Things 3: интуитивно понятное GTD

Недавно Дмитрий Давыдов написал статью, в которой рассказал о своём опыте использования таск-менеджера OmniFocus 3 для методики GTD. Я хочу рассказать про другой инструмент, который, по моему мнению, является практически идеальным воплощением GTD-методики. Я говорю про Things 3.

Things — одна из немногих программ, заслуживших титул ветерана на платформах Apple. Первый релиз (альфа-версия) состоялся в 2007 году. Программа продолжает разрабатываться небольшой командой в Штутгарте.

Она не планирует расти и разрывать рынки, уходить в корпоративный сектор (насколько мне известно). Просто делает крутой продукт, чтобы люди могли быть более осознанными, меньше нервничали и получали удовольствие от жизни.

Команда разработчиков Cultured Code неоднократно получала награды от Apple за лучшее ПО на платформе.

Предупреждение: Things 3 доступен только для экосистемы Apple: macOS, iOS (iPhone и iPad), watchOS. Других возможностей работать с этим приложением нет (если не считать специальный email для добавления задач, но это не полноценная работа).

В этой заметке я буду рассказывать только про приложение для macOS, практически всё то же самое доступно для iPhone, а версия для iPad — копия своего брата с macOS, даже сочетания клавиш одинаковые.

Самое главное, чему нужно научиться, — это выгружать все мимолётные задачи, которые приходят в голову, в программу. Things 3 позволяет сделать это разными способами. Чем проще способ добавления задачи, тем лучше, меньше отвлечения, быстрее возвращение к текущей задаче.

Самый простой способ добавить задачу — глобальные горячие клавиши, открывающие окно быстрого добавления задачи. В нём фокус уже установлен в поле ввода названия задачи: пишите название, нажимаете Enter — и бац, назойливая идея в Inbox, а вы вернулись к выполнению текущей задачи.

С помощью Tab можно добавить дополнительные атрибуты для задачи:

• заметки;
• дату выполнения;
• теги;
• дополнительные подзадачи;
• дедлайн;
• проект для задачи.

Если задача не срочная (не нужно сделать сегодня), я не заморачиваюсь с дополнительной информацией: название задачи + пару слов в заметки, и всё.

Добавить задачу можно из контекстного меню Share, например, в браузере Safari. После вызова команды “Add to things…” откроется то же окно быстрого добавления задачи, но в поле заметки будет скопирован адрес текущей страницы браузера. Это удобно, если вам что-то нужно сделать с информацией на странице, которую вы читаете. Я добавляю гайды себе в Things, чтобы потом выполнить их на работе или дома, когда пишу собственные проекты.

Существует специальный email, на который можно выслать задачу. Никогда не пользовался этой функциональностью, потому что вся моя работа всегда проходит на экосистеме Apple. Но, может быть, кому-то пригодится.

Задачи можно добавлять с помощью Siri и различных сервисов для интеграции, например, Zapier.

Некоторые приложения, такие как email-клиент Spark, тоже имеют интеграцию с Things: если пришло письмо, над которым нужно поработать, из контекстного меню Spark можно отправить его в Things с ссылкой на это письмо.

90% всех моих задач создано с помощью глобальных горячих клавиш.

Когда разбирать Inbox, каждый решает сам. Я для себя выбрал утро воскресенья: когда могу с чашкой кофе потратить полчаса-час на планирование недели и месяца (в начале месяца — на планирование декады и так далее).

Чтобы задача ушла из Inbox, ей нужно назначить либо время выполнения, либо проект, либо область ответственности (Area), в которой она будет находиться.

Бывают задачи, которые я не хочу заносить в какой-либо проект или создавать проект «Другое» специально для таких задач, поэтому возможность просто назначить дату выполнения (и убрать задачу из Inbox) — важная часть моей системы планирования.

Задачи с временем выполнения отображаются на специальном экране «Планы» (Upcoming). Там же могут быть данные из вашего календаря, если вы разрешите Things 3 доступ к календарю.

Задачи без времени выполнения можно найти в разделе «В любое время» (Anytime). Туда я заглядываю очень редко, проекты и области ответственности для меня лучше подходят для планирования.

Для организации задач Things 3 предлагает использовать проекты (Project) и области ответственности (Area). Если коротко, то:

• Проект — более двух задач, которые нужно выполнить, чтобы получить результат.
• Область ответственности — «зонтик» над проектами, например, «работа», «деньги», «отношения» и так далее.

Вариантов построения своих областей ответственности огромное количество: кто-то использует Agile Results, кто-то строит на основе «работа/жизнь». Я выбрал что-то среднее и организовал по сферам, где чаще всего нужно моё вмешательство.

Благодаря быстрому поиску, задачи очень просто распределять по проектам и областям ответственности. Так же работают и теги: нескольких букв достаточно, чтобы найти нужное.

Одним из нововведений в третьей версии программы стала возможность добавления заголовков (Headings) в проекты. С их помощью становится визуально понятно, какие этапы ты должен пройти, чтобы достичь цели (выполнить проект).

Кроме того, когда начинаешь думать об этапах достижения цели, придумывать заголовки, задачи становятся яснее или возникают новые, о которых даже не думал, когда создавал проект. За это моё ♥️ команде Cultured Code.

Если задача не настолько большая, чтобы ради неё создавать проект, но несколько условий должны быть выполнены (что по правилам GTD автоматически трансформирует её в проект), в Things можно создать Чек-лист (Checkbox) из нескольких пунктов к выполнению.

