Как перевезти в новый таск-менеджер 35 очередей и десятки тысяч задач: история Mediascope

Mediascope за три с половиной месяца перенесла в Yandex Tracker работу всей компании и данные, накопленные за 10 лет. Как выстроить процессы с нуля в новом таск-менеджере — рассказывает CPO Mediascope Борис Климов.

Mediascope проводит исследования медиарынка и измеряет аудиторию всех медиа в России: телевидения, интернета, радио и прессы. Ежедневный поток входящих данных составляет 2,5 ТБ, а ещё создаётся более 11 млрд записей о событиях в интернете за сутки. И нам важно каждый день поставлять данные клиентам без прерываний.

Мы 10 лет пользовались таск-менеджером от зарубежного провайдера. В 2022 году он сообщил, что больше не поддерживает пользователей из России. И нам было необходимо за 7 месяцев найти замену.

Помимо таск-менеджера, требовалась система видеоконференцсвязи и мессенджер — предыдущий сервис тоже нельзя было дальше использовать. Мы изучили много инструментов и довольно быстро определились, что перейдём на Яндекс 360 для встреч и переписок.

Таск-менеджер пришлось выбирать дольше. Мы искали решение, которое позволит повторить наш производственный процесс с минимальными изменениями. Вот почему мы выбрали Yandex Tracker:

• Мигрировать можно было без перерывов в производстве и поставке данных.
• Tracker поддерживает все наши процессы производства, в том числе процессы управления и планирования.
  
• Из-за схожести с прошлым сервисом и благодаря помощи со стороны команды Yandex Cloud мы оценили, что успеем переехать в Tracker до завершения действия старой лицензии.
  

Сейчас мы используем Yandex Tracker для таск-трекинга, баг-трекинга, планирования ресурсов, PI-планирования, управления проектной деятельностью, поставкой данных, портфелем и продуктами.

У нас было 35 очередей с задачами и десятки тысяч тикетов. И нам предстояло мигрировать их так, чтобы не поломать процессы и не потерять ничего важного.

Команда Yandex Tracker разработала инструмент для переноса отдельных тикетов и очередей со всей историей изменений. Это позволило нам постепенно перевозить отдельные процессы — а не все разом. Плюс нам не пришлось работать над задачами в двух сервисах одновременно.

Весь переход занял три с половиной месяца.

В компании есть правило, что если для задачи, цели или эпика нет тикета в Tracker, то их не существует. Это касается проектной деятельности. А вот в операционной вести задачи в Tracker не обязательно. При этом половина из всех 30 очередей — операционные.

Архитекторы, разработчики, аналитики, саппорт — клиентский и внутренний — практически все, кроме нескольких операционных подразделений, работают в Tracker. Это 541 пользователь.

Мы обычно создаём очередь не под команду, а под разные типы задач внутри проектной деятельности. Например, мы планируем цели на квартал, поэтому есть очередь квартальных целей.

Руководители проектов приносят в неё тикеты (цели), из которых мы формируем портфель и выносим его на комитет. Там для каждой цели смотрим состав работ, планируемые затраты, список подразделений, которые будут вовлечены в работу, и обоснование, зачем эту задачу вообще выполнять. На основе этого решаем, какие цели берём в работу, а какие — нет.

В каждом тикете указано, к какому направлению относится задача (поле «Родительский тикет»), кто её поставил и кто выполняет (поля «Автор» и «Исполнитель») и какие трудозатраты — они оцениваются в story points (SP).

После выбора целей комитет собирается каждые две недели для контроля статусов. Сортировать задачи можно по продукту, направлению, исполнителю, статусу, дедлайну и другим параметрам.

На этих же встречах можно предложить цель и в середине квартала, если она критичная. Тогда мы понижаем приоритет какой-то другой задачи и заменяем её более важной.

Тимлиды и проджект-менеджеры смотрят задачи по своим проектам на досках — сейчас их 134. Некоторые сотрудники делают личные доски, чтобы отслеживать свои задачи, но для этого скорее удобнее дашборд.

Для автоматизации процессов пользуемся триггерами. Например, сделали триггер для оценки.

Ещё есть триггерные правила для добавления тикетов на доски, чтобы их не приходилось переносить руками. И правила для отмены задач, у которых нет родительских тикетов, то есть которые не привязаны к цели, инциденту или истории пользователя. Без этого непонятно, зачем делать задачу, и без триггера её бы пришлось искать и отменять руками.

В одном сценарии мы связали Tracker и Yandex Forms: сотрудники, которые не пользуются Tracker, заполняют форму для обращения в саппорт. После этого автоматически создаётся тикет.

Очень полезная для нас возможность — то, что в Tracker можно создавать любое количество подзадач. До этого мы 10 лет жили с ограничением в три вложенные задачи — этого не хватало.

При миграции стоит учитывать, что Tracker требует больше административного ресурса, в частности из-за ролевой модели выдачи прав, особенностей жизненных циклов задач и типов тикетов. По оценке наших админов, нагрузка увеличивается до двух раз. При этом донанимать сотрудников не пришлось: Tracker, как и прошлый таск-менеджер, поддерживают два админа.

Пока нам в Tracker не хватает более верхнеуровневого планирования, чтобы можно было видеть цели по конкретному продукту — сотрудники ведут такие таблицы отдельно. Возможно, это получится реализовать с помощью портфеля проектов, который Yandex Cloud планирует добавить в Tracker.

Ещё раньше у нас был плагин для планирования отпусков, смен, сверхурочной работы. В Tracker такого нет — теперь ведём это в Excel.

Особенность, которая будет для кого-то плюсом, а для кого-то минусом, — что некоторые действия в Tracker можно выполнить только через API, например посмотреть список скрытых полей. А что-то можно сделать руками, но проще всё равно с помощью скрипта. Так что мы написали скрипты на Python под самые частые действия: сопоставление ёмкости команд с оценками, выгрузка и загрузка отчётов, план-факт по продукту или цели за период.

Мы выстроили в Tracker работу весьма специфического бизнеса — исследовательской компании. У нас нет типовых задач, а одна очередь не привязана к одной команде, как это обычно устроено в продуктовой разработке. Тем не менее базовые функции Tracker покрывают все самые важные сценарии, а для нестандартных задач мы придумываем кастомные решения внутри Tracker.

Подписывайтесь на Telegram-канал Yandex Cloud, чтобы узнавать еще больше новостей и историй об IT и бизнесе.

Другие истории наших партнеров и клиентов, которые активно читают наши подписчики:

• Как найти будущих сотрудников техподдержки ещё в вузе: опыт Yandex Cloud
  
• Как оживить данные из таск-менеджера с помощью BI-инструментов
• «Мы экономим компаниям 150 000 рублей»: как ReText.AI создал текстовую нейросеть для профессионалов