Адаптация сотрудников в 2023 году: как адаптировать новичка с максимальной пользой. Гайд с примерами

Привет! Последние 3 года мы делаем No-code конструктор для разных ниш и очень много для HR. Как результат — удалось сильно прокачать знания об адаптации персонала, и мы созрели, чтобы делиться опытом с коллегами.

Многие наши клиенты либо не делают онбординг новичков, либо используют малополезные книги сотрудников в PDF, которые когда-то сделали для галочки. Мы решили написать небольшой гайд о том, что нужно учесть, если вы создаете или меняете программу адаптации в 2023 году. Вдруг, коллеги прочтут и начнут собирать решения сами :)

Для чего обычно запускают адаптацию?

• Ускорить результаты сотрудника.
• Сократить отток (если он есть).
• Снизить нагрузку на наставников.
• Передать сотруднику ценности компании (актуально на удаленке).

Это крутые цели, но есть нюанс: 60% контента, который получают новые сотрудники, не подходит для достижения этих целей.

Если вы делаете свою адаптацию, то наверняка, используете систему аналитики, которая умеет показывать вовлеченность. У нас такая есть :) По нашим данным, вовлеченность к адаптации снижается на 30-40 % — после первой недели, на 50-60 % — после второй.

Мы проанализировали обратную связь от сотрудников и нашли причины снижения вовлеченности, вот некоторые из них:

• Дают нечеткие должностные инструкции.
• Загружают большим объемом информации в первые рабочие дни.
• Выдают неактуальную информацию.
• Недружелюбно относятся к новичкам.
• Нет структуры, часто всё меняется в процессе.
• Не объясняют программное обеспечение
• Не понимаю своих целей и как их достичь.

Из этого можно сделать вывод, что основная причина негатива и неэффективности онбординга — это контент, который получает сотрудник. Мы решили разобраться в том, как сделать такие материалы, которые вовлекут новичков в адаптацию, повысят их лояльность и мотивацию в первые месяцы работы.

Обычно онбординг персонала проводят так:

• Знакомят с порядком и правилами компании.
• Проводят экскурсию по офису и продуктам.

• Организовывают рабочее место.
• Представляют сотрудника коллегам.
• Знакомят с корпоративной культурой.

Назовем это общей адаптацией – она подойдет всем новым сотрудникам.

Пример общей программы адаптации можете посмотреть здесь: ссылка

Проблема в том, что часто такой универсальной информации бывает мало, чтобы сотрудник нормально влился в новую среду и начал хорошо работать. Почему?

Предположим, что вы приняли на работу менеджера по продажам. Самое ключевое в продажах — знать продукт и уметь работать с клиентом. То есть кроме знакомства с правилами, корпоративной культурой и коллегами, сейлзам важно:

• Изучить продукт.
• Понять методологию продаж.
• Изучить регламенты, систему мотивации и планы продаж.
• Научиться работать со скриптами.
• Научиться работать в СРМ системе и других цифровых инструментах.
• Тренироваться общаться с клиентами.
• Получать обратную связь от наставника/руководителя.

Вначале точно возникнут трудности с освоением этих функций даже у опытных продавцов – ведь в каждой компании свои уникальные процедуры. И это нужно учитывать, когда вы создаете программу адаптации. А еще важно поддерживать нового сотрудника и помогать разобраться в том, что не получается.

Пример программы адаптации менеджера по продажам.

А теперь представим, что вы адаптируете IT-шника на удаленке.

Блок: По данным SuperJob ИТ-специалисты адап­ти­руют­ся на но­вой работе мед­лен­нее всех. Прог­рам­мис­там в сред­нем нужно 111 дней для адап­та­ции. Это связано со слож­ностью ИТ-сфе­ры и уда­лен­ной ра­ботой.

Цель CTO — получить хорошего сотрудника, который знает систему и может самостоятельно исполнять тикеты. Что в этом случае нужно сделать новичку?

• Разобраться в архитектуре системы.
• Погрузиться в новые технологии.
• Решить 10 простых задач.
• Понять, у кого можно узнать необходимую информацию.
• Получить пруф на кодревью.

Здесь мы также понимаем, что сотруднику не хватит общей информации по адаптации, чтобы решать задачи его профессии. Хотя, ему может помочь онбординг, который уже учитывает потенциальные трудности.

Пример программы адаптации IT-специалиста возьмите здесь.

А еще делимся общедоступными примерами адаптации разработчиков в известных проектах: IVI, Dodo Engineering, Badoo.

Как мы видим, цели и шаги онбординга могут отличаться в зависимости от профессии, и программа адаптации должна помогать сотруднику проходить этот сложный этап. Наш главный посыл в том, что новому сотруднику нужно давать информацию, которая поможет решить трудности в его работе ПРЯМО СЕЙЧАС. Это и есть ключ к программе адаптации, которой будут зачитываться, и которая поможет ускорить процесс достижения результата.

С какими трудностями может столкнуться HR-менеджер при создании такой программы?

1.Нет информации о задачах сотрудника.

Как уже отметили, чтобы написать хорошую программу адаптации, нужно понимать задачи, которые стоят перед сотрудником. И на этой основе сделать подходящий контент. Так как HR-менеджер сам не может (и не должен) понимать работу каждого сотрудника, то нужно подключить руководителя функции: он знает, с чем предстоит работать новичку.

Это может быть непростой задачей, поэтому мы подготовили бот-опрос, который можно отправить вашему коллеге и получить нужную информацию: цели, задачи, возможные сложности при адаптации этого сотрудника.

2. Процессы меняются, а значит контент нужно обновлять.

Хорошая программа адаптации всегда содержит актуальную информацию. Этот момент можно контролировать руками, но очень трудоемко. И тут можно использовать цифровых помощников, которые будут напоминать коллегами про актуализацию данных.

3. Нет понимания, насколько эффективно работает программа.

Только аналитика программы адаптации поможет ее улучшить. Прежде всего важно знать: процент открываний и прочтения сообщений, данные о выполнении заданий, обратную связь сотрудника и руководителя. Мы умеем настраивать аналитику, которая покажет все, что вы хотите знать.

Чтобы протестировать персональную адаптацию на коллегах, мы подготовили такой ШАБЛОН. Он может вам САМОСТОЯТЕЛЬНО создать и запрограммировать свой сценарий персональной программы адаптации.

Будут вопросы, обращайтесь..