Назад к будущему цифровых архивов

— Я так полагаю, если делать машину времени, то делать со вкусом! (@Фильм "Назад в будущее")

Управленческая документация, казалось бы, это не та «новая нефть», из которой можно напрямую извлечь прибыль. Но есть сторона затрат и рисков. Архивы нужны, чтобы хранить историю, которая поможет в будущем понять, как были приняты те или иные решения в компании, чтобы ответить на запросы суда или контролирующих органов. Невозможность предоставить информацию может обернуться штрафами и другими неприятностями.

Цифровой след корпоративных решений требует особых подходов. Игнорировать растущие объемы контента становится невозможно. Какой видится тема электронного хранения из 2023 года, рассмотрим в статье.

Как было в 90-х

В 90-х годах казалось, что про электронные архив мы все знаем. Вот сервер, вот общие папки — если права выданы правильно, то у вас есть «электронный архив». Со временем стало понятно, что папки и файлы — это плохой вариант для хранения информации, если с ней работает много людей. То есть для корпоративного электронного архива нужна специальная система.

Параллельно с этим в России формировался класс делопроизводственных систем, которые работали с традиционными журналами учета документов.

До распространения электронных оригиналов документов все оригиналы были бумажные и соответственно и в оперативных и в долговременных архивах хранилась бумага. Для удобства работы часть компаний создавали архивы скан-копий некоторых видов документов, как правило бухгалтерской первички, чтобы можно было быстрее искать документы и готовить их выборки по требованиям ФНС.

Как было в 2000-х

К началу 2000-х годах в мире за классом ИТ-систем, работающих с корпоративным контентом закрепляется термин ECM. Тогда же компания Directum начала работы в этом направлении, уже имея багаж опыта в автоматизации предприятий. С того времени системы для работы с документами и контентом прочно завоевали корпоративный сектор. Они продолжали трансформироваться, сливаться с другими классами.

10 лет назад бумагу постепенно начали заменять электронные оригиналы. Первыми стали счета-фактуры. Приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ были утверждены электронные форматы счетов-фактур, и компании смогли отказаться от бумажных оригиналов. Далее число форматов и видов документов, существующих только в электронном виде или даже в виде записей реестров только увеличивалось.

Как есть сейчас

В результате документооборот стал смешанным. Часть видов документов сейчас существуют только в электронном формате, часть -- только бумажном, а часть видов могут быть как в электронном, так и в бумажном. К этому добавилось, что электронные документы хранятся по-разному -- в множестве информационных систем компаний, а также у операторов ЭДО. Другие существуют просто в виде скан-копий или продолжают жить только в бумаге. При этом, архив в большинстве случаев сдавались только бумажные документы. Объективно архивы не были готовы к приему цифровых оригиналов, либо не пришло время задуматься, так как не подошли сроки передачи документов в архив.

Сейчас этот ком смешанного документооборота в корпорациях достиг внушительных масштабов. Недавно к нему добавились кадровые документы, благо законодательство не стоит на месте. Объёмы электронных документов за прошедшие годы в различных ИС компаний заметно увеличились. А тут и подошли сроки передачи документов на архивное хранение или сроки их уничтожения…

Как будет

Доля электронных документов продолжит расти, но смешанный документооборот продолжит активно существовать как минимум ещё на 10 лет вперёд. Постепенно в документальном фонде на оперативном и архивном хранении будет расти доля электронных оригиналов, вытесняя бумагу.

Законный вопрос: что со всей этой накопленной бумажно-электронной корпоративной историей делать, как теперь этим управлять?

Ответ на него рассмотрим в следующих статьях. А пока собираем ваши вопросы в комментариях. Пишите, что бы вы хотели узнать про цифровые архивы документов для масштабов корпораций.

0
Комментарии
-3 комментариев
Раскрывать всегда