Как успешно провести цифровую трансформацию с небольшим бюджетом
Внедрение новых технологий и цифровая трансформация важны для непрерывности и гибкости бизнеса. Цифровые изменения дают компаниям долгосрочные преимущества и помогают в сокращении затрат. Однако, возникает вопрос – как лучше всего внедрять цифровые проекты, чтобы они соответствовали и задачам, и бюджету?
Эксперты советуют выбирать так называемые «низко висящие плоды» для достижения быстрых результатов. Но не всегда самое простое и очевидное решение оказывается самым правильным. Кроме того, его бывает трудно определить, особенно если в разработке находится несколько проектов сразу.
Поэтому, отправной точкой для трансформации любого бизнеса, независимо от этапа развития цифровых технологий, будет понимание ожиданий от цифровых изменений и необходимых шагов в рамках выделенного бюджета.
Проблемы внедрения
Изменения всегда сопряжены с рядом проблем. Многие компании сталкиваются с внутренним сопротивлением сотрудников (сознательным или пассивным), необходимостью расставлять приоритеты в бизнес-задачах и другими препятствиями.
Не существует волшебного «универсального» подхода к проведению цифровой трансформации. Требуется координация долгосрочной стратегии для постоянной оптимизации, управляемого бюджета и четкого понимания окупаемости инвестиций в конце процесса.
Перечислю три ключевых момента, которые имеют решающее значение для цифровых изменений.
1. Командная работа и партнерство
Очень важно еще на старте обсудить ключевые моменты с руководителями и бизнес-пользователями из всех подразделений компании. Наряду с постановкой правильных целей, это позволяет определить KPI, которые обеспечит реализация проекта. Цифровая трансформация требует финансовых и временных затрат, и обычно зависит от работы сразу нескольких отделов, поэтому необходимы вклад, опыт и управление всех заинтересованных сторон.
Независимо от того, ведет ли проект одна команда или требуется участие технологического партнера, важно эффективно коммуницировать и сотрудничать. Это поможет составить целостную картину цифровых изменений в компании, задействованных процессах и используемых системах, а также получить полноценную поддержку.
2. Всесторонняя оценка
В ходе обсуждения проекта быстро выяснится, что у каждого участника свои приоритеты, и они могут не совпадать с общими целями бизнеса. Поэтому, руководству необходимо иметь объективный взгляд на ситуацию и надежный инструмент, который позволит точно оценить, какие направления сдерживают бизнес от полного раскрытия операционного потенциала.
Определить, на каком этапе цифровых изменений находится компания, какое финансирование потребуется и какие проекты стоит запускать в первую очередь, помогает проведение соответствующего аудита. Кроме того, он дает возможность легко и быстро проанализировать, где, может быть, потенциальная синергия между различными отделами.
3. Согласование и приоритеты
Проведя тщательную оценку бизнес-процессов, можно получить не только четкое представление о проблемах, но и о значительных возможностях, которые открывает цифровая трансформация.
Экономические данные позволят уточнить ключевые финансовые и операционные показатели, а затем спрогнозировать расходы на проекты по цифровизации с учетом окупаемости инвестиций. Также они помогут оценить результат с точки зрения снижения затрат, эффективности работы сотрудников, потребительского опыта и других показателей, важных для успешного бизнеса.
Корректные требования к технологиям и приоритетам в проектах дают возможность:
- организовать процесс непрерывной оптимизации;
- разработать реалистичный план, который сбалансирует потребности бизнеса в цифровых изменениях с выделенным бюджетом;
обеспечить соответствующее масштабирование, чтобы усилить преимущества цифровизации для всего бизнеса с фокусом на тех областях, которые требуют особого внимания.
Поиск подходящих инструментов
Цифровая трансформация не обязательно должна начинаться с самых грандиозных или революционных технологий, требующих значительных инвестиций.
Такие решения, как автоматизация рабочих процессов, аналитика данных и использование возможностей облачного хостинга, могут быть весьма выгодными с финансовой точки зрения вариантами для компании любого размера. Они повышают эффективность бизнеса в считанные недели и создают прочную основу для долгосрочных цифровых изменений и улучшений. Это позволит расширять инициативы по цифровой трансформации по мере необходимости.
Сколько стоит бюджетная цифровизация?
Базовые малые проекты по запуску в компании системы электронного документооборота могут стартовать от нескольких сотен тысяч рублей. Более крупные обойдутся дороже – до нескольких десятков и даже сотен миллионов рублей. Исходя из нашего опыта, наиболее бюджетный вариант – автоматизация задач, связанных с наймом, адаптацией и обучением персонала.
