Подсистема «Бюджетирование» в «1С:ERP»: используем по назначению и не только
Бюджетирование в «1С:ERP» — гибкий инструмент, открывающий широкие возможности для финансового планирования и других задач. Что это за возможности и как задействовать их на полную мощность, расскажем на примере кейса нашего заказчика.
Наш постоянный клиент — крупное производство лакокрасочных материалов. Предприятие входит в международную группу компаний. При этом многие внедряемые им практики опираются на опыт именно российского бизнеса. Одна из таких практик — активное применение подсистемы «Бюджетирование» в «1С:ERP».
Подсистема «Бюджетирование» хороша своей гибкостью. В ней множество настроек, благодаря которым можно привести функциональность в полное соответствие с требованиями пользователя. Однако для этого нужно знать, какие именно задачи ставить перед системой.
Сразу скажу, что я пользователь предвзятый: люблю и уважаю 1С и его типовые решения. Стараюсь использовать именно типовую функциональность с минимумом доработок. Это как в диалоге из фильма «Девчата»:-Что там твоя картошка?- А ты про неё ничего не знаешь! Есть картошка варёная, жареная, пареная…То же самое с 1С: нужно уметь пользоваться инструментом.
За 6 месяцев до внедрения: подготовка
Подсистема «Бюджетирование» внедряется довольно быстро — при условии, что заказчик провёл предварительную работу внутри компании. Ниже — список рекомендуемых шагов.
- Сформировать у владельцев бюджетов культуру работы с принятыми ранее показателями эффективности. Тем более, если бюджетирование в компании строится снизу вверх (собственные бюджеты подразделений). У нашего клиента 5 складов в разных точках страны, и расходы осуществляются по всей её территории. Ему необходимо отслеживать всех держателей бюджетов и консолидировать расходы и показатели по функциям. Поэтому важно, чтобы люди на местах понимали свою значимость и влияние на работу организации в целом. Для этого заказчик инициировал ежемесячные общие отчётные собрания для руководителей подразделений.
- Разработать измеримые и достоверные финансовые показатели и «внедрить» их в сознание владельцев бюджетов. Заказчик определил ключевые показатели для всех подразделений: для каждой централизованной службы — от 3 до 5 KPI. Показатели определялись, исходя из потребностей владельцев (не финансовой службы). Далее ввели обязательные еженедельные отчёты по достижению KPI.
- Подготовить мастер-бюджеты на основании данных из бюджетов владельцев. Так, заказчик сформировал бюджетные формы в Excel и провёл бюджетную кампанию до начала нового отчётного периода.
Всё это позволило полностью перевести бюджет и контроль показателей в «1С:ERP» в 5 итераций за 2 года.
2021 год: «проба пера» и адаптация
Разработали систему бюджетов в соответствии с теми KPI, которые предоставили подразделения. Для установки значений по статьям бюджетов с детализацией до аналитики использовали «Экземпляры бюджета» — документы, которые заполняют сотрудники на местах.
Первая бюджетная модель была очень простой. Если у пользователя продуманы статьи и есть нормативно-справочная информация, такую модель можно создать в 1С за 5-10 минут.
Получившаяся таблица очень похожа на Excel — благодаря этому пользователи без стресса адаптируются к новой программе. Но, в отличие от Excel, она может подтягивать исторические данные прошлых периодов и использовать их для вычисления бюджетных данных. Плюс, при внесении изменений моментально обновляется мастер-бюджет, так же созданный в «1С:ERP», и другие связанные формы. Это сокращает трудозатраты финансовых специалистов на поиск и перенос информации и расчёты.
Пример. Сотрудникам производства платят по сдельной системе. Начисление заработной платы зависит от объёма выполненной работы (выпущенных килограмм готовой продукции и пр.). Для подобных расчётов используются нефинансовые показатели — инструмент подсистемы «Бюджетирование», позволяющий назначать, хранить и подставлять в вычисления числовые значения (цены, показатели, нормативы): например, сколько полагается сотруднику за выпуск 1 кг. В результате производству не нужно готовить бюджет ФОТ, поскольку заказчик формирует бюджет продаж, инструментами 1С переводит его в бюджет производства и закладывает в бюджет расходов на прямую оплату труда нефинансовые показатели.
2022 год: полноценное бюджетирование
После того, как сотрудники привыкли работать в 1С, появилась возможность перейти к более сложной бюджетной модели, включающей формы индивидуальных бюджетов для подразделений. Заказчик стал использовать «1С:ERP» не просто как аналог Excel (статьи/периоды/суммы на пересечении), а как полноценный инструмент формирования бюджетов из натуральных показателей. Например, для создания бюджета закупок на основании бюджета производства.
Теперь статьи бюджета декомпозируются до отдельных аналитик (скажем, статья «Аренда помещений» декомпозируется до аналитики «Помещение»). А бюджетный контроль осуществляется в момент покупки — не оплаты: всегда понятно, есть ли на конкретной статье, конкретном показателе конкретного подразделения средства.
Какие преимущества получила компания
- Есть групповые формы отчётности, которые сотрудники обязаны создавать на 5-й рабочий день каждого месяца. Данные для отчётов собираются из системы.
- Есть бюджетный контроль. Благодаря реализованной нами доработке типовой формы «Заказ поставщику», при формировании закупки владелец бюджета сразу видит, превышен ли бюджет или нет.
- Есть отчёт «Оборотная ведомость по статьям бюджета», который расшифровывается в разрезе аналитик бюджетирования. Также видно, какими документами бюджет был установлен или израсходован. Таким образом, все владельцы могут отслеживать состояние своего бюджета в режиме онлайн.
- Есть возможность переноса бюджета (между статьями, аналитиками в рамках статьи, подразделениями и т.д.). При утверждении заявки на перенос изменения в бюджет вносятся автоматически.
- Есть возможность создавать необходимые отчёты. Пользователь может настраивать дизайн отчёта, его структуру, форматирование, задавать финансовые показатели, не прибегая к помощи программистов.
В результате внедрения подсистемы заказчик смог вывести процессы бюджетирования в компании на качественно новый уровень. Теперь он оперативно контролирует доходы, расходы и отклонения от заданных бюджетов. Кроме того, повысилась точность и детализированность данных в бюджетных формах, сократилась доля ручного труда и количество ошибок при формировании финансовых планов.
Хотите добиться похожих результатов и уже задумываетесь о переходе на «1С:ERP»? Специально для вас мы подготовили калькуляторы для оценки внедрения.
Калькуляторы помогают:
- сделать экспресс-оценку и определить «вилку» стоимости,
- обосновать и защитить бюджет проекта,
- понять, за счёт чего можно сэкономить,
- проверить, все ли учтено, чтобы не пролететь с доп. расходами во время реализации.