{"id":13827,"url":"\/distributions\/13827\/click?bit=1&hash=c40d87c2e9241b4dec3daa5e00aba54f022662a886ce414d47751f3bb544f906","title":"\u0411\u0438\u0437\u043d\u0435\u0441\u044b \u00ab\u043f\u0440\u043e\u0436\u0430\u0440\u0438\u0432\u0430\u044e\u0442\u00bb \u0434\u0440\u0443\u0433\u0438\u0435 \u0431\u0438\u0437\u043d\u0435\u0441\u044b","buttonText":"\u042d\u0442\u043e \u043a\u0430\u043a?","imageUuid":"c56f5afd-b182-533a-9023-5eca56ca88dc","isPaidAndBannersEnabled":false}

Электронные подписи в КЭДО

Всплеск интереса к КЭДО — кадровому электронному документообороту — провоцирует желание разобраться во всех нюансах перехода в цифру. В статье ответим на один из популярных вопросов — как именно заверять электронные кадровые документы и какие виды электронной подписи для этого используются.

377-ФЗ прямо разрешает компаниям вести кадровый документооборот в электронном виде без дублирования на бумаге. Исключение составляют три вида документов:

  • приказ об увольнении;

  • акт о несчастном случае;

  • журнал инструктажа по технике безопасности (правда, в Госдуму уже внесен законопроект, принятие которого разрешит заверять прохождение инструктажей дистанционно).

Все остальные документы можно смело переводить в цифру, и ничего вам за это не будет, кроме снижения затрат на делопроизводство, ускорения процессов и повышения их прозрачности. Компании, уже сделавшие выбор в пользу КЭДО, подтверждают: трансформация дает ощутимые результаты, упрощает коммуникацию с офисными и дистанционными сотрудниками, минимизирует риск ошибок, поднимает престиж бренда.

Как подписать кадровый документ?

Мало просто перейти от бумаги в цифру: большинство документов нужно подписывать, выражая тем самым свое согласие или ознакомление с содержанием. Как происходит заверение в КЭДО?

Для того чтобы подписать цифровой кадровый документ, потребуется электронная подпись (ЭП). Ее легитимность в КЭДО закреплена в 407-ФЗ, 377-ФЗ и Трудовом кодексе.

Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», существует три основных вида ЭП:

  • простая;

  • усиленная неквалифицированная;

  • усиленная квалифицированная.

Все они в разной степени применимы для целей кадрового электронного документооборота.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Этот вид подписи каждый точно использовал и не раз, даже не подозревая об этом. ПЭП представляет собой комбинацию из логина и пароля, которую мы вводим при совершении банковских операций или покупок онлайн, а также когда проходим авторизацию в личных кабинетах.

Простая ЭП подтверждает, что действие совершил определенный человек. Для ее получения не требуется какое-то специализированное программное обеспечение — подпись генерирует площадка, на которой авторизуется пользователь.

ПЭП формируется без подключения криптографических алгоритмов, а значит, является наименее защищенной из всех ЭП. Поэтому в КЭДО применять ее нужно с осторожностью.

377-ФЗ запрещает работодателю использовать простую электронную подпись. Сотрудник может заверять ПЭП кадровые документы, но список исключений из этого правила длинный и включает:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор;
  • договор на получение образования;
  • приказ о дисциплинарном взыскании;
  • согласие на перевод;

  • заявление об увольнении;
  • отзыв заявления об увольнении.

Документы, содержащие государственную тайну, простой электронной подписью заверять нельзя.

Важно, что для обеспечения легитимности ПЭП необходимо:

  • заключить между сторонами обмена соглашение о ее взаимном признании;
  • закрепить легитимность ПЭП в локальном нормативном акте.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

В отличие от простой электронной подписи УНЭП создается с использованием алгоритмов криптографического шифрования, что позволяет не только подтвердить, что документ заверен конкретным человеком, но и отследить все изменения, которые внесены после подписания.

УНЭП представляет собой комбинацию из открытого и закрытого ключа электронной подписи. Закрытый ключ зашифровывает документ, информация о нем конфиденциальна и не передается третьей стороне. Открытый ключ предназначен для проверки электронной подписи и может предоставляться контрагенту.

Получить УНЭП можно в удостоверяющем центре (УЦ), в том числе неаккредитованном, а также самостоятельно, например, через государственное мобильное приложение Госключ.

В рамках кадрового электронного документооборота УНЭП — инструмент выбора для сотрудников, так как законодательство разрешает заверять этим видом подписи все кадровые документы, которые можно вести в цифре, в том числе трудовой договор.

В системе Directum HR Pro УНЭП для сотрудников выдаются прямо в системе

Работодатель с помощью усиленной неквалифицированной ЭП не сможет подписать такие важные документы, как:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор;
  • договор на получение образования;
  • приказ о дисциплинарном взыскании.

Для придания УНЭП легитимности важно не забыть документально закрепить взаимное признание участниками взаимоотношений ее юридической значимости.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

УКЭП, как и УНЭП, формируется с помощью криптографии. Разница в том, что в случае с УКЭП обязательно наличие квалифицированного сертификата подписи с четкой структурой, утвержденной ФСБ (в случае с УНЭП сертификат необязателен, а его структура не регламентирована). Кроме того, УКЭП легитимна по определению, для обеспечения ее юридической значимости никаких дополнительных соглашений между сторонами не требуется.

Получить подпись можно только в аккредитованном УЦ или через приложение Госключ.

В КЭДО использование усиленной квалифицированной подписи для сотрудников избыточно, но для руководителей — это то, что надо, ведь с ее помощью можно подписать любой кадровый документ. Также УКЭП понадобится работникам, которые занимаются учетом персонала в организации: только с такой электронной подписью можно сдавать отчетность в ФСС, ПФР и Росстат.

Использование в КЭДО усиленных электронных подписей делает его легитимным и безопасным. Мы рекомендуем применять УКЭП для работодателей и УНЭП для сотрудников.

В Directum HR Pro усиленные неквалифицированные подписи генерируются прямо внутри системы, которая по сути становится третьей стороной в отношениях работника и работодателя. В спорных ситуациях именно данные из системы будут подтверждать факты заверения, отправки и получения документа.

Артём Пермяков,

директор по перспективному развитию компании Directum

УНЭП + УКЭП = Госключ

Мобильное приложение семейства Госуслуг от Минцифры предназначено для подписания документов с обеспечением юридической значимости. Сегодня в нём можно самостоятельно получить обе усиленные подписи. Для генерации УНЭП потребуется смартфон, подтвержденная учетная запись на Госуслугах и 2-5 минут времени. Для получения УКЭП дополнительно нужен заграничный паспорт нового образца с биометрическими данными и модуль NFC в смартфоне для их распознавания.

Использование Госключа легитимно, безопасно и бесплатно. Этим объясняется возрастающая популярность сервиса — прошло чуть больше года с момента анонсирования приложения, а с его помощью уже подписано более 600 тысяч документов.

В КЭДО Госключ используется в тестовом режиме и показывает хорошие результаты. Так, в компании Directum прошел эксперимент, подтвердивший работоспособность УНЭП Госключа при подписании кадровых документов в системе Directum HR Pro.

Подписать документ через Госключ можно в пару кликов

Универсальность и доступность госсервиса наводит на мысль о том, что он прочно войдет в КЭДО как инструмент подписания.

Госключ — многообещающая разработка, к которой рынок демонстрирует интерес. Есть предпосылки для того, чтобы этот сервис от Минцифры стал универсальным средством заверения любых документов.

Артём Пермяков,

директор по перспективному развитию компании Directum
0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null