Мания автоматизации – оптимизация финансовых процессов в оптовых продажах с помощью B2B-портала

Задумывались ли вы о том, насколько быстро и массово технологии проникают в нашу жизнь? Они делают ее проще, удобнее, быстрее. То, что раньше занимало часы, сейчас делается в пару кликов на смартфоне. И естественно, технологии интегрируются в бизнес-среду.

Буквально несколько лет назад, стоя в пробке, я поймал себя на мысли, что автоматизация проникла уже в те места, о которых и помыслить не мог. Я ехал по проспекту и видел, как демонтируют большой рекламный щит, взамен которого устанавливают большой цифровой экран. Я каждый день езжу на работу этим путем, и старый щит видел каждый день. Раньше его обклеивали бумажными баннерами, потом конструкцию заменили реечным механизмом, который позволял превратить один щит сразу в 3 рекламные площадки. И вот поставили огромный цифровой дисплей.

На этом простом примере, видно, как технологии позволили автоматизировать сразу четырех сотрудников:

И компания, которая владеет этой цифровой панелью не только снизила расходы, но и стала более конкурентоспособной по сравнению с теми, кто до сих пор пользуется обычными рекламными щитами. Таким образом, автоматизация сегодня – это необходимость.

Ранее я уже рассказывал про один из инструментов автоматизации – B2B-порталы и почему они необходимы оптовому бизнесу и получил большое количество откликов с просьбой более детально рассказать про некоторые аспекты таких порталов. Я постараюсь детализировать разные блоки, которые входят в автоматизацию бизнеса.

Автоматизация финансового блока

Оптовые продажи – это большая цепочка, в которую вовлечены разные отделы, а иногда и целые департаменты. Ими могут заниматься от 5 до 80% всех сотрудников компании. Некоторый бизнес целиком направлен на подобную деятельность и ежедневно продает товар огромными фурами или вагонами. Разумеется, этим чаще всего занимаются производственные компании и заводы, которые закрыты от трафика B2C сегмента. Трудно представить, чтобы у таких компаний не было каких-либо простых инструментов автоматизации и они ограничивались хаотическими файлами в EXCEL или 1C.

На своей практике я работал с компаниями, которые нанимали отдельную штатную единицу, только для того чтобы информировать своих партнеров о наступлении даты оплаты отсроченного платежа. Делали они это из-за того, что у них был слишком огромный поток отгрузок.

Например, у партнера компании действует кредитный лимит в 450 тыс. рублей на 30 рабочих дней. Данная компания отгружается по 10-15 заявок в неделю, с разной суммой и периодичностью. Это значит от 40 до 60 несистематических заявок в месяц.

Как контролировать своевременную оплату по всем заявкам? Конечно, можно сказать, что это не проблема поставщика – клиент сам должен это отслеживать. Но если у него нет ресурсов на это? Самое простое решение, которое приходит в голову – это поставить задачу персональному менеджеру, который закреплен за этим контрагентом. И когда таких напоминаний становится слишком много, появляются такие сотрудники, которые заняты только тем, что напоминают партнерам о необходимости своевременного платежа.

Также не стоит забывать, что перед каждой оплатой, нужно провести сверку взаиморасчетов. Для этого менеджер должен обратиться в свою финансовую службу, чтобы заказать акт сверки взаиморасчетов, дождаться готовности документа и передать его клиенту.

Столько трудовых и временных трат только для того, чтобы обеспечить своевременный денежный поток только по ОДНОМУ клиенту.

Автоматизируем бухгалтера

На первый взгляд, это невозможно, но архитектура B2B портала позволяет избавить компанию от головной боли, которую я описал ранее. Какие ключевые моменты мы автоматизируем:

Генерация актов сверки. Чтобы осуществлять это в автоматическом режиме, необходимо настроить попадание информации обо всех совершаемых отгрузках по зарегистрированному контрагенту в B2B-портал. Тогда все будет находиться в одном месте и станет доступно по одному щелчку. Если партнеру нужно свериться перед отправкой платежа, он просто выбирает интервал, по которому будет производиться отбор и сразу получает акт сверки взаиморасчётов в унифицированной стандартной форме, как в учетной системе, к которой он привык. Для получения этой информации требуется от 2 до 10 секунд, в зависимости от объема данных.

Контроль отгрузок в разрезе разных договоров. Система автоматически формирует отчет по совершенным отгрузкам, у которых есть дебиторская задолженность. Возможна детализация по количеству дней до наступления оплаты. Опять же, данные доступные сразу, а вся информация отображена структурировано и понятно.

Платежный календарь. Благодаря загруженным в систему данным, можно реализовать календарь где выделены все даты оплаты контрагента. Вашему клиенту не надо что-либо уточнять – все данные перед глазами в очень удобном для восприятия виде.

Уведомления. В системе можно настроить автоматическую рассылку информации по документам, для которых наступает срок оплаты, при этом можно самому настроить условия их рассылки. К примеру, напомнить клиенту за 3 дня до оплаты и в день наступления просрочки. Разумеется, есть возможность напоминать про ПДЗ (просроченная дебиторская задолженность) каждый день – все настраивается индивидуально.

При больших объемах отгрузок/поставок, автоматизация только этого блока уже даст огромный толчок к масштабированию бизнеса за счет оптимизации трудовых и временных затрат. Не придется больше заниматься рутинными действиями и тратить время на сервисные операции.

Еще раз хочется сказать, что B2B-портал – это не просто инструмент автоматизации оптовых продаж, а огромный сервис для работы с клиентами и собственными сотрудниками. По сути, вы создаете еще один канал взаимодействия со своими партнерами, причем удобный как для вас, так и для них.

В следующей статье я расскажу о том, как в B2B-портале можно реализовать каталог и витрины товаров. Если хотите посмотреть на реализацию подобной системы на практике, буду рад видеть вас в нашем кейсе