Автоматизировать — нельзя действовать по старинке

В сложной экономической обстановке умение находить, нанимать и удерживать ценных сотрудников может стать для бизнеса конкурентным преимуществом. И для того чтобы сделать процессы подбора и онбординга эффективнее, HR-специалисты используют автоматизированные системы.

Современный рынок HRM-систем очень разнообразный: есть возможность подобрать продукт по интерфейсу, опциям и функциям. Приобрести готовую систему, которая сделает процесс найма эффективнее, или создать свою – этот выбор каждая компания оставляет за собой. Преимущества и недостатки есть у всех. В этой статье речь пойдет о разработке собственного продукта, который удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. HR-специалисты IT-компании SimbirSoft Ирина и Юлия поделятся своим опытом, рассказывая, почему решили разработать систему для себя, с какими трудностями столкнулись и каких результатов добились.

Начиналось все весьма стандартно: Redmine, большое количество Google-документов, история взаимодействия с кандидатом и сотрудником не велась — словом, не было никакой автоматизации… Но у нас была десктопная внутренняя система для ведения базы сотрудников. В октябре 2015 года ее решили доработать и подключили к проекту senior-разработчиков. В результате система начала быстро развиваться, появилось много новых функций, стала видна история взаимодействия с кандидатами и сотрудниками. Назвали ее Make Talents.

К 2017 году система выполняла свои изначальные задачи, но по мере роста бизнеса потребовались новые функции, а команда разработки перешла на коммерческие проекты. В системе стали появляться баги, её качество стало снижаться. И у нас даже возникли мысли, чтобы заменить ее готовым продуктом, но на тот момент не было системы, которая бы соответствовала всем нашим потребностям.

Помимо Make Talents, мы развивали и другие внутренние сервисы — для подбора команд, оценки проектов и пр. К 2020 году мы объединили их в направление внутренней разработки. Проект получил «второе дыхание» и новую постоянную команду. Сейчас процессы выстроены: релиз один раз в 2 месяца, daily и прочее. В результате мы имеем систему, которая практически полностью удовлетворяет потребностям компании в решении задач, связанных с поиском и управлением персоналом.

Расскажем, какие процессы нам удалось автоматизировать и тем самым добиться прозрачности.

Начнем с заявки на подбор специалистов в штат. С появлением HRM-системы нанимающий менеджер (руководитель направления) может самостоятельно создавать заявки на найм, указывать в ней требования, необходимое количество сотрудников и другие важные при поиске кандидата нюансы. Например, степень владения конкретной технологией или иностранным языком.

Далее руководитель группы подбора персонала распределяет созданные заявки по рекрутерам. Об этом им приходит уведомление, что позволяет оперативно взять в работу вакансию.

На HR-доске рекрутер может просматривать вакансии, с которыми он работает. Здесь же информацию о статусах задач по своим потребностям видит и нанимающий менеджер. Он видит сколько кандидатов и на каком этапе найма они находятся. Также статусы на HR-доске позволяют «не потерять» соискателей и своевременно предоставить обратную связь.

Наверное, основная и самая «вкусная» опция HRM-системы – база кандидатов, которая собирается с согласия соискателей (Примечание. Информация о кандидате хранится в базе в течение срока, указанного в согласии). С помощью парсера, о котором мы поговорим ниже, в разделе автоматизации, можно вносить кандидатов в нашу систему парой кликов. В базе данных может одновременно находиться несколько десятков тысяч человек. Найти нужного сотрудника помогают фильтры: по городам, периоду, когда проходило взаимодействие, технологии и др.

При коммуникации с кандидатами доступно много опций для разных задач, например, закрепить соискателя за конкретной открытой вакансией. Это дает возможность в дальнейшем найти его по установленному статусу: «Резерв», «Отказ кандидата», «Отказ с нашей стороны» и т.д. В профиль может вноситься информация, которая помогает при работе с ним: контактные данные, желаемая должность, уровень владения английским, город (поскольку у нас в штате есть распределенные специалисты со всей страны).

Автоматизированная система полезна не только на этапе найма, но и при дальнейшем взаимодействии с сотрудником. Например, наши менеджеры по адаптации оформляют найм именно в ней, тем самым открывают новому сотруднику доступы к внутренним ресурсам. Здесь же создается испытательный срок, куда менторы вносят отзывы о новых сотрудниках, а специалисты по адаптации фиксируют результаты бесед с ними. Подробнее о процессах онбординга мы рассказывали в прошлой статье.

По завершении испытательного срока к взаимодействию со специалистом подключается менеджер по персоналу. При этом работа продолжается в этой же системе: в ней можно фиксировать все факты общения с сотрудником, его достижения, договоренности и прочее. Увольнение проводится здесь же. После этого бывшему коллеге закрываются все доступы к внутренним ресурсам, с его согласия он получает статус «соискатель».

Отдельно стоит выделить раздел «График отпусков». Специалист может самостоятельно внести данные в систему. При этом он видит даты отпуска коллег, что помогает избежать пересечений.

Автоматизация сыграла огромную роль в оптимизации работы HR-команды. Что же удалось сделать?

Самое полезное для рекрутера – это парсер профиля человека с разных источников. Наши разработчики написали плагин, который позволяет буквально за пару кликов создать профиль кандидата в нашей HRM-системе. При этом он автоматически заполняет контактные данные из резюме и прикрепляет оригинал. Использовать этот плагин можно с согласия человека на самых популярных ресурсах (в установленных законодательством и ресурсами пределах).

Ещё одна из фишек – это автоматическая отправка тестовых заданий кандидатам. Также можно устанавливать сроки, вкладывать документы и назначать ответственных. Выполненное задание автоматически появляется в системе.

Следующая возможность, которая позволила ощутимо оптимизировать ресурсы на найм сотрудников – автоматическая отправка сообщений в мессенджерах и на электронную почту. Раньше рекрутеры тратили много времени при оформлении оффера кандидату вручную. Нужно было оформить письмо специалисту, уведомить всех заинтересованных лиц, внести данные в нескольких документах, а потом все тоже самое, когда кандидат принимал или отклонял предложение.

Автоматизация этих процессов сократила время оформления до 5-10 минут. Теперь достаточно внести всю информацию и условия оффера в форму системы и отправить ее. Письма получают кандидат и заинтересованные лица. Чтобы все узнали о выходе нового сотрудника, теперь тоже достаточно несколько кликов.

Аналитика стала неотъемлемой частью работы HR-специалиста. Мы стараемся считать если не все, то многое, и в этом нам также помогает HRM-система. В разделе «Отчеты» можно получить разные данные по воронке найма, количеству выходов, срокам закрытия вакансии, эффективности того или иного рекрутера и пр.

Хочется также выделить отчет по внутренней реферальной программе «Приведи друга». Здесь можно увидеть, какой кандидат пришел с ее помощью, кто его рекомендовал и статус по прохождению испытательного срока.

Но и это еще не все! Впереди у нас амбициозные планы по развитию системы. Мы понимаем, что чем более автоматизирован процесс работы с кандидатами, тем он эффективнее. И здесь нет предела совершенству. Например, в планах настроить уведомление о месте и времени собеседования, которое автоматически будет приходить соискателю.

Понимаем необходимость продумать и работу с внешними откликами, которые приходят в компанию в большом количестве. Сейчас рекрутеры вносят информацию вручную, и работа с ними занимает очень много времени… Отклики приходят с различных источников: сайт компании, социальные сети, рекомендации, таргетированная реклама и прочее. Важно понимать, какие из них более эффективные и популярные, а для этого необходимо настроить отчеты и аналитику.

В этой статье мы постарались кратко рассказать о нашей системе. Это история, которая, возможно, только началась. Быть может, кого-то еще она вдохновит на создание собственной системы. А мы всегда готовы помочь вам в этом и поделиться своей экспертизой.

Больше кейсов и полезных материалов в наших соцсетях — ВК и Telegram для владельцев продуктов и ИТ-управленцев.