Как работать с фрилансерами: FAQ для предпринимателей

Где искать и как выстраивать отношения с удаленными исполнителями эффективно, безопасно и легально.

Всем привет! Ваша компания уже оценила преимущества работы с фрилансерами?

Моя фирма уже успела это сделать с момента начала пандемии. И вот что хочется сказать: сотрудничество с удаленными специалистами обходится мне дешевле и приносит больше плодов, чем работа со штатным персоналом.

Я не только экономлю на аренде офиса, но также могу нанимать нужных профессионалов из любых стран, причем с адекватными запросами по оплате труда.

Благодаря пандемии я узнал, что не обязательно набирать сотрудников, которые согласны только на перегретую рынком столичную зарплату. Можно найти действительно толковых замотивированных ребят, заинтересованных в труде, но с меньшими запросами.

Честно скажу, я удивился, когда погуглил и узнал, что за последнее время в России стало на 25% больше фрилансеров, а на 2022 год их количество составляло 22 миллиона человек (сейчас, конечно, уже больше).

Причем наша страна обгоняет по темпу роста числа самозанятых Индию и Канаду, входя в ТОП-10 государств во всем мире.

За несколько лет работы с фрилансерами я накопил достаточно опыта, сталкиваясь с определенными трудностями в плане взаимодействия с проектными специалистами и находя пути решения.

Теперь я точно знаю, где найти удаленных профессионалов, как грамотно выстроить с ними работу и поддерживать конфиденциальность компании.

Надеюсь, мой опыт пригодится тем, кто собирается сотрудничать с фрилансерами на удаленке и хочет получать от этого максимум пользы и выгоды.

Многие собственники и руководители бизнеса предпочитают работать с фрилансерами потому, что оплачивать проектного сотрудника для них выгоднее, чем держать штатного. Работодатель стремится сэкономить, а фрилансер — заработать больше, поэтому нужно уметь оценивать реальную стоимость задач и обсуждать это с исполнителями.

Когда мы нанимаем фрилансеров, обращаем внимание на следующие факторы:

Совпадает ли рассказ фрилансера с реальностью.
Необходимо запрашивать контакты предыдущих работодателей и смотреть сами работы, о выполнении которых рассказывает специалист. Это стандартная практика при подборе.
Как фрилансер называет цену.
Если человек округляет цену (например, 50 000 руб) — это звучит как цифра, взятая «с потолка». Цена как в супермаркете (49 999 руб) — тоже подозрительна и похожа на попытку манипуляции.
Как скоро фрилансер отвечает на сообщения.
Если специалист подолгу (по часу и дольше) не отвечает вам уже на этапе первоначальных переговоров, это плохой знак: скорее всего, в работе он будет также игнорировать дедлайны и ваши вопросы.

Что касается цены — попробуйте разобраться в том, что вкладывает в стоимость работы сам фрилансер.

Как правило, это среднерыночная ставка, особенно за работу с понятным результатом, требованиями и сроками. Если же вам нужно решить нестандартную задачу, которая потребует непонятного количества времени и правок — будьте готовы к тому, чтобы заплатить больше.

Также можно руководствоваться следующими рекомендациями:

Пользоваться советами экспертов. Если вы не разбираетесь в вопросе и не знаете рыночные расценки на нужную работу — задайте эти вопросы тем, кто знает.

Сравнивать цены и опыт. Рассмотрите нескольких кандидатов и сравните их сметы. Как правило, у начинающих специалистов цены ниже, как и квалификация. Оценить это вы можете, запросив портфолио и отзывы на фриланс-биржах.

Оценивать не час работы, а результат проекта. Рассчитайте, сколько специалистов и за какой срок справятся с задачей. Имеет смысл сравнить цену с предложениями агентств — они всегда стоят дороже из-за наценки на имя, но это сравнение поможет вам договориться с фрилансером на более низкую цену. При этом если вам нужен только один специалист, то это делать не обязательно.

Оценивать работу фрилансера в контексте ожидаемой прибыли. Этот способ — подсчет разницы между доходом и расходом — понадобится в случае, если вы работаете в инновационной или слишком закрытой нише, где рассчитать стоимость работы заранее невозможно.

Биржи фрилансеров — это интернет-площадки, где заказчики размещают задания и выбирают подходящих исполнителей из откликнувшихся. Чтобы разместить задание, достаточно указать любой размер оплаты.

