удобство ЭДО может каждый на себе и по себе, у других операторов есть бесплатные пробные тарифы или с помесячной оплатой. В теории всё супер, а на практике может быть и сложнее, и медленнее - у каждого свои особенности ведения бизнеса.
Я не продавец, а покупатель услуги ЭДО, поэтому могу говорить обстоятельно только за свой и близкий мне реальный бизнес (оптовая торговля). Может для вас и не убедительно, но я своим глазам доверяю - из примерно 4000 документов в год (более 100 контрагентов) по ЭДО мы отправляем ровно 0 документов. Входящие по ЭДО получаем от крупных логистических компаний и пары поставщиков (все они относятся к крупным предприятиям). При этом бумажные "оригиналы" они нам также предоставляют...
Внедрение ЭДО - это не только получить подпись и купить доступ у оператора (это не сложно), но и обучение и дополнительная нагрузка на сотрудников, отвечающих за документооборот. Фактически вам приходится сначала формировать документы в 1с, а потом отправлять их из другой программы. Встают вопросы по организации труда и всестороннего контроля (штат программистов тут не причём). Можно, конечно, и интегрировать в 1с, но это тоже чего-то стоит и не полностью снимает вопросы. В итоге, руководитель и/или бухгалтер, как правило, не видит каких-то существенных плюсов от внедрения ЭДО, а от безделья они редко страдают. Экономия на бумаге - это просто баловство. Сейчас файлик для документов стоит дороже, лучше начать экономию с них ))
А основная кривизна в том, что вам нужно с каждым контрагентом договариваться о работе по ЭДО. То есть вы тратите своё рабочее время на развитие бизнеса операторов ЭДО, которые потом планомерно повышают цену и скрывают реальные тарифы в случае со СБИС.

Ответить
Развернуть ветку
Natasha Ivanova

Возможно, тут внедрение ЭДО работает как инвестиция — вложить сначала силами, деньгами и немного временем, но, когда всё настроишь, то это окупится моментально — не надо тех же трат на бумагу, картриджи, принтеры.

Ещё подумалось, что с ЭДО можно ещё технологию блокчейна внедрять, она будет отвечать за прозрачность и исключит всякие подделки бумаг, липовые отчеты и т.д.

Ответить
Развернуть ветку
Francesco Pazolini

Вы так говорите, как будто ЭДО - это что-то из будущего)) В России ЭДО легализован с 2010 года и произошло это с подачи ФНС, как раз для озвученных вами задач...
С текущими тарифами, экономия на бумаге и принтерах начинается при отправке нескольких тысяч документов в год, при меньших объёмах бумага выгоднее.

Ответить
Развернуть ветку
Natasha Ivanova

Ну, тут больше смысл в том, что, хоть ЭДО был известен и широко принят ещё давно, с текущей модой на блокчейн его можно наделить ещё особенностями попривлекательнее)) та же регистрация всех документов в распределенной книге и фиксация, что, куда и когда отправили. Не знаю, насколько в полной мере можно это устроить чисто в ЭДО.

Сейчас блокчейн больше используют для денежных задач — опять же отправить деньги, получить деньги и обязательно записать, от кого, кому и когда (кстати, в Африке очень удобно, так как не у всех там есть банк, который следить за переводами). Но секрет в том, что тот же блокчейн полезен и для других сфер.

Да вот с текущими ценами на бумагу (белую обыкновенную) надо задуматься, где же начинается экономия. Хотя тут у меня знаний меньше, так что спорить не буду.

Ответить
Развернуть ветку
Светлана Фаевцева

Ребята, вы все забыли про экономию на помещении. Хранение бумажных документов требует места. И не мало. Пересчитав стоимость м2 освободившейся площади (аренды), можно посчитать экономию внедрения ЭДО по этому пункту.
Соглашусь, что в начале всегда сложно внедрять ЭДО, но после обучения и настройки программ преимущества очевидны.

Ответить
Развернуть ветку
СБИС
Автор

Точно! Спасибо за уточнение :)

Ответить
Развернуть ветку
Гусев Дмитрий Валерьевич

Я как руководитель отдела продаж выскажу свое мнение по ЭДО.
ЭДО это дико удобная штука.
НО! Этой штуке не хватает скорости и оперативности.
Ее нужно развивать как ЧАТ.

Я занимаюсь торговлей метизами
У меня клиент хочет все быстро здесь и сейчас и отправить на такси.

Оплата по безналу проходит сейчас быстро, считаные минуты И не зависимо от банка.

А вот подписание УПД через ЭДО требует времени.
Очень долгая процедура дружбы между организациями!
Нет уведомлений по приглашению!
Нет уведомлений по подписанию!
Нет внутреннего чата по решению вопросов меж бухгалтеров!

Очень хочется скорости и оперативности.

Ответить
Развернуть ветку
Илья Ракитин

Ну не совсем корректно. Я купил и подпись и пакет документов в СБИС, только вот, чтобы выгружать документы в формате mxl (в этом формате документ подписываем с помощью электронной подписи) надо подключить модуль в 1с. А он стоит 17136 на 50 пакетов в месяц. Так что экономия только во времени, которое вам не придётся тратить на подписание документов, что тоже выгода…

Ответить
Развернуть ветку
СБИС
Автор

Для запуска ЭДО необходимо приобрести подпись, аккаунт и пакет документов, и уже можно начинать отправлять документы контрагентам. Модуль для 1с у нас бесплатный https://sbis.ru/help/integration/1C_set/modul, можно скачать и по инструкции установить.

Ответить
Развернуть ветку
Алексей

Ну если у вас нет штатного программиста, этот формат выгружается как хочешь

Ответить
Развернуть ветку
Евгений

А тот случай, когда я хочу получить ЭЦП, но мне не могут его записать на токен в виде карты и не возвращают деньги считается дешевле?
Менеджер Бутикова Екатерина на пожелание купить ЭЦП реагировала мгновенно. Ссылку для оплаты и ссылку на заполнение анкеты прислала незамедлительно.
А вот когда нужно вернуть деньги - на письма не отвечает.
Удивительное поведение от такой конторы.
Неужели нужно идти в офис с камерой и требовать деньги назад жестко?

Ответить
Развернуть ветку
СБИС
Автор

Евгений, спасибо за обратную связь, она помогает делать наш сервис лучше. Пожалуйста, сообщите ваш ИНН и контактные данные, мы разберемся в ситуации и развернуто ответим вам.

Ответить
Развернуть ветку
Евгений

Какие "грамматные" сотрудники в СБИС. Предлагают на общедоступной площадке разместить мои персональные данные. Обратите внимание: эта фирма является оператором персональных данных.
Видимо у Бутиковой Екатерины слишком много запросов на возврат денег, если так трудно найти мое заявление в её почте.
Заявка на получение ЭЦП 339120543.
Заявление на возврат посылал 14.11.2022.

Ответить
Развернуть ветку
СБИС
Автор

Евгений, добрый день!
Спасибо, что нашли время на отзыв. Для нас это очень важно. Мы внимательно разобрали вашу ситуацию и провели работу с менеджером, чтобы в будущем подобные случаи не повторялись.
Мы уже связались с вами лично и сообщили, что средства поступят на счет в течении 5-10 дней.
Сожалеем о доставленных неудобствах и приложим максимум усилий, чтобы вернуть ваше расположение!

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Ксения

👍

Ответить
Развернуть ветку
29 комментариев
Раскрывать всегда