Электронные подписи в КЭДО

Всплеск интереса к КЭДО — кадровому электронному документообороту — провоцирует желание разобраться во всех нюансах перехода в цифру. В статье ответим на один из популярных вопросов — как именно заверять электронные кадровые документы и какие виды электронной подписи для этого используются.

377-ФЗ прямо разрешает компаниям вести кадровый документооборот в электронном виде без дублирования на бумаге. Исключение составляют три вида документов:

• приказ об увольнении;

• акт о несчастном случае;

• журнал инструктажа по технике безопасности (правда, в Госдуму уже внесен законопроект, принятие которого разрешит заверять прохождение инструктажей дистанционно).

Все остальные документы можно смело переводить в цифру, и ничего вам за это не будет, кроме снижения затрат на делопроизводство, ускорения процессов и повышения их прозрачности. Компании, уже сделавшие выбор в пользу КЭДО, подтверждают: трансформация дает ощутимые результаты, упрощает коммуникацию с офисными и дистанционными сотрудниками, минимизирует риск ошибок, поднимает престиж бренда.

Мало просто перейти от бумаги в цифру: большинство документов нужно подписывать, выражая тем самым свое согласие или ознакомление с содержанием. Как происходит заверение в КЭДО?

Для того чтобы подписать цифровой кадровый документ, потребуется электронная подпись (ЭП). Ее легитимность в КЭДО закреплена в 407-ФЗ, 377-ФЗ и Трудовом кодексе.

Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», существует три основных вида ЭП:

• простая;

• усиленная неквалифицированная;

• усиленная квалифицированная.

Все они в разной степени применимы для целей кадрового электронного документооборота.

Этот вид подписи каждый точно использовал и не раз, даже не подозревая об этом. ПЭП представляет собой комбинацию из логина и пароля, которую мы вводим при совершении банковских операций или покупок онлайн, а также когда проходим авторизацию в личных кабинетах.

Простая ЭП подтверждает, что действие совершил определенный человек. Для ее получения не требуется какое-то специализированное программное обеспечение — подпись генерирует площадка, на которой авторизуется пользователь.

ПЭП формируется без подключения криптографических алгоритмов, а значит, является наименее защищенной из всех ЭП. Поэтому в КЭДО применять ее нужно с осторожностью.

377-ФЗ запрещает работодателю использовать простую электронную подпись. Сотрудник может заверять ПЭП кадровые документы, но список исключений из этого правила длинный и включает:

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
  
• ученический договор;
  
• договор на получение образования;
  
• приказ о дисциплинарном взыскании;
  

• согласие на перевод;

• заявление об увольнении;
  
• отзыв заявления об увольнении.

Документы, содержащие государственную тайну, простой электронной подписью заверять нельзя.

Важно, что для обеспечения легитимности ПЭП необходимо:

• заключить между сторонами обмена соглашение о ее взаимном признании;
• закрепить легитимность ПЭП в локальном нормативном акте.

В отличие от простой электронной подписи УНЭП создается с использованием алгоритмов криптографического шифрования, что позволяет не только подтвердить, что документ заверен конкретным человеком, но и отследить все изменения, которые внесены после подписания.

УНЭП представляет собой комбинацию из открытого и закрытого ключа электронной подписи. Закрытый ключ зашифровывает документ, информация о нем конфиденциальна и не передается третьей стороне. Открытый ключ предназначен для проверки электронной подписи и может предоставляться контрагенту.

Получить УНЭП можно в удостоверяющем центре (УЦ), в том числе неаккредитованном, а также самостоятельно, например, через государственное мобильное приложение Госключ.

В рамках кадрового электронного документооборота УНЭП — инструмент выбора для сотрудников, так как законодательство разрешает заверять этим видом подписи все кадровые документы, которые можно вести в цифре, в том числе трудовой договор.

Работодатель с помощью усиленной неквалифицированной ЭП не сможет подписать такие важные документы, как:

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
  
• ученический договор;
  
• договор на получение образования;
  
• приказ о дисциплинарном взыскании.
  

Для придания УНЭП легитимности важно не забыть документально закрепить взаимное признание участниками взаимоотношений ее юридической значимости.

УКЭП, как и УНЭП, формируется с помощью криптографии. Разница в том, что в случае с УКЭП обязательно наличие квалифицированного сертификата подписи с четкой структурой, утвержденной ФСБ (в случае с УНЭП сертификат необязателен, а его структура не регламентирована). Кроме того, УКЭП легитимна по определению, для обеспечения ее юридической значимости никаких дополнительных соглашений между сторонами не требуется.

Получить подпись можно только в аккредитованном УЦ или через приложение Госключ.

В КЭДО использование усиленной квалифицированной подписи для сотрудников избыточно, но для руководителей — это то, что надо, ведь с ее помощью можно подписать любой кадровый документ. Также УКЭП понадобится работникам, которые занимаются учетом персонала в организации: только с такой электронной подписью можно сдавать отчетность в ФСС, ПФР и Росстат.

Мобильное приложение семейства Госуслуг от Минцифры предназначено для подписания документов с обеспечением юридической значимости. Сегодня в нём можно самостоятельно получить обе усиленные подписи. Для генерации УНЭП потребуется смартфон, подтвержденная учетная запись на Госуслугах и 2-5 минут времени. Для получения УКЭП дополнительно нужен заграничный паспорт нового образца с биометрическими данными и модуль NFC в смартфоне для их распознавания.

Использование Госключа легитимно, безопасно и бесплатно. Этим объясняется возрастающая популярность сервиса — прошло чуть больше года с момента анонсирования приложения, а с его помощью уже подписано более 600 тысяч документов.

В КЭДО Госключ используется в тестовом режиме и показывает хорошие результаты. Так, в компании Directum прошел эксперимент, подтвердивший работоспособность УНЭП Госключа при подписании кадровых документов в системе Directum HR Pro.

Универсальность и доступность госсервиса наводит на мысль о том, что он прочно войдет в КЭДО как инструмент подписания.