Сервисы
Mari Yanchauskayte
7815

Административные ассистенты: внутренний YouDo в Skyeng

Рассказывает Анжелика Виноградова, руководитель административных ассистентов в Skyeng.

В закладки
Аудио

Ассистенты — «восьмое чудо» в мире бизнеса, которое спасло не один миллион нервных клеток руководителей. Они помогают избавиться от рутины и сосредоточиться на главном. Но у рядовых сотрудников и менеджеров среднего звена персональных ассистентов, как правило, нет. А рутины скапливается не меньше.

Поэтому полтора года назад мы создали отдел административных ассистентов, чтобы облегчить трудовые будни наших сотрудников. За это время такая служба внутреннего аутсорса сэкономила нам около 9,5 млн рублей.

Как мы придумали ассистентов

Когда я пришла на должность руководителя отдела ассистентов HR, в нём работало шесть человек, которые занимались одной и той же рутинной задачей — заполнением профилей корпоративных клиентов. Но мы решили, что предоставим время, таланты и руки ассистентов в помощь всем остальным отделам компании, включая сам HR.

Поставить задачу может любой сотрудник Skyeng, ассистенты универсальны (взаимозаменяемы) для любого типа задач, но в то же время у каждого из них есть свой профиль — типы задач, в которых они ориентируются лучше всего благодаря образованию, хобби и опыту работы в компании.

Чтобы определить, подходит ли та или иная задача для ассистентов, ввели два правила: если поставить задачу быстрее, чем сделать самому, и это не требует специальных навыков — ставим. Ещё один нюанс — все административные ассистенты в Skyeng работают удалённо, поэтому задачи, требующие физического присутствия, мы не берём.

Вот как выглядит процесс:

  1. Заказчик ставит задачу по шаблону в Trello.
  2. В течение часа за задачей закрепляется ассистент.
  3. Он пишет заказчику в Slack, получает ответы на вопросы, доступы и начинает трекать время задачи.
  4. После получения результата заказчик оценивает каждую задачу, на основе оценок мы делаем рейтинг ассистентов.
  5. В конце месяца оплата этих часов ассистента списывается на бюджет заказчика.

Контролировать постановку и выполнение задач при помощи инструментов вроде Trello и Slack очень просто, все процессы прозрачны.

Такая система оказалась бешено популярной у сотрудников. Сейчас в Skyeng работает уже 18 ассистентов, десять из них — полный рабочий день. Они выполняют в среднем 1800 часов задач в месяц. В среднем стоит это в шесть раз дешевле, чем если бы это делали сами руководители или специалисты. Для сотрудников Skyeng это разгрузка, для ассистентов — опыт и навыки.

Самые частые задачи, которые выполняют ассистенты: рутинная работа с таблицами, перевод аудио в текст или помощь рекрутёрам. Конечно, они не могут сделать синхронный перевод или дизайн-макет, но найти картинку в фотостоках или погуглить на английском — без проблем.

Как административные ассистенты экономят нам силы и деньги

За полтора года существования служба внутреннего аутсорса сэкономила нам порядка 9,5 млн рублей, если считать только прямую экономию.

Ассистенты помогают всем отделам компании, потому работают много и над задачами для разных подразделений. Отсюда их главный вклад в экономию: чтобы воспользоваться помощью ассистента, не нужно тратиться на рекрутинг и адаптацию персонального помощника или ассистента для отдела — достаточно поставить задачу в Trello, и результат будет получен чётко к дедлайну.

Преимущество становится ещё очевиднее, если требуется помощь десяти ассистентов в проекте, который случается раз в год: руководителю не нужно искать и нанимать временных сотрудников.

Чем административный ассистент лучше аутсорсинга? Во-первых, такая служба обеспечивает информационную безопасность. Все наши ассистенты — штатные сотрудники, подписавшие договор о неразглашении, и мы можем без опасений передавать им доступы. Во-вторых, нам не приходится пользоваться услугами посредников, агентств аутсорса. И это, конечно, снижает стоимость выполненной задачи.

