6 кадровиков на 6500 сотрудников? С КЭДО — легко

Да, такое возможно. Это не кликбейтный заголовок. Мы в «Тензоре» работаем так уже 4 года. Но обо всем по порядку.

Бумажный документооборот сжирал сотни тысяч рублей, а штат Тензора расширялся. Нужно было что-то придумывать. Еще до пандемии, когда КЭДО стал мейнстримом, мы начали внедрять электронный кадровый документооборот у себя. Рассказываем, какие на это есть законодательные основания, что для это нужно, описываем собственный кейс.

До пандемии

Как и многие крупные компании, мы столкнулись с проблемой подписания бумажных кадровых документов и работой кадровиков с дистанционными сотрудниками. В Тензоре работает 6500 человек: от приема на работу до заявления на отпуск — все приходилось оформлять на бумаге, обмениваться документами с сотрудниками, хранить, а в нужный момент быстро находить.

С 2013 года можно было подписывать кадровые документы с дистанционщиками в электронном виде. Но и тогда были сложности. По требованию нужно было отправлять оригиналы документов по почте. К тому же дистанционных сотрудников необходимо было обеспечить КЭП, это значительно повышало стоимость перехода на КЭДО.

В 2015 мы решили попробовать кадровый ЭДО на отпусках и командировках. Тогда мы сделали электронные согласования, что позволило сократить сроки оформления документов и количество используемой бумаги. Было еще одно преимущество: если в процессе согласования обнаруживалась ошибка, на исправление уходило меньше времени, электронный документ было легко откатить.

Эксперимент от Минтруда

В начале 2020 года из-за пандемии компании столкнулись с переходом на дистанционный режим работы. Люди несколько месяцев не могли появиться в офисе. При этом оформление новых сотрудников и документооборот с уже имеющимися никто не отменял.

Именно тогда Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту для крупнейших работодателей. Он продлился с апреля 2020-го по ноябрь 2021 года. Участники эксперимента подписывали любые кадровые документы в электронном виде: и с дистанционщиками, и с офисными сотрудниками.

Мы вступили в эксперимент наряду с крупнейшими работодателями: ПФР, РЖД и т.д. Для Тензора это было очень актуально, ведь сотрудники находились по всей стране, а кадровики — в Ярославле.

Еще до конца эксперимента (01.01.2022) Минтруд принял поправки в ТК (ст. 312.1–312.9), по которым разрешалось вести полный кадровый ЭДО с дистанционными сотрудниками всем компаниям России, используя не только КЭП, но и другие ЭП. Но и тут есть особенности, которые работают и сейчас. Придется отправлять дистанционному работнику на бумаге по почте:

• Копию приказа об увольнении — всегда (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).
• Трудовой договор, допсоглашение — по заявлению работника (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).
• Бумажную трудовую книжку — если работник ее прислал при приеме (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

Участники эксперимента не только пользовались КЭДО, но и помогали усовершенствовать законодательство. Специалисты Тензора и других компаний писали отзывы в Минтруд и предлагали доработки. По итогам наших комментариев были приняты поправки в ТК (ст. 22.1–22.3) и всем компаниям России разрешили с 17 ноября 2021 года вести кадровый ЭДО.

С этого момента офисным работникам стало необязательно подписывать ручкой трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводе, графики отпусков. Теперь все можно оформить на компьютере или с мобильного устройства.

В бумажном виде сохранили всего 5 видов документов:

• Приказы об увольнении.
• Документы о прохождении инструктажей по охране труда.
• Акт о несчастном случае на производстве.
• Бумажные трудовые книжки работников, которые не выбрали электронные книжки.
• Сведения о трудовой деятельности формы СТД-Р, если работник просит их выдать в бумажной форме.

Тензору, как и всем участникам эксперимента, разрешили бесшовный переход на КЭДО до июля 2022 года, что мы уже сделали.

А после вступления законов в силу мы начали подключать КЭДО другим. Смотрите, как это было у Coca Cola:

Уже с мая мы полностью отказались от бумажного кадрового документооборота в рамках эксперимента.

Что мы для этого сделали:

1. Выдали подписи (НЭП) всем действующим сотрудникам и выдаем новым при трудоустройстве.

Законодательство позволяет использовать неквалифицированные электронные подписи в кадровых документах. НЭП сотрудник точно не потеряет и не забудет, всегда сможет подписать нужные документы с любого устройства: компьютера или телефона. А еще это экономично, мы не затрачиваем ресурсы на носитель для каждого сотрудника. НЭП хранятся в облаке на наших серверах или в мобильном телефоне.

2. Наши юристы и кадровики разработали и оформили всю необходимую документацию:

• Локальный акт о кадровом ЭДО В нем прописали, какие документы будем вести электронно, какой вид подписи используем, как ее создаем, как визуализируем на электронных документах, как знакомим с документами работников.

• Согласие и уведомление работников о переходе КЭДО. Подписали его со всеми работниками, которые переведены на электронный обмен кадровыми документами.

• Соглашение с работниками по использованию ЭП Нужно для использования НЭП. В нем фиксируем порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя.

Попробуйте с отпусков и командировок. Эти операции затрачивают много бумаги и наименее прихотливы с точки зрения законодательства. Каждый сотрудник в среднем ходит в отпуск 2 раза в год: на 6500 сотрудников получается 13 000 листов бумаги.

Отпуска

Сотрудник планирует отпуск в рабочем онлайн-календаре, тот автоматически попадает на согласование руководителю. Если с согласованием все ок, за 2 недели до отпуска работнику приходит электронное уведомление прямо в СБИС. Далее документ идет по бизнес-процессу: формируется приказ на отпуск, который сотрудник подписывает ЭЦП, после рассчитываются отпускные, исходя из среднего дневного заработка.

Командировки

Сотрудник оформляет командировку в онлайн-календаре: описывает цель, направление, там же указывает планируемые расходы. Далее документ проходит согласование руководителя, если все хорошо — автоматически формируется приказ, который сотрудник подписывает электронно.

После командировки остается только заполнить авансовый отчет, который также подписывается электронно. Работник прикладывает в него сканы всех чеков, СБИС их распознает. После отчет отправляется на согласование бухгалтеру. Готово!

Как работает у наших клиентов Moet Hennessy.

А теперь поговорим о цифрах. Обычно на бумажный кадровый документооборот компания из 100 человек, которая растет и периодически нанимает новых сотрудников, тратит от 200 000 до 250 000 ₽ в год. Это около 2000–2500 ₽ на 1 сотрудника: оформление, печать, пересылка, хранение документов. У нас сумма без КЭДО была бы больше 10 млн ₽ :)

А теперь рассчитываем стоимость кадрового документооборота. Складываем все необходимое для компании из 100 человек и получаем: Модуль КЭДО — 15 500 ₽. Пользователи с НЭП — 45 000 ₽. Модуль интеграции с 1С — 10 000 ₽ (при условии, что интеграция нужна). Внедрение системы со специалистом — от 14 000 ₽. Итого: в среднем перейти на КЭДО компании из 100 человек обойдется почти в 84 500 ₽/год. Экономия — более 100 000 ₽.

Мы уже 9 лет живем с КЭДО и экономим миллионы. Поможем перейти на цифру и вам. Автоматизируйте свой бизнес, а мы всегда готовы помочь.

Подробнее о нашем сервисе КЭДО читайте по ссылке.