Внедрение цифровых инструментов в процесс согласования договоров с контрагентами будет стоить до 1-1.5 миллионов рублей для малых проектов. Мы рекомендуем заказчикам начинать именно с него, так как это наиболее простой способ обосновать целевые инвестиции.
На роботизацию рутинных задач и функций в микропроектах потребуется от 100 до 500 тысяч рублей. Иногда верхняя планка может снизиться до 250-300 тысяч рублей.
На востребованный у малого бизнеса Service desk необходимо заложить в бюджете порядка 500 тысяч рублей. За эту сумму интегратор предложит пакетное приложение, которое позволяет за две недели развернуть систему с нуля. Для заказчиков это хороший старт сервисной службы или Enterprise Service Management (ESM) в целом.
Создание электронных архивов интеграторы оценивают в несколько сотен тысяч рублей за микропроекты и 1-2 миллиона за более крупные. Целесообразность их внедрения объясняется быстрым доступом к накопленным данным, защитой документов от пожаров и наводнений, а также экономией места.
Небольшие проекты по аудиту информационной безопасности начинаются от 100 тысяч рублей. По результатам экспертизы компания получит информацию о существующих на данный момент проблемах и способах их решений, а также технологиях, которые помогут закрыть слабые места. Все это позволит бизнесу сформировать полноценную стратегию в области ИБ. Безусловно, продукты, обеспечивающие безопасность данных будут стоить гораздо дороже любого аудита, но затраты на нее всегда окупаются. Как минимум, отсутствием потерь.
Не стоит стесняться небольших бюджетов. Даже в условиях ограниченного финансирования можно успешно цифровизировать бизнес и в дальнейшем масштабировать решения по мере развития процессов компании. Микропроекты (до 500 тысяч рублей), для которых достаточно коробочных продуктов по подписке, можно реализовать самостоятельно. Если же требуются дополнительные настройки и аудиты, а сами проекты переходят в категорию малых (от 500 тысяч до 2-2.5 миллионов рублей, то без помощи интеграторов уже не обойтись. Но и они могут предложить самые выгодные для заказчика решения.
Кирилл Чеханков, руководитель отдела ИТ-решений Konica Minolta Business Solutions Russia
А есть ли смысл, в принципе, делать вот такие маленькие шаги на пути к цифровой трансформации? Насколько это эффективно в условиях небольшого бюджета? Или просто для того, чтобы быть в тренде?
В условиях ограниченного бюджета, цифровизация ради цифровизации или соответствия тренду - не очень хорошая затея. По нашему опыту, самые эффективные кейсы инвестиций в средства автоматизации за небольшие деньги - те, которые имеют под собой адекватное целеполагание, прогноз повышения [прибыльности, продуктивности, качества] или снижения [операционных затрат, количества ошибок, количества операций]
То есть условно за миллион и пару месяцев можно стартовать в цифровой бизнес?
Ваш вопрос частично перекликается с вопросом про must-have.
Если считать, что основная операционная деятельность налажена, бухучёт запущен, бизнес приносит какой-то доход, но есть ощущение, что можно работать эффективней/производительней, иначе говоря, есть ресурс для инвестиций (упомянутый вами миллион и два месяца времени), а также цели, которых можно достичь - тогда вы абсолютно правы. С такими вводными можно выйти на следующую ступень цифровизации бизнеса и улучшить бизнес показатели.
И это возможно на российских решениях? Они так относительно недорого сейчас стоят?
Российские решения имеют ряд конкурентных преимуществ перед иностранными. Основное - их доступность. В частности, программные средства, представленные в реестре отечественного ПО, не облагаются НДС.
А какие из сервисдесков сейчас чаще всего внедряют?
Сейчас многие вынужденно мигрируют с популярных ранее Jira Service Desk, ServiceNow на доступные к внедрению решения. В нашем портфеле представлены решения:
- OTRS CE (OpenSource) - наш сервисный департамент автоматизировал с его помощью наше собственное производственное подразделение, отвечающее за оказание услуг по сервисным контрактам.
- Naumen - популярное в РФ, и зарекомендовавшее себя как лидер Российского рынка, решение для сервис-деска.
В условиях «заморозки» и сокращения бюджетов такой чек-лист более чем актуален для многих компаний!
"Определить, на каком этапе цифровых изменений находится компания, какое финансирование потребуется и какие проекты стоит запускать в первую очередь, помогает проведение соответствующего аудита".
Кажется, что этот этап может стоить дороже самой цифровизации или я ошибаюсь? Вообще интересная тема, как провести самим такой вот аудит
Действительно, значительная часть работы - провести верные замеры ДО и ПОСЛЕ. Аудит [он же консалтинг] является неотъемлемой частью автоматизации. Во всех наших проектах аудит и исследование процессов органически входит в работы, связанные с внедрением. Например, роботизация без изучения процессов просто невозможна.