Список самых популярных российских фриланс-бирж:

Kwork: разработка и IT, соцсети, реклама, дизайн, SEO и трафик, переводы, тексты, бизнес и жизнь, аудио, видео.
Work-zilla: биржа самого широкого профиля — задачи от написания реферата до озвучки текстов или создания субтитров.
FL.ru: обучение, консультации, переводы, 3D графика, анимация и флеш, сети и инфосистемы, переводы, полиграфия, фотография и многое другое.
VC.ru: известный блог для маркетологов, дизайнеров и разработчиков с джоббордом и биржа для размещения объявлений о разовых проектах.
Freelance.ru: биржа фрилансеров из РФ и СНГ, специалисты разных профилей от инженерии и архитектуры до бытовых услуг.

Чтобы понять, нужно ли заключать договор с фрилансером, давайте разберем, какие преимущества это дает.

В России немногие заключают договоры для работы с фрилансерами, однако юридически зафиксированные договоренности все же весят значительно больше, чем переписки в Telegram.

Фиксирует оговоренные сроки работы.
Подтверждает факт выполнения работы и передачу прав на результат заказчику, а также позволяет компании официально провести расходы.
Предупреждает невыполнение сторонами оговоренных обязательств.
Утверждает договоренности: обсуждение, приемка результатов и оплата происходят быстрее, когда все договоренности зафиксированы заранее.

Компания-заказчик не платит налоги, работая с фрилансером — налог на свой доход он платит самостоятельно как самозанятый.

• Предмет договора

Намерения и общее описание необходимых работ.

Исполнитель обязуется оказать Заказчику услуги, а Заказчик обязуется принять и оплатить следующие услуги: … (далее – «Услуги»).

󠀠󠀠

• Заказы

Описание конкретных задач — основных и дополнительных, критерии их оценки.

Договор является рамочным. Стороны согласуют объём, срок и порядок выполнения заданий (далее — Задания) в заказах (далее — Заказы).

󠀠

• Материалы

Указание на то, что материалы для выполнения задания будут переданы заказчиком, и уровень ответственности.

Например, если для проекта используется устаревшая информация, то ответственность за конечный результат будет поделена между обеими сторонами.

Заказчик обязан предоставлять Исполнителю информацию и материалы (далее — Материалы), необходимые для выполнения Задания.

󠀠

• Представители

Кто со стороны заказчика является point of contact для исполнителя.

Стороны назначают своих представителей для решения вопросов по Договору (далее — Представители).

󠀠

• Субподрядчик

Потенциальные участники работ. Например, верстальщик сайтов воспользуется услугами коллеги-дизайнера, и это прописывается здесь вместо оформления трехстороннего договора.

Исполнитель вправе привлекать для выполнения Заданий третьих лиц (далее — Субподрядчики) без согласования с Заказчиком.

󠀠

• Финансовые условия

Как и куда будут отправлены деньги. Стоимость работ и порядок выплат указываем в Заказе.

Обязательства по оплате считаются выполненными с момента поступления денежных средств на корреспондентский счёт банка получателя.

󠀠

• Сдача и приемка работ

Порядок приемки работ, сроки проверки результатов и внесения правок с обеих сторон.

После выполнения Работ по Заданию Исполнитель направляет Заказчику: результат (далее — Результат) и акт сдачи-приёмки (далее — Акт).

󠀠

• Интеллектуальная собственность

Когда к заказчику переходят права на пользование продуктом исполнителя. Если используется решение третьей стороны — необходимо договориться и с ними или заплатить за коммерческое использование.

Вознаграждение Исполнителя за отчуждение исключительного права на РИД включено в стоимость Работ

󠀠

• Конфиденциальная информация

Какая информация может (и может ли!) быть разглашена. Здесь же указываем, когда исполнитель сможет разместить проект в своем портфолио.

Стороны признают конфиденциальной и обязуются не разглашать следующую информацию (далее — Конфиденциальная информация): содержание Договора и Заказов; Материалы; Результаты; переписку по Договору.

󠀠

• Ответственность

Кто и как будет нести ответственность за ошибки, как взимается оплата в случае задержек любой из сторон.

Ответственность Сторон ограничена стоимостью работ по Заказу, в рамках которого допущено нарушение.

󠀠

• Форс-мажоры

Какие обстоятельства считаются форс-мажором и как в этом случае меняется ответственность.

Ни одна из Сторон не будет нести ответственность за полное или частичное неисполнение своих обязательств по Договору, если оно будет следствием обстоятельств непреодолимой силы (далее — Обстоятельства).

