Административные ассистенты: внутренний YouDo в Skyeng

Рассказывает Анжелика Виноградова, руководитель административных ассистентов в Skyeng.

Ассистенты — «восьмое чудо» в мире бизнеса, которое спасло не один миллион нервных клеток руководителей. Они помогают избавиться от рутины и сосредоточиться на главном. Но у рядовых сотрудников и менеджеров среднего звена персональных ассистентов, как правило, нет. А рутины скапливается не меньше.

Поэтому полтора года назад мы создали отдел административных ассистентов, чтобы облегчить трудовые будни наших сотрудников. За это время такая служба внутреннего аутсорса сэкономила нам около 9,5 млн рублей.

Когда я пришла на должность руководителя отдела ассистентов HR, в нём работало шесть человек, которые занимались одной и той же рутинной задачей — заполнением профилей корпоративных клиентов. Но мы решили, что предоставим время, таланты и руки ассистентов в помощь всем остальным отделам компании, включая сам HR.

Поставить задачу может любой сотрудник Skyeng, ассистенты универсальны (взаимозаменяемы) для любого типа задач, но в то же время у каждого из них есть свой профиль — типы задач, в которых они ориентируются лучше всего благодаря образованию, хобби и опыту работы в компании.

Чтобы определить, подходит ли та или иная задача для ассистентов, ввели два правила: если поставить задачу быстрее, чем сделать самому, и это не требует специальных навыков — ставим. Ещё один нюанс — все административные ассистенты в Skyeng работают удалённо, поэтому задачи, требующие физического присутствия, мы не берём.

Вот как выглядит процесс:

Контролировать постановку и выполнение задач при помощи инструментов вроде Trello и Slack очень просто, все процессы прозрачны.

Такая система оказалась бешено популярной у сотрудников. Сейчас в Skyeng работает уже 18 ассистентов, десять из них — полный рабочий день. Они выполняют в среднем 1800 часов задач в месяц. В среднем стоит это в шесть раз дешевле, чем если бы это делали сами руководители или специалисты. Для сотрудников Skyeng это разгрузка, для ассистентов — опыт и навыки.

Самые частые задачи, которые выполняют ассистенты: рутинная работа с таблицами, перевод аудио в текст или помощь рекрутёрам. Конечно, они не могут сделать синхронный перевод или дизайн-макет, но найти картинку в фотостоках или погуглить на английском — без проблем.

За полтора года существования служба внутреннего аутсорса сэкономила нам порядка 9,5 млн рублей, если считать только прямую экономию.

Ассистенты помогают всем отделам компании, потому работают много и над задачами для разных подразделений. Отсюда их главный вклад в экономию: чтобы воспользоваться помощью ассистента, не нужно тратиться на рекрутинг и адаптацию персонального помощника или ассистента для отдела — достаточно поставить задачу в Trello, и результат будет получен чётко к дедлайну.

Преимущество становится ещё очевиднее, если требуется помощь десяти ассистентов в проекте, который случается раз в год: руководителю не нужно искать и нанимать временных сотрудников.

Чем административный ассистент лучше аутсорсинга? Во-первых, такая служба обеспечивает информационную безопасность. Все наши ассистенты — штатные сотрудники, подписавшие договор о неразглашении, и мы можем без опасений передавать им доступы. Во-вторых, нам не приходится пользоваться услугами посредников, агентств аутсорса. И это, конечно, снижает стоимость выполненной задачи.

Чем больше у вас сотрудников, тем сложнее бизнес-процессы. Чем сложнее бизнес-процессы, тем больше рутины. И ей, как правило, занимаются люди, чьим талантам можно найти лучшее применение.

Высококлассный пиарщик расшифровывает аудиозаписи интервью. Маркетолог, вооружившись онлайн-переводчиком, пытается перевести статью с английского. Опытный менеджер часами вносит данные в таблицы или сортирует материалы по папкам в «Google Документах». Руководитель отдела тратит час, чтобы найти что-то в интернете.

Это задачи, которые не предполагают исключительных знаний и опыта. Все эти люди могли бы принести больше пользы, занимаясь профильными делами. Не говоря уже о том, что необходимость разбираться с такими задачами здорово демотивирует высокоуровневых сотрудников.

Для компании это очевидная экономия человеческого ресурса. Вообразите ситуацию: руководителю отдела маркетинга, который получает 1500 рублей в час, нужно сделать расшифровку записи. Это пять-десять часов работы, то есть 7,5–15 тысяч рублей. Если же делом займется ассистент, который получает существенно меньше, задача будет выполнена не менее качественно. А руководитель-заказчик сможет заняться важными стратегическими задачами.

Вначале мы нанимали студентов, толковых ребят без опыта, которым требовалась дистанционная подработка. Но сегодня к нам приходят молодые люди и девушки с уже полученным высшим образованием, начинающие айтишники. Их цель — набраться опыта, получить красивую строчку в резюме, обзавестись связями.

Очень многие ассистенты работают с нами подолгу, потому что это стабильная работа с регулярной оплатой, которая не требует присутствия в офисе, даёт возможность здорово расширить кругозор и попробовать себя в разных типах задач.

На российском рынке труда подобных вакансий немного, и наши ассистенты заинтересованы в том, чтобы делать работу хорошо и сохранить место.

К тому же отдел административных ассистентов — идеальная «теплица талантов». За обученным и проверенным помощником выстраивается очередь из коллег, которые хотят предложить ему более высокую должность в своих отделах. По моему опыту, хорошему ассистенту предлагают повышение через три-шесть месяцев. Что, опять же, экономит компании время и силы на рекрутинге.

Множество ребят из службы ассистентов уже покинуло этот отдел и перешло в HR, в корпоративные продажи, в маркетинг. И это понятно: ассистенты напрямую общаются с заказчиками-руководителями разных направлений Skyeng, знакомятся и проявляют себя как исполнительных сотрудников. И когда возникает подходящая вакансия, руководители нередко зовут на неё именно проверенных в боевых условиях ассистентов.

#skyeng #hr