В некоторых проектах бизнес-анализ в виде отдельной услуги может помочь сделать вывод о целесообразности той или иной автоматизации. У нас были случаи, когда после проведения аудита компании принимали решение о частичной автоматизации, отказываясь от исходного плана по "полной цифровизации предприятия", просто потому, что не видели перспективы возврата вложений в обозримом будущем. Но без аудита это сделать не удавалось.
В таких случаях, аудит может оказаться дороже, чем финальная автоматизация, но не потому что автоматизировать нечего, а из-за того, что часть процессов остаётся в плане на дальнейшую перспективу.
Клевые картинки: сначала так пролистала, но они зацепили глаз и начала читать. А что сейчас заказчики в целом хотят в первую очередь цифровизировать? эти запросы как-то менялись последние года или все одно?
С точки зрения процессов бэк-офиса заданная тенденция не меняется.
Здесь, продублирую предыдущий ответ:
В первую очередь стараются автоматизировать то, что больше всего "подъедает" бюджет. В зависимости от специфики компаний это могут быть разные направления.
Для ритейла, фармацевтических компаний, сельхоз предприятий приоритетна цифровизация документооборота - на текущий момент это общая боль, с которой все стараются бороться.
Для финансистов, банкиров, страховых компаний - роботизация рутинных процессов (как правило, документооборот у представителей данной отрасли уже автоматизирован).
Для сервисных компаний, производства наиболее востребована автоматизация управления услугами и связанными с этим ресурсами.
А для каких сфер и компаний актуальна такая экономная цифровизация?
Наверное, проще ответить, для каких сфер экономная цифровизация неактуальна ))
Сейчас мы крайне редко сталкиваемся с заказчиками, которые готовы проверять гипотезы и инвестировать в несколько вариантов решения задачи "просто потому что захотелось". Все считают деньги и оценивают потенциал возврата инвестиций.
Поэтому, ответ на ваш вопрос - экономная цифровизация актуальна для 95% участников экономики.
Ну, всяким госструктурам и муниципальным службам она бы точно не помешала, но они не торопятся ни бюджетно цифровизироваться, ни дорого))
На самом деле сейчас запущен ряд федеральных программ цифровизации государственных служб и предприятий. Огромное количество аналитиков и интеграторов вовлечено в этот процесс. Разумеется, результат будет не быстрый, но будет. Можем вспомнить проекты Мои документы, Госуслуги, ЕМИАС, Налог.Ру, ПФР. В каждый из этих проектов вложены сотни человеко-дней.
Поэтому, перспективы у вашей идеи есть и весьма позитивные!
Правильно ли я поняла, что это "минимальный стартовый набор", с которого стоит начинать цифровизацию предприятия? Не стоит ли сюда добавить и ещё внедрение какого-то ERP-решения? Казалось, что это тоже некий "must have"
С нашей точки зрения учётные системы различного уровня - это то, без чего компании не могут существовать в принципе. Мы говорим о следующем шаге - цифровизации процессов, которые начинают выходить за рамки только бухучёта.
Любопытный материал, спасибо. Интересно, на вашей практике какая приоритетность запросов у клиентов? Что цифровизируют в первую очередь?
В первую очередь стараются автоматизировать то, что больше всего "подъедает" бюджет. В зависимости от специфики компаний это могут быть разные направления.
Для ритейла, фармацевтических компаний, сельхоз предприятий приоритетна цифровизация документооборота - на текущий момент это общая боль, с которой все стараются бороться.
Для финансистов, банкиров, страховых компаний - роботизация рутинных процессов (как правило, документооборот у представителей данной отрасли уже автоматизирован).
Для сервисных компаний, производства наиболее востребована автоматизация управления услугами и связанными с этим ресурсами.
Идея понятна - цифровизации все бизнесы покорны. Даже малые и микроскопические. Но немного размыта тема экономии. На чем экономим то? На самостоятельном внедрении?))
Если говорить в целом про преимущества внедрения цифровых систем, снижение операционных расходов, повышение производительности, точности, надёжности - очевидные метрики, которые можно конвертировать в деньги.
Если говорить про стоимость того или иного решения - наш основной тезис, что автоматизация не всегда стоит дорого, и не надо бояться начинать с малого.
"роботизацию рутинных задач и функций в микропроектах" с помощью каких инструментов посоветуете реализовывать?
Программная роботизация RPA - самый подходящий для этого инструмент. Решения есть под любой бюджет - от бесплатных до весьма недешёвых. Естественно, возможности инструментария тоже отличаются.