Назад к будущему цифровых архивов

— Я так полагаю, если делать машину времени, то делать со вкусом! (@Фильм "Назад в будущее")

Управленческая документация, казалось бы, это не та «новая нефть», из которой можно напрямую извлечь прибыль. Но есть сторона затрат и рисков. Архивы нужны, чтобы хранить историю, которая поможет в будущем понять, как были приняты те или иные решения в компании, чтобы ответить на запросы суда или контролирующих органов. Невозможность предоставить информацию может обернуться штрафами и другими неприятностями.

Цифровой след корпоративных решений требует особых подходов. Игнорировать растущие объемы контента становится невозможно. Какой видится тема электронного хранения из 2023 года, рассмотрим в статье.

В 90-х годах казалось, что про электронные архив мы все знаем. Вот сервер, вот общие папки — если права выданы правильно, то у вас есть «электронный архив». Со временем стало понятно, что папки и файлы — это плохой вариант для хранения информации, если с ней работает много людей. То есть для корпоративного электронного архива нужна специальная система.

Параллельно с этим в России формировался класс делопроизводственных систем, которые работали с традиционными журналами учета документов.

До распространения электронных оригиналов документов все оригиналы были бумажные и соответственно и в оперативных и в долговременных архивах хранилась бумага. Для удобства работы часть компаний создавали архивы скан-копий некоторых видов документов, как правило бухгалтерской первички, чтобы можно было быстрее искать документы и готовить их выборки по требованиям ФНС.

К началу 2000-х годах в мире за классом ИТ-систем, работающих с корпоративным контентом закрепляется термин ECM. Тогда же компания Directum начала работы в этом направлении, уже имея багаж опыта в автоматизации предприятий. С того времени системы для работы с документами и контентом прочно завоевали корпоративный сектор. Они продолжали трансформироваться, сливаться с другими классами.

10 лет назад бумагу постепенно начали заменять электронные оригиналы. Первыми стали счета-фактуры. Приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ были утверждены электронные форматы счетов-фактур, и компании смогли отказаться от бумажных оригиналов. Далее число форматов и видов документов, существующих только в электронном виде или даже в виде записей реестров только увеличивалось.

В результате документооборот стал смешанным. Часть видов документов сейчас существуют только в электронном формате, часть -- только бумажном, а часть видов могут быть как в электронном, так и в бумажном. К этому добавилось, что электронные документы хранятся по-разному -- в множестве информационных систем компаний, а также у операторов ЭДО. Другие существуют просто в виде скан-копий или продолжают жить только в бумаге. При этом, архив в большинстве случаев сдавались только бумажные документы. Объективно архивы не были готовы к приему цифровых оригиналов, либо не пришло время задуматься, так как не подошли сроки передачи документов в архив.

Сейчас этот ком смешанного документооборота в корпорациях достиг внушительных масштабов. Недавно к нему добавились кадровые документы, благо законодательство не стоит на месте. Объёмы электронных документов за прошедшие годы в различных ИС компаний заметно увеличились. А тут и подошли сроки передачи документов на архивное хранение или сроки их уничтожения…

Доля электронных документов продолжит расти, но смешанный документооборот продолжит активно существовать как минимум ещё на 10 лет вперёд. Постепенно в документальном фонде на оперативном и архивном хранении будет расти доля электронных оригиналов, вытесняя бумагу.

Законный вопрос: что со всей этой накопленной бумажно-электронной корпоративной историей делать, как теперь этим управлять?

Ответ на него рассмотрим в следующих статьях. А пока собираем ваши вопросы в комментариях. Пишите, что бы вы хотели узнать про цифровые архивы документов для масштабов корпораций.