RPA - стоит ли бояться сотрудникам автоматизации

Краткий обзор, что такое RPA и с чем его едят

Директор отдела маркетинга и разработки Гениальный штаб Дмитрий Овакимян рассказывает об одном из самых популярных способов автоматизации труда сотрудников.

В начале XIX века английские рабочие уничтожали станки, так как считали, что машины лишают их работы. В начале XXI века люди боятся программ, которые могут лишить их привычного образа жизни. В СМИ регулярно публикуются прогнозы с перечнями профессий, которые, по мнению экспертов, вслед за машинистками и стенографистами будут преданы забвению благодаря техническому прогрессу.

Одной из самых распространенных технологий, которая должна способствовать цели автоматизации, является Robotic process automation (RPA) - способ, позволяющий настроить программное обеспечение таким образом, чтобы оно полностью имитировало действия человека. Технология RPA является одновременно простым и доступным способом, который позволяет автоматизировать рутинные процессы и при этом не требует процедуры дорогостоящего внедрения в компании. В этой статье мы попробуем разобраться, как работает RPA, каким образом эту технологию используют современные крупные компании и стоит ли начинать тестировать эту технологию в своей компании.

Как работает RPA?

RPA работает как отдельная программа, которую не надо интегрировать с другим программным обеспечением, используемым в компании. Первоначально разработчик фиксирует действия, которые сотрудник совершает при работе над рутинными процессами, а затем формирует сценарий работы программы, полностью повторяющий действия сотрудника. Так, например, можно автоматизировать работу над типовыми договорами: программа сама будет копировать данные из карточки предприятия и вставлять их в форму договора.

Принцип действия RPA в этом отношении наиболее близок к работе программного обеспечения, используемого тестировщиками. Они так же создают отдельную программу, которая повторяет действия человека при работе с приложением, что позволяет выявлять ошибки в разработке. Особенность RPA на ее текущем уровне развития заключается в том, что для разработки RPA не требуется сотрудник, который владеет навыками программирования. RPA-платформы позволяют при помощи простого интерфейса зафиксировать действия сотрудника и перенести их в сценарий работы программы.

С точки зрения стоимости внедрения и окупаемости данной технологии, наиболее дорогостоящим блоком будет являться оплата услуг интеграторов, которые будут устанавливать и обучать работе сотрудников компании. Стоимость одних только лицензий в год может составлять 300 тыс. руб., а услуги интеграторов будут составлять от 1 млн. руб. В дальнейшем сценарии работы сотрудники могут переписывать самостоятельно, а сама программа может работать на наиболее дешевом системном блоке.

Преимущества и недостатки RPA

Очевидным преимуществом RPA является возможность использовать данную технологию при работе с теми программами, которые не предполагают использование API. Особенно часто это можно встретить в компаниях, где исторически используются программы старых версий, которые уже не поддерживаются разработчиком.

В этом случае RPA позволяет создать условный “костыль”, который позволяет изымать информацию из одной программы, передавать ее в другую и совершать последовательность необходимых операций.

Однако возможность последовательно исполнять сценарии действий в графическом интерфейсе разных программ вытекает и главный недостаток RPA. Технология хорошо работает в “коробочных” программных решениях, когда все обновления контролирует пользователь, но может таить в себе неприятные сюрпризы в случае использования облачных решений, которые могут обновиться по решению разработчика. В этом случае даже незначительные изменения расположения элементов в интерфейсе могут привести к тому, что весь сценарий работы RPA не будет выполняться, а сам бизнес-процесс даст сбой.

RPA часто называют “тупой” автоматизацией. Эта технология не подразумевает самостоятельного распознавания интерфейса и не нацелена на решение конкретной задачи. Однако RPA может выступить одним из самых доступных инструментов решения совершенно типовых задач в крупных компаниях.

Кто и как использует RPA

Сегодня главными клиентами интеграторов RPA являются крупные корпорации, в которых рутинные процессы длительное время выполняли сотрудники. Так среди клиентов RPA-интеграторов можно увидеть Сбербанк, Мегафон, Газпром и прочие крупные российские корпорации. При этом глобально среди сфер, в которых RPA можно внедрять наиболее эффективно обычно выделяют области, связанные с приемом и простейшей обработкой информации. К примеру, RPA нередко используют для ответа на запросы контролирующих органов. В этом случае программа получает запрос в типовой форме и готовит на него ответ на основе стандартных баз данных из корпоративных систем.

Также часто применение RPA можно встретить в логистике и интернет-торговле. В этом случае программа проходится по изначально заданному набору данных и в зависимости от задачи может либо собирать данные о товарах и услугах, для формирования собственной витрины (в интернет-магазинах) или же формирует список заказов и собирает стоимость услуг у различных перевозчиков.

Однако наиболее широкое применение на текущий момент RPA получает в сферах корпоративных финансов и бухгалтерского учета. В бухучете RPA могут использовать достаточно широко, начиная от обработки первичной документации и заканчивая формированием простейших бухгалтерских документов.

А что с сотрудниками?

Автоматизацией часто пугают, поскольку предполагается, что внедрение подобных систем неизбежно приведет к сокращению сотрудников. Как ни удивительно, но это не так. Ряд исследований внедрения RPA показывают, что применение подобных технологий чаще всего приводит не к увольнению сотрудников, а к изменению их функционала. Те сотрудники, которые раньше занимались рутинными задачами, начинают заниматься более творческой работой.

Исследователи приводят конкретные случаи внедрения RPA в таких компаниях, как британский оператор О2. Корпорация внедрила более 160 роботов, которые выполняют от 400 000 до 500 000 транзакций ежемесячно, что позволило увеличить показатель возврата инвестиций на 650%. При этом, несмотря на то, что, казалось бы, сотрудников, которые ранее занимались этой работой, можно было сократить, оператор решил оставить их в штате и переобучить для новых задач.

То, что оператор О2 оставил сотрудников в штате связано не с социальными обязательствами, которые взяла компания: подобная практика подтверждалась и в ряде аналогичных случаев, например, в китайской компании Xchanging, которая начала активно внедрять RPA в свои бизнес-процессы. Исследователи связывают это с тем, что автоматизация позволяет увеличить ключевые финансовые показатели и ведет к росту бизнеса, однако переобучение сотрудников для компаний оказывается более выгодным, чем поиск и адаптация новых.

Так что вряд ли мы снова столкнемся с новыми погромщиками станков, как это было в XIX веке. Бояться RPA сегодня стоит не столько сотрудникам, сколько владельцам малых предприятий, которые не имеют возможности инвестировать несколько миллионов для автоматизации труда сотрудников. В будущем внедрение подобных технологий может существенно повысить барьеры входа в бизнес и выдавить тех игроков, которые не смогут эффективно заменить рутинные процессы роботами.