Почему отдел ассистентов необходим крупной компании

Чем больше у вас сотрудников, тем сложнее бизнес-процессы. Чем сложнее бизнес-процессы, тем больше рутины. И ей, как правило, занимаются люди, чьим талантам можно найти лучшее применение.

Высококлассный пиарщик расшифровывает аудиозаписи интервью. Маркетолог, вооружившись онлайн-переводчиком, пытается перевести статью с английского. Опытный менеджер часами вносит данные в таблицы или сортирует материалы по папкам в «Google Документах». Руководитель отдела тратит час, чтобы найти что-то в интернете.

Это задачи, которые не предполагают исключительных знаний и опыта. Все эти люди могли бы принести больше пользы, занимаясь профильными делами. Не говоря уже о том, что необходимость разбираться с такими задачами здорово демотивирует высокоуровневых сотрудников.

Для компании это очевидная экономия человеческого ресурса. Вообразите ситуацию: руководителю отдела маркетинга, который получает 1500 рублей в час, нужно сделать расшифровку записи. Это пять-десять часов работы, то есть 7,5–15 тысяч рублей. Если же делом займется ассистент, который получает существенно меньше, задача будет выполнена не менее качественно. А руководитель-заказчик сможет заняться важными стратегическими задачами.

Вначале мы нанимали студентов, толковых ребят без опыта, которым требовалась дистанционная подработка. Но сегодня к нам приходят молодые люди и девушки с уже полученным высшим образованием, начинающие айтишники. Их цель — набраться опыта, получить красивую строчку в резюме, обзавестись связями.

Очень многие ассистенты работают с нами подолгу, потому что это стабильная работа с регулярной оплатой, которая не требует присутствия в офисе, даёт возможность здорово расширить кругозор и попробовать себя в разных типах задач.

На российском рынке труда подобных вакансий немного, и наши ассистенты заинтересованы в том, чтобы делать работу хорошо и сохранить место.

К тому же отдел административных ассистентов — идеальная «теплица талантов». За обученным и проверенным помощником выстраивается очередь из коллег, которые хотят предложить ему более высокую должность в своих отделах. По моему опыту, хорошему ассистенту предлагают повышение через три-шесть месяцев. Что, опять же, экономит компании время и силы на рекрутинге.

Множество ребят из службы ассистентов уже покинуло этот отдел и перешло в HR, в корпоративные продажи, в маркетинг. И это понятно: ассистенты напрямую общаются с заказчиками-руководителями разных направлений Skyeng, знакомятся и проявляют себя как исполнительных сотрудников. И когда возникает подходящая вакансия, руководители нередко зовут на неё именно проверенных в боевых условиях ассистентов.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Mari Yanchauskayte", "author_type": "self", "tags": ["skyeng","hr"], "comments": 28, "likes": 53, "favorites": 95, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 74085, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Thu, 04 Jul 2019 17:24:08 +0300", "is_special": false }
0
{ "id": 74085, "author_id": 62149, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/74085\/get","add":"\/comments\/74085\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/74085"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 200396, "last_count_and_date": null }
28 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
6

Вот мы и узнали зарплату руководителя отдела маркетинга в Скайэнге.

Ответить
2

Тсс, не пали =)

Ответить
1

Норм — в рамках средних значений для такой позиции.

Ответить
4

Эти "расшифровщики" спустя 5-8 месяцев работы могут пройти внутренний конкурс на позицию в Skyeng и зарабатывать больше, чем те, кто этот диплом им вручил и больше тех, кто этот дипломы продает :) Смотрите глубже. Смотрите в перспективы

Ответить
0

Могут в теории? А IRL? Это распространённая практика?

Ответить
5

"Множество ребят из службы ассистентов уже покинуло этот отдел и перешло в HR, в корпоративные продажи, в маркетинг".

