Как выбрать корпоративный интранет-портал для бизнеса

Корпоративный портал, или интранет — это бизнес-инструмент. Он повышает эффективность работы сотрудников и автоматизирует бизнес-процессы. Компании экономят рабочее время, снижают расходы, масштабируются и больше зарабатывают.

В статье мы разобрали все критерии по выбору интранет-портала. Читайте, чтобы не ошибиться.

Это единая онлайн-система. Пространство для общения сотрудников компании. Портал дает менеджерам полный доступ к данным компании. А также – к инструментам и сервисам для выполнения задач.

Современный корпоративный портал решает многие задачи бизнеса.

Вот его ключевые возможности:

Внутренние коммуникации

Сотрудники могут общаться между собой, узнавать важную информацию и быть в курсе новостей компании.

Управление задачами и проектами

Команды и менеджеры могут эффективно организовывать, отслеживать и выполнять задачи в рамках различных онлайн-проектов.

Управление документацией

На портале можно хранить и искать нужные документы. И совместно работать в них целыми командами.

Аналитика и отчетность

Портал поможет оценить эффективность работы сотрудников и показатели компании. Посмотреть выручку, прибыль, расходы, маржинальность.

Корпоративный портал помогает организации закрывать свои бизнес-цели и задачи. Это прямо влияет на рост и развитие компании. А также улучшает связи между сотрудниками, партнерами и клиентами.

Что ещё делает интранет:

Если ваша команда знакома с этими проблемами – задумайтесь о внедрении интранет-портала компании:

Портал сильнее вовлечёт сотрудников в корпоративную культуру, снизит объем операционной рутины, станет драйвером роста бизнеса.

Правильно выбрать корпоративный портал – сложная задача.

Обратите внимание на:

Цели и потребности компании

Определите, какие вопросы должен решать интранет.

Это может быть: усиление коммуникации между сотрудниками, управление бизнес-процессами, сбор базы знаний.

Функциональность

Проанализируйте внутри вашей компании, какие бизнес-процессы должен закрывать софт.

Удобство использования

Интерфейс корпоративного портала для сотрудников должен быть простым и удобным.

Так компания получит много плюсов. Время выполнения задач сократится, адаптация новичков ускорится, нагрузка на техподдержку снизится, ценность корпоративного контента возрастёт.

Скорость и производительность

Убедитесь, что система легко справляется с большими нагрузками и одновременной работой всего штата вашей компании. Это важно для потенциального масштабирования бизнеса.

Безопасность и конфиденциальность

В портале должны быть механизмы аутентификации, авторизации и шифрования данных. Они защищают персональные данные и коммерческую информацию.

Интранет-портал должен иметь функцию «управление правами доступа». Так вы сможете устанавливать уровни доступа к коммерческой информации. Например, менеджер по продажам не сможет увидеть задачи генерального директора.

Гибкость

Не стоит забывать, система должна подстраиваться под бизнес-процессы организации. А ещё – легко масштабироваться и адаптироваться к росту и развитию бизнеса.

В целом, гибкость обеспечивает интеграцию портала с внутренним и внешним софтом компании.

Интеграция с внешними сервисами

Узнайте, может ли ваш корпоративный портал интегрироваться с внешними системами. Например, электронной почтой или бухгалтерией от 1С. Это позволит ускорить весь бизнес в целом.

Стоимость

Учитывайте не только расходы на лицензию или подписку. Посчитайте, сколько будет стоить внедрение, поддержка, обучение сотрудников и обновление системы в горизонте 2-3 лет.

Отзывы и кейсы

Изучите кейсы других компаний, которые уже используют корпоративный портал. Особенно – обращайте внимание на примеры из вашей отрасли. Не стесняйтесь задавать вопросы IT-директорам и коллегам по цеху – сегодня это абсолютно нормально.

Поддержка и обновления

Убедитесь, что IT-продукт регулярно обновляется. Это залог постоянного развития и гарантия технологической прокачки вашего бизнеса.

Сегодня наступило время прорывных технологий. Компании, которые первыми начинают использовать новинки в «операционке» – становятся лидерами.

Автоматизация бизнес-процессов

Согласовать документы, оплатить счёт, сделать рассылку — такая рутина занимает несколько часов. Интранет-портал автоматизирует эти рабочие процессы.

