Как мы ускорили согласование договоров в крупном бумажном холдинге в 4 раза за 2 месяца, не останавливая работу клиента

Почему иногда лучше долго запрягать, но быстро ехать.

На больших проектах подготовка к работе иногда сложнее и важнее, чем сама работа. Ведь правки на ходу сильно замедляют процесс. Как с ремонтом квартиры: если не составить проект, розетка окажется за шкафом или гостиную выкрасят не в тот цвет. А это переделки и допрасходы. В итоге ремонт сделан, но осадок у заказчика остался.

В СБИС мы всегда проводим предпроектное обследование на комплексных внедрениях. Это затратная работа, но польза ощутима. Ведь итог — быстро и четко выстроенный процесс.

В результате предпроекта клиент получает отчет. В нем прописаны:

Как пример — внедрение внутреннего СБИС ЭДО двум компаниям, которые являются частью одного австрийско-германского холдинга.

Холдинг с многомиллиардными оборотами, занимающий топовые места по производству картона и тетрадей.

Договоры между компаниями постоянно курсировали между городами и службами по электронной почте и в бумажном виде. Занимало это 2-3 дня.

Документы периодически терялись или надолго зависали на ком-то из исполнителей. Поэтому руководство решило автоматизировать процесс согласования договоров и провести тендер по выбору поставщика.

К нам они обратились за экспертной оценкой своих процессов, поскольку ранее мы сотрудничали по интеграции с SAP их внешнего ЭДО и работа СБИС им нравилась.

Инженеры СБИС выехали на площадки клиента в несколько отдаленных регионов. За 3 дня работы наши специалисты опросили сотрудников 10 отделов, выслушали их жалобы и проследили движение договоров.

Выявили как маленькие неудобства, так и крупные проблемы в системе: постоянно переполнялась почта из-за отправки большого количества договоров или размывалась ответственность и всю работу по внесению правок сваливали на одного сотрудника.

Результаты анализа мы зафиксировали в отчете и разработали проект:

• Выделили 4 основных типа договоров и для каждого составили свой маршрут согласования с указанием четких сроков на каждом этапе. Так исполнитель смог контролировать, на ком завис документ.

• Предусмотрели автоматическое формирование листов согласований, в которых службы будут оставлять свои комментарии по доработке.

Теперь процесс согласования договоров занимает в 3-4 раза меньше времени.

Итог

Быстро составили проект, который полностью удовлетворил заказчика, — ведь мы учли все его «боли». Внедрение внутреннего ЭДО провели всего за 2 месяца и без дополнительных правок. Сразу наладили работу и не приостанавливали никаких процессов.

Тоже хотите автоматизировать работу компании, но боитесь долгого внедрения и постоянных согласований и правок? Обращайтесь к нам. Наши внедренцы проведут предпроектное обследование, которое ускорит автоматизацию в разы. Доказано на сотнях крупных клиентов :)

Есть вопросы? Оставляйте, ответим в комментариях.