Ответить
1

и это прекрасно

Ответить
4

Интересна формула расчета экономии этих 9,5 млн рублей.
С учетом "В конце месяца оплата этих часов ассистента списывается на бюджет заказчика."

Ответить
0

Думаю, что стоимость времени потреченное сотрудниками на выполнение задач - минус стоимость времени потраченное ассистентами, потраченное на выполнение тех же задач.

Ответить
2

Очень интересно! Обычно делают наоборот - больше рутинных задач заставляют делать самих сотрудников (селф сервис). Никакого одобрения задач, которые ставятся ассистентам, не производится? Сотрудникам доверяют? Какой-то контроль использования ресурсов пост фактум проводится?

Ответить
6

А зачем? Любой другой сотрудник почти наверняка получает большую ЗП, чем ассистент. Любое решение его рабочих вопросов заведомо выгоднее силами ассистента. Пусть хоть всю работу на него скинет. Если сможет :)

Постфактум какой-то контроль есть, но я не слышал о случаях, когда кому-то отказывали в услугах потому что он что-то там не то заказал.

Ответить
–3

А ещё вопрос - ассистенты сидят в офисе вместе с остальными? Или удалённо?

Ответить
2

Статья очень интересная, прочитайте)

Ответить
–9

верим, верим. особенно насчёт красивой строчки в резюме - "по окончании вуза устроился расшифровщиком диктофонных записей"

Ответить
8

а потом вырос и стал менеджером или маркетологом. Явно профитнее, чем официантом или кассиром в маке.

Ответить
6

И что в этом плохого?

Ответить
2

Ребята расшифровщики, если вдруг вам нужна помощь :) t.me/voicybot умеет переводить аудио в текст.

Ответить
0

отличная штука. Пара замечаний.
движок wit.ai распознает примерно 30% от текста. и даже не ставит "неразобрано" или что-то подобное, так что полагаться на него не получится.

движок google наверно будет лучше, но его настройка через JSON и "проекты" не для слабонервных, я еще этот квест не прошел.

Ответить
1

"пожалуйста, говорите чётче"

Ответить
2

очень чистый файл, гугл его распознал с точностью около 90%.
но за бота и то что исходный код открыт на гитхабе огромный жирный лайк.

а яндекс почему отттуда выпилили?

Ответить
0

Это Яндекс выпилили нас :( перенесли все в Яндекс облако и сказали, что нам больше не будут давать бесплатные 5000 распознаваний в сутки, как некоммерческому проекту. Пришлось убрать, а до добавления Яндекс учётки, как с Гуглом, ещё не дошли руки. Ну и Вит теперь бьёт файл на отрывки по 10 секунд и распознает из отдельно (раньше были отрывки в 50 секунд) — тоже нововведение от Фейсбука.

Спасибо, что пользуетесь :)

Ответить
2

интересный опыт и вроде бы, наглядно все понятно. вот на практике как реализовать - думаю не так уж и просто будет =)

Ответить
2

SkyEng нравится мне всё больше. :)

Ответить
0

Очень интересная реализация, интересно как это все контролируется

Ответить
4

Результат работы ассистентов явно контролируется заказчикам.
А для сотрудников, скорее всего, никакого особого контроля нет. Достаточно перформанс ревью.

Ответить
1

Хорошие решения.
И маркетинг в skyeng сильный.
Жаль качество сервиса сильно уступает уровню маркетинга.

Ответить
1

Как же попасть к вам в ассистенты? :)

Ответить
0

SkyEng придумывает всякие прикольные штуки. Однозначно, это круто.

- Не очень понятно почему ассистенты в штате, а не просто на аутсорсе?
- Можно ли ставить личные задачи?
- Почему не заменяют рутину на скрипты?
- Оплата этих часов ассистента списывается на бюджет заказчика. " Т.е. у каждого сотрудника есть бюджет?

Ответить
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ] { "page_type": "default" }