Например, роботы уведомят сотрудников о просроченных дедлайнах и напомнят об отчётах.

Ускорение адаптации новых сотрудников

Адаптация новичка в компании занимает от двух до шести месяцев. Корпоративный портал поможет человеку освоиться в коллективе и погрузиться в рабочие процессы. Даже если он работает удаленно или распределенно.

Например. На портал можно загрузить данные о сотрудниках компании – их имя, должность, телефон и почту. Так новобранец быстрее разберется в иерархии и будет знать, к кому и по каким вопросам обращаться.

В Базе знаний портала можно хранить должностные инструкции, гайды, чек-листы, вебинары, корпоративные кодексы.

Рассмотрим прокачку онбординга сотрудников на примере ГК Меркатор Холдинг. Это лидер рынка дорожно-коммунальной техники в России и СНГ.

Компания с штатом в 500+ сотрудников установила себе корпоративный портал Битрикс24 и дала новичкам возможность чувствовать себя увереннее и проще в первые дни работы. А не бегать с вопросами к коллегам, ментору и руководству.

Поддержка корпоративной культуры

Интранет-портал будет фантастически полезен, если у вас несколько филиалов в разных городах или часть ваших сотрудников на удаленке.

В ленте новостей можно постить объявления и анонсы мероприятий, проводить опросы. А также – приветствовать новичков, поздравлять коллег с днем рождения и хвалить лучших сотрудников за достижения.

Коллеги будут в курсе всех событий, даже если они на больничном.

Не забывайте. Сотрудники работают эффективнее, когда их публично хвалят перед коллегами. Корпортал позволит регулярно постить сообщения с важными достижениями команд.

Оптимизация документооборота

Кабинетная рутина убивает настрой и мотивацию – беготня за подписями может отобрать несколько рабочих часов сотрудника. С корпоративным порталом этот процесс ускорится в разы.

Например, ГК Меркатор Холдинг оцифровала полностью всю бюрократию внутри компании. Теперь юридическое согласование документа запускается за несколько минут. А вся цепочка утверждения занимает около 20 минут вместо 2-3 часов.

Работа в одном «окне»

Инфошум – колоссальная проблема корпоративной культуры. Беготня между вкладками и программами съедает огромное количество энергии и мешает фокусироваться.

Сотрудник может найти в интранет-портале всё, что ему нужно для работы — мессенджер, таск-трекер, видеозвонки, хранилище файлов.

Корпортал даёт сотруднику возможность работать в одном «окне».

Это позволит человеку сфокусироваться на важных задачах. Он не будет отвлекаться на сообщения из семейных чатов или новый YouTube-ролик любимого блогера.

Работа в мобильном приложении

Скорость и мобильность бизнеса – ключевые драйверы культуры предпринимателей сегодня. Современные корпоративные порталы дают своим пользователям мобильные приложения для работы «с колес» и на ходу.

Давайте рассмотрим, почему мобильное приложение – незаменимый инструмент для вашей команды:

Сокращение расходов и рост доходов бизнеса

Автоматизация рабочих процессов убивает рутину. Сотрудники получают больше времени. Они могут потратить его на решение стратегических и креативных задач – это принесёт деньги вашему бизнесу.

Например. Система сама сформирует отчет по продажам за месяц. А сотрудник потратит это время на создание важной презентации для клиентов.

Внедрение интранета – не просто IT-задачка. Это часть стратегии преобразования компании.

Основатели и топ-менеджеры бизнеса должны поддерживать эту политику. Расскажем о базовых этапах внедрения.

Диагностика

Поймите, на каком уровне оцифровки находится бизнес. Какие процессы сейчас работают, а какие — стоят? Оцените ресурсы организации. Взгляните на свою компанию с высоты птичьего полёта. Попробуйте создать карту текущих бизнес-процессов.

Приоритеты

У каждой компании есть своя «боль». Поговорите с руководителями и создайте список проблемных зон. А потом – приоритезируйте их.

Выбор ПО

Список проблем готов? Изучите локальный рынок IT-компаний, которые разрабатывают и внедряют корпоративные порталы.

Проанализируйте все варианты с учётом ваших требований, бюджета и сроков. Выберите оптимальный.

Обучение

Переход на новый софт — это вызов для всей команды. Возможно, сотрудники будут сопротивляться.

Покажите им, что новая система — это не только новые обязанности, но и новые возможности. Она поможет работать быстрее и эффективнее.

Тестирование

Перед тем как полностью перейти на новую систему, протестируйте её. Убедитесь, что все работает именно так, как вы планировали. Даже при максимальных нагрузках.

Реализация

Теперь, когда все проверено и готово, можно начать внедрение. Делайте это поэтапно – начните с самых приоритетных процессов.

Оценка и корректировка

Ваша цель после внедрения корпоративного портала – отследить промежуточный результат. Изучите, как автоматизация влияет на бизнес. Найдите потенциальные точки роста для следующих улучшений.

Так оцифровка станет не просто внедрением новой технологии. Она станет стратегией адаптивности и эффективности вашей компании.

Запаситесь терпением. Мы подготовили несколько рекомендаций – они помогут легче трансформировать компанию:

Соберите информацию о пользе портала для команды

Любое изменение в работе – стресс для сотрудника. Обязательно расскажите коллективу, какую пользу им принесут нововведения.

Заручитесь поддержкой руководителей

Донесите до топ-менеджеров, что цифровые изменения необходимы. Пусть каждый руководитель проведет собрание в своем отделе и расскажет сотрудникам о важности внедрения портала. И сам покажет работу софта в действии.

Найдите единомышленников среди сотрудников

Такие люди расскажут коллегам, как система сделает их работу удобнее и эффективнее.

Например. Сотрудник тратил 30 минут на вбивание в базу данных нового клиента. Корпортал поможет ему делать это за 2-3 минуты.

Начните с главного

Сначала внедрите базовые инструменты портала. Например, календарь или таск-менеджер.

Когда сотрудники привыкнут, можно будет добавлять и другие функции.

Общайтесь с коллективом

Спрашивайте команду, что работает хорошо, а что — не очень. Возможно, какие-то функции портала вообще не нужны вашим сотрудникам. Удалите их.

Коллеги могут не понимать, как пользоваться некоторыми инструментами корпортала. Поймите, где находятся пробелы. Удалите их через обучение.

Эта политика поможет команде быстрее привыкнуть к новому порядку работы.

Битрикс24 — это полноценный корпоративный портал с огромным количеством функций. Он организует работу сотрудников компании в едином информационном пространстве.

В Битрикс24 есть:

Онлайн-сервис помогает автоматизировать рабочие процессы и повышает эффективность бизнеса.

Вот несколько параметров – ориентируйтесь на них, чтобы подвести итоги внедрения корпоративного портала для сотрудников:

Уровень вовлеченности сотрудников

Замерьте частоту и длительность заходов пользователей на портал.

Скорость выполнения операционных задач

Оцените, сколько времени нужно сотруднику для стандартных действий на портале. Например, внести информацию о продаже товара.

А потом сравните, сколько времени менеджер тратит на такую же операцию без использования интранета.

Степень доступности данных

Как быстро сотрудники могут найти и получить нужную информацию на портале.

Количество ошибок

Отследите снижение числа неверных действий и персональных ошибок сотрудников после автоматизации бизнеса.

Тональность обратной связи от команды

Опросите сотрудников, чтобы узнать их мнение об интерфейсе, функциональности и удобстве интранета.

Соберите отзывы от всех отделов компании. Пусть коллеги расскажут, как изменилась их работа.

Финансовая оценка проекта

Ориентируйтесь на два важных показателя:

ROI (Return on Investment): насколько окупаются инвестиции в корпоративный портал.

Сокращение издержек: насколько удалось сократить расходы компании после внедрения интранета.

Например, компания Нафтагаз стала первой буровой компанией в России, внедрившей свой Интранет.

В итоге, корпорация ежегодно экономит от 4 млн рублей за счёт внедрения электронных форм. И от 6 млн рублей благодаря прямому доступу сотрудников к личной информации.

Сравнение «до» и «после»

Зафиксируйте операционные показатели компании до внедрения – скорость выполнения задач, количество ошибок, временные затраты. Сравните их с цифрами и графиками «после».

Информация о показателях «до» позволит оценить уровень цифрового прогресса вашего бизнеса.

Важно делать все эти замеры регулярно. Корпоративный портал должен постоянно развиваться и оптимизироваться.