Так Things упрощает некоторые концепции GTD, а заодно и жизнь пользователей этой программы. К примеру: есть задача купить определённый набор вещей для какой-то даты, можно создать проект и добавить туда несколько задач или одну задачу со списком. Мне нравится второй вариант, поэтому ещё одно ♥️ отравляется команде Cultured Code.

После разбора задач самое время посмотреть на план недели, его можно найти в разделе «Планы». Команда разработчиков Things всегда отличалась вниманием к деталям, что проявляется в интерфейсе программы и функциях, которые в ней есть (что важно — которых нет).

В разделе планирования можно увидеть планы на ближайшую неделю, а следующим пунктом будет не следующая неделя, а остаток месяца. Зачем показывать каждую неделю, если можно сжать до месяца? Мне кажется, это крутая идея: видишь подробный план недели и всё остальное до конца месяца. Это не засоряет интерфейс программы, но даёт представления о планах, которые будут позже.

Планы на текущий день можно увидеть в разделе «Сегодня» (Today). Если нужно, задаче можно назначить время выполнения, и тогда в назначенное время придёт уведомление. Конкретное время для задачи я ставлю очень редко: только когда нужно, чтобы действие с моей стороны было выполнено в чёткие временные рамки. К примеру: не забыть забрать из офиса какие-то вещи, не забыть заскочить в аптеку после обеда.

В списке «Сегодня» задачи отсортированы по проектам или областям ответственности. Но если нужно дополнительное визуальное распределение, можно добавить их в список «Сегодня вечером» (This evening). Ещё одно ♥️ оправляется команде разработчиков.

Каждое утро я разбираю задачи по двум признакам:

• смогу ли я сделать их в течение дня;
• задачи на вечер.

Задачи на вечер — такие задачи, на которые нужно больше времени, выполнить которые в течение рабочего дня я не смогу. Получается сортировка: рабочие часы, после работы. Одна эта небольшая функция позволяет более гибко планировать день и видеть (в буквальном смысле), какие задачи ты выполняешь днём, а какие вечером.

Конечно, перекинуть задачу на вечер можно с помощью горячих клавиш. Вообще, практически всё, что касается созданиях и обработки задач, можно сделать с помощью горячих клавиш. Мышь не нужна (как и трекпад).

С прогнозом закончили, пора бы и выполнить пару задач! И тут возникает дилемма: если задача уже неактуальна, что с ней сделать? Удалить — тогда не будет возможности сделать анализ отвалившихся задач.

Разработчики Things и тут поработали на славу: задачу можно отменить (не каждый инструмент GTD даёт такую возможность). Отменить можно не только задачу, но и целый проект. Причём если в проекте закрыты не все задачи, Things спросит: «Стоит задачи выполнить или отменить?». Очень удобно.

Выполненные или отменённые задачи отправляются в специальное место «Журнал» (Logbook), где они разбиты по месяцам. Если вам нравится анализировать задачи, которые были сделаны или отменены, — вам туда. Я редко туда заглядываю, но за возможность это сделать хоть изредка — спасибо.

Что касается удалённых задач, они отправляются в раздел «Корзина» и там лежат общим скопом. Анализ задач таким способом не сделать.

Чтобы система не развалилась или не превратилась в бесконечный отпугивающий список задач, нужно делать еженедельную чистку.

Специальных инструментов в Things 3 для этого нет, но зато можно сделать свой вариант с помощью повторяющихся задач и чек-листов в них. Например, можно создать задачу, которая будет напоминать о необходимости сделать обзор целей и задач каждое воскресенье в 9 часов утра. В ней же будет чек-лист того, на что нужно обратить внимание, к примеру:

• разобрать Inbox;
• проверить проекты;
• проверить области ответственности;
• почистить ненужные задачи.

И так далее. Чем подробнее будут инструкции — тем лучше.

После обзора выброшенных неактуальных задач и создания новых проектов с классными идеями можно расслабиться и отдохнуть. У меня эта задача довольно примитивная — «Сделать ревью», а вот Сергей Капличный подошёл к обзору креативно.

Я описал только базовую функциональность программы, за пределами статьи остались гибкая настройка повторения задач, теги, тёмная тема (даже две для iOS), синхронизация задач между устройствами, дедлайны и многое, многое другое. Оно может понадобиться, если хочется углубиться и использовать инструмент на 100%, а может и не понадобиться, если пользоваться только базовыми фишками.

Самое главное, что дают нам подобные инструменты, — возможность спланировать время на работу и отдых. Не забить каждую свободную минуту, как думают некоторые люди. Без отдыха мы не сможем ничего выполнить, и эти инструменты будут просто не нужны.

Things 3 — крутой инструмент как для любителей методологии GTD, так и для тех, кто не читал книг или статей и не хочет заморачиваться. Интерфейс программы настолько понятен, что можно использовать его даже без знания основ GTD. Хотя базовый гайд прочесть стоит.

Если вы ищите идеальный баланс простоты и гибкости, Things 3 — ваш выбор. И мой.

Если остались какие-то вопросы или замечания, пишите в комментариях, отвечу на всё, что смогу.

Если вы уже пользуетесь Things 3 или только планируете, заходите в наш Telegram-чат. Продуктивные советы и не только пишу в свой блог.

#инструменты