󠀠

• Споры

Порядок решения споров между сторонами в досудебном порядке и суд на случай, если туда потребуется обратиться.

При возникновении разногласий Стороны обязуются урегулировать их в досудебном порядке в срок не более 30 (тридцати) календарных дней с момента получения претензии.

󠀠

• Документооборот и документация

Контактные лица с обеих сторон и официальные способы передачи информации на проекте (электронная почта или бумажная).

Стороны признают надлежащим согласование рабочих вопросов по Договору, передачу и согласование Результатов и документов по электронной почте.

󠀠

• Срок действия и условия расторжения

Начало работы с фрилансером (конец не указываем, так как задачи могут потребовать разного времени. Условия расторжения — сколько времени есть у сторон для окончания сотрудничества (в случае конфликта, например) и как оплачивается прерванный проект.

Договор вступает в силу с даты его подписания обеими Сторонами и заключается на неопределённый срок.

С оплатой работы фрилансеров внутри России проблем не возникает — деньги можно переводить между картами или на аккаунты.

Вот, например, популярные способы перевода денег по России:

Внутрибанковский перевод.
Перевод по номеру телефона — это быстро и без комиссии.
Система Быстрых Платежей (СБП).
Это переводы для юрлиц и физлиц без комиссии в пределах лимита — до 100 000 рублей в месяц, от сумм свыше этого лимита комиссия уже взимается. Система работает для банков, являющимися участниками СБП — таких в России уже более 200, полный список можно посмотреть на сайте СБП.
Перевод по номеру карты.
Так же просто, как перевод по номеру телефона. В банковском приложении нужно найти «Перевод другому человеку» — «По номеру карты». Нет комиссии в рамках лимита, который нужно уточнять у банка.
Метод «стягивания».
Получатель вводит в мобильном приложении данные карты отправителя, с которой он хочет списать средства для перевода. Для этого отправитель должен передать данные CVV, поэтому использовать такие переводы в работе с малознакомыми лицами не рекомендуется.
Перевод по реквизитам счета.
Реквизиты карты и счета указаны в мобильных приложениях — вы копируете их и передаете отправителю для проведения перевода.

С российскими фрилансерами все более-менее ясно. С иностранными сложнее — непонятно, где их искать и как им платить, ведь после введения санкций все сильно усложнилось. Мы выбрали несколько площадок, которыми пользовались для поиска удаленщиков за рубежом.

Monster Jobs (через VPN). Джобборд с разделом work from home. Бесплатная публикация вакансий при условии, что вы оплатили эту возможность (есть 3 тарифных плана).

Remoters (без VPN). Популярный хаб для удаленщиков с бесплатным джоббордом и подборкой полезных инструментов для работы с удаленной командой.

Fiverr & Upwork (через VPN). Задачи можно размещать бесплатно, однако оплачивать работу с российской карты сложно, т.к., ее нужно проводить через биржу. Обе площадки подходят для поиска контактов — Fiverr скорее для небольших разовых задач, а Upwork для более длительных и сложных проектов.

Linkedin (через VPN). Поиск исполнителей по хештегам, постам или через «друзей друзей».

Сарафанное радио. Вспомните, не слышали ли вы от знакомых бизнесменов об их сотрудничестве с, например, разработчиком из Узбекистана? Задайте вопросы о фрилансерах и опыте работы с ними тем, кто уже пользовался их услугами.

Самое сложное в работе с иностранными исполнителями — оплата труда.

На первый взгляд кажется, что составить и заключить письменный договор не так сложно — переработать и дополнить договор для отечественных фрилансеров, и готово.

Однако есть нюансы.

Если вы работаете официально и подаете отчетность в налоговую инспекцию — у них могут возникнуть вопросы к регулярным переводам на один и тот же счет без подтверждающих документов.

Финансовые отправления сейчас тоже сопровождаются сложностями. Часть российских банков по-прежнему работает со SWIFT, но предлагает высокие минимальные суммы платежа и комиссии.

Если вам нужно переводить крупные суммы (например, вы работаете не с одним фрилансером, а с компанией по проекту в целом) — вам могут пригодиться наши рекомендации по работе с иностранными контрагентами.

Соблюдайте требования налогового законодательства в отношении наличных/безналичных расчетов с зарубежными контрагентами. Если банк требует пояснить, кому и за что вы переводите средства — предоставляйте исчерпывающую информацию.
В противном случае платеж будет отменен.

Подбирайте банк, который работает с нужной вам валютой. Многие банки осуществляют переводы в различных национальных валютах, помимо USD и EUR. Если контрагенту удобно получать оплату в национальной валюте — это отличный вариант.

Проводите валютные переводы не в USD или EUR, а в более безопасных национальных валютах. Альфа-Банк, ВТБ и Росбанк уже работают с переводами в Китай в юанях, а Сбер и Росбанк можно сделать переводы в армянских драмах и белорусских рублях.

Платежный сервис «Золотая корона».
Переводы в страны ближнего и дальнего зарубежья с помощью отделений банков-партнеров или салонов связи крупных операторов. Курс валюты устанавливает сам сервис.

Платежный сервис Kwikpay.
Можно переводить деньги в СНГ, Вьетнам, Грузию, Австрию, Грецию, Италию, Францию, Германию — всего в 40 стран по всему миру. Переводы работают с карт Visa, Mastercard и «МИР» с комиссией 0–5% от суммы. Лимиты на размер переводов в месяц, количество переводов в день и курс конвертации скоро будут указаны на сайте Kwikpay.

Система СБП для ближайшего зарубежья.Российские банки планируют наладить Систему Быстрых Платежей (СБП) с ближним зарубежьем. Уже сейчас клиентам ВТБ и Альфа-банка доступны переводы по СБП в Киргизию, Узбекистан и Таджикистан.

Деньги поступают мгновенно с комиссией от 0.5% (ВТБ) до 1.95% (Альфа-банк), минимум 30 рублей. Такие переводы доступны даже для клиентов подсанкционных банков.

Этот способ денежных переводов подходит и для приезжающих в Россию трудовых мигрантов, и для находящихся в странах СНГ россиян, получающих зарплату на карты российских банков.

Россияне давно знакомы с криптовалютой. Суть ее — любой вид валюты в цифровой или виртуальной форме, защищенный криптографией (специальным шифром).

Это платежная система, в которой транзакции не подлежат проверке банками и центральным регулирующим органом. Также часто используются стейблкойны. Это криптовалюты, цена которых привязана к курсу реальной валюты — евро или доллара.

Рынок криптовалюты может нести риски для тех, кто никогда не отправлял или не получал валюту этим способом.

Для перевода денег с помощью стейблкойнов нужно установить приложение-кошелек, настроенное на нужную валюту. Потом необходимо выбрать цифровую биржу или обменник, где эта валюта есть — в обменник сначала внести рубли для покупки криптовалюты, а на бирже самостоятельно обменять рубли на монеты.

Когда криптовалюта в кошельке — переводим деньги в любую точку мира по счету или карте. Чтобы в России получить деньги в криптовалюте — даете реквизиты отправителю, и он направляет деньги сразу на ваш счет.

Как работодатель могу сказать, что мне выгодно нанимать фрилансеров из стран, где более низкая стоимость жизни — их расценки ниже, чем у российских специалистов.

Поэтому в свое время мне понадобилось искать способ организовывать работу и оплату труда таких исполнителей. Для этого существуют различные сервисы, объединяющие заказчиков из России и фрилансеров-исполнителей по всему миру.

Я пользуюсь сервисом EasyStaff (Изистафф).

Работа выглядит так: у моей компании подписан B2B-договор с Easy Staff и я перевожу деньги им на счет, а Easy Stuff уже отправляет оплату исполнителям, которые выполняют для меня работы.

Также Изи Стафф направляет и мне, как заказчику, и фрилансеру, закрывающие документы, соответствующие требованиям надзорных органов, чтобы можно было вести учет по сделке, где бы ни находился исполнитель.

Благодаря работе через Eazy Staff, моя компания не платит НДФЛ — это делает фрилансер по месту нахождения, так как работа ведется не по трудовому договору, а по договору услуг.

Кроме того, это помогает мне экономить на ФОТ: час разработчика из условной Беларуси обходится дешевле, чем час разработчика в России.

Мне неважно, в какой стране физически находится фрилансер и в какой стране он платит налоги. Юридически для меня исполнителем является компания IziStaff, с которой заключен В2В-договор, и она же берет на себя риски работы с зарубежными исполнителями.

На мой взгляд, платформа Изи Стафф удобна для обеих сторон сделки, так как не требует сложной регистрации и предоставляет правильно оформленные закрывающие