Шаблон таблицы для управления рентабельностью проектов

Деньги на счетах не всегда определяют эффективность компании, а сданный проект не означает прибыль. Расскажем об опыте проектной деятельности в Helpexcel.pro и поделимся полезным инструментом, который используем в работе для выявления проблемных моментов.

Невыгодные проекты — это нормально. Нельзя всегда на 100% точно рассчитать время, особенно когда производственные ресурсы — это люди.

Мы сделали много ошибок, прежде чем поняли, как организовать процесс, считать бюджет, успешно сдавать проекты и планировать новые.

Наша ошибка это всегда время. Что-то не предусмотрели заранее и нужно переделывать часть, кто-то не внимательно прочитал тз и стало еще больше работы.

1. Изменять продукт. Если статистика завершённых проектов не очень, то можно изменить само решение. Упростить или использовать иные методы реализации.
2. Регулировать бюджет. Иногда всё дело только в неправильной оценке. Возможно, в смету нужно заложить больший процент неопределённостей.
   
3. Не работать. Когда потенциальную проблему видно сразу, лучше в неё не ввязываться, чтобы потом не выпутываться. Такие заказы как дорогой кредит.
   

Сначала расскажем про то как все работает.

Это лист в таблице, куда записываются все проекты и их параметры. Проекты сюда могут попадать из CRM по информации от отдела продаж. Можно прикрепить ссылку на «Google Диск», указать ответственных, бюджет и так далее.

Задача — понять, какие проекты тратят много ресурсов. Например, есть оклад 60 тысяч рублей и среднемесячное количество рабочих часов — 160, в идеале автоматически брать из производственного календаря. В конце дня или сразу же записываем, сколько времени было потрачено на проекты.

Сразу видно, насколько рационально были распределены задачи и проекты между участниками процесса.

Которую измеряем как разницу между бюджетом и количеством трудозатрат.

Все сделано простыми формулами. Создание такой таблицы занимает не больше часа. Можно использовать этот шаблон, немного изменив его под свой бизнес.

1. Двойным нажатием на поле с датой открывается календарь. Так удобнее вводить данные.

2. Все значения выпадающих списков регулируются на листе «Справочник». Тут вы можете всё изменить под себя. Кроме выпадающего списка с проектами на листе учета времени.

3. Этот список выводится по проектам из листа проектов. Выводятся все, кроме завершенных.

4. Столбцы, где заголовки серого цвета, — содержат формулы. Не удаляйте их.

5. Защитите от редактирование часть диапазонов, чтобы пользователи не могли ничего сломать.

Выделяем ячейки → кликаем правой кнопкой мыши → выбираем команду «Защитить диапазон».

Если вы дочитали до этого момента и вам интересно, пишите нам, мы проведём бесплатный аудит ваших таблиц и поможем с формулами. Ссылка в начале статьи.

Успехов!