Помогли топливной компании избавиться от бумажных кассовых документов. Кейс

Мы решили раз в месяц рассказывать, как помогаем нашим клиентам упросить бизнес-процессы. Например, сэкономили крупной топливной компании сотни человекочасов.

В СБИС обратилась региональная сеть топливных станций: при каждой есть магазин, при некоторых — кафе. У компании несколько десятков обособок, удаленных друг от друга, и десятки ответственных лиц разной квалификации.

Проблема

Кассовые документы велись в бумажном виде, что требовало соблюдения регламента:

• Вести кассовую книгу
• Распечатывать приходники при выемке средств
  
• Распечатывать расходники при выдаче денег из кассы
  
• Распечатывать кассовую книгу
  
• Подписывать это все кассиром
  
• Везти на машине в бухгалтерию
  
• Подписывать главным бухгалтером
  
• Хранить
  
• При запросе контролирующих органов — искать в этой куче бумажек и предоставлять
  
• А при выявлении ошибок – повторить
  

Дорого. Долго. Не круто.

Перевели кассовые документы в электронный вид.

Схема примерно такая:

За факт подписания отвечают НЭП — неквалифицированные электронные подписи. Это гораздо дешевле, чем усиленные квалифицированные подписи, но по закону их можно применять на кассовых документах. Правда, пришлось заключить с сотрудниками дополнительный договор на использование таких подписей. Делается это один раз.

Кассир ведет все как обычно в привычной системе — 1С. Но теперь не распечатывает кассовые документы, а выгружает в облако и подписывает (нажимает 2 кнопки). Мы настроили регламент прохождения документа в точности так, как требуется по закону.

В итоге весь документ попадает на проверку главному бухгалтеру: он может отправить на доработку или принять и подписать.

• Сократили время доставки документов от обособок до головного офиса с 1 недели до 1 секунды
• Сократили затраты на бумагу и амортизацию оборудования на 100%. Кстати, проект окупился уже только за счет этой экономии
  
• Теперь при запросах госорганов предоставить документы можно за пару минут. Не нужно искать в куче бумажных кассовых книг
  
• Избавились от необходимости повторной печати при ошибке
  

Если хотите у себя сделать так же, нужно учесть несколько моментов с юридическим оформлением. Напишите в комментариях, если нужна нормативка и шаблоны или есть вопрос по организации схемы у себя.