Цифровые решения для выездных инспекций

Привет! Я работаю в агентстве «Полилог», которое занимается разработкой и внедрением цифровых решений для автоматизации проверок. Сегодня я хочу поделиться тем, с какими трудностями сталкиваются наши клиенты при автоматизации своих бизнес-процессов и как это помогает нам при работе над собственным продуктом.

Помимо общеизвестных налоговых, пожарных и санитарно-эпидемиологических проверок, проводимых государством, существует ряд негосударственных инспекций, которыми занимается крупный, средний и малый бизнес. К их числу относятся проверки по охране труда, сертификация продукции и менеджмента, строительные инспекции, проведение различных экспертиз и т. д.

Всего в России зарегистрировано более 10 000 компаний, которые проводят множество инспекций в самых разных сферах деятельности. К числу таких организаций относятся как госорганы, где у штата работа “поставлена на поток”, так и частные компании, в которых сотрудники – эксперты, обладающие глубокими знаниями отраслевой специфики. Но…

…тем не менее, наш опыт показывает: какой бы ни была специфика, основные проблемы

с проведением проверок общие, и пришло время поговорить о них.

Нехватка квалифицированных кадров

Многие проверки требуют узкопрофильных знаний, которыми обладает не каждый специалист. Квалифицированных кадров не хватает и подбор сотрудников для проведения инспекций становится проблемой.

Excel и бумажные отчеты

Несмотря на то, что многие компании уже отказались от стандартных бумажных отчетов, встречаются организации, проводящие инспектирование, в которых вся информация хранится в объемных Excel-таблицах. Данные дублируются, путаются и теряются.

Отсутствие контроля

Находится ли инспектор на площадке и соблюдает ли регламент и правила взаимодействия с проверяемым? Проконтролировать невозможно.

Срыв сроков и несоблюдение регламента

Предыдущая проблема не позволяет выявлять, а главное — предупреждать нарушения. Неправильное планирование или ошибка инспектора оборачивается для организации штрафами, судами, потерей лояльности клиентов и репутационным ущербом.

Разрозненные коммуникации

Для взаимодействия между инспектором и проверяемой организацией используются различные каналы связи: телефонные звонки, мессенджеры, электронная почта, документы в облаке и т. д. Неудобный поиск нужного контакта или информации приводит к нарушению сроков и качества проверки.

Отчетность

В ходе проверки инспекторы собирают данные (фотографии, заметки в телефоне или блокноте) , которые нужно перенести в формы для составления отчета. Из-за использования разных способов хранения информации данные дублируются или вовсе теряются. Перепроверка данных и исправление ошибок впоследствии отнимает большое количество времени.

Отсутствие аналитики

Смысл любой инспекции – получить информацию и на ее основе принять решение (соответствие стандарту, наличие нарушений, необходимость принять меры и т. д.).

Без полной аналитики инспектор не сможет выдать качественное заключение.

Все наши клиенты сходятся во мнении, что единственный эффективный способ справиться с проблемами — автоматизация проверок.

Для выездных и невыездных (инспектирование документов) проверок есть большое количество решений, которые полностью или частично автоматизируют процессы.

Компании, которые используют второй вариант, обычно страдают от последствий «лоскутной автоматизации»:

• одни процессы автоматизированы, другие — нет,

• решения подходят не для всех типов инспекций,

• большинство продуктов сложно интегрируются в существующий ИТ-ландшафт.

Посмотрев на проблемы с инспекциями, мы поняли, что для их проведения нужно комплексное цифровое решение, которое позволит автоматизировать работу на всех этапах проверки – от оценки трудоемкости и выбора сотрудников до отчетности и аналитики. Важно, чтобы с помощью решения можно было оценить сроки и стоимость проведения проверки, необходимое количество сотрудников, их компетенции и загруженность, что решило бы проблему срыва сроков и несоблюдения регламентов.

Проанализировав существующие информационные системы, мы не нашли решения, автоматизирующего все этапы, поэтому на базе собственной BPM-платформы polycode мы разработали систему «Инспектор», которая соответствует вышеперечисленным требованиям и интегрируется с иными решениями (1С, СЭД, СМЭВ, календарем, мессенджерами и другими нужными инструментами).

В 2019 году мы внедрили систему в «Государственном институте лекарственных средств и надлежащих практик» (ФБУ «ГИЛС и НП») — это подведомственное учреждение Минпромторга России, которое инспектирует иностранных производителей лекарственных средств.

В рамках инспекций сотрудники организации проверяют соответствие производственных площадок требованиям к организации производства и контроля качества продукции (GMP) . По итогам проверки Институт формирует и направляет в Минпромторг России соответствующее заключение, на основании которого ведомство принимает решение

о выдаче сертификата GMP, необходимого для поставки лекарств в Россию.

Российский рынок фармацевтики рос, объем импорта оставался стабильно высоким, поэтому каждый год нагрузка на сотрудников ФБУ «ГИЛС и НП» увеличивалась. Например, в 2018 г. Институт провел в 3,5 раза больше инспекций, чем в 2016 г.

Нагрузка росла, а ситуация осложнялась тем, что все данные, с которыми работали инспекторы, хранились в Excel-файлах — это замедляло проведение проверок.

Работа над автоматизацией проверок для ФБУ «ГИЛС и НП» шла в два этапа — разработка и внедрение.

• изучили систему менеджмента качества ФБУ «ГИЛС и НП»,

• ознакомились с нормативно-правовыми актами, которые регулируют процесс инспектирования,

• описали процесс на основе этих документов,

• получили корректировки от сотрудников института,

• внесли необходимые исправления и дополнения,

• составили интерактивные карты процессов и документов для навигации по операциям и данным,

• разработали архитектуру данных,

• настроили систему polycode «Инспектор» по полученной информации.

• создали модель данных;

• настроили маршрутизацию бизнес-процессов;

• осуществили миграцию ранее накопленных данных;

• подготовили обучающие инструкции для сотрудников.

Теперь система ведет исполнителей по настроенным маршрутам бизнес-процессов, и пользователи могут:

• формировать проекты документов на основе сведений, которые ранее были заведены в систему;

• формировать инспекционные группы и их график с учетом информации о занятости сотрудников, их компетентности, расположении производственных площадок и т. д.;

• ставить задачи и оповещать сотрудников о переходе процесса в их зону ответственности;

• автоматически обмениваться информацией с 1С и СЭД.

1. Снизилась нагрузка на сотрудников — в некоторых случаях до 30%.

2. Оцифровано до 60% бумажных работ.

3. Удалось справиться с увеличением количества инспекций без увеличения штата.

4. У каждого сотрудника ФБУ «ГИЛС и НП» появилось автоматизированное рабочее место для сопровождения процессов инспектирования иностранных производителей лекарственных средств для медицинского применения.

В следующих статьях я расскажу о том, какая специфика есть у автоматизации проверок в других отраслях — например, в сфере строительства и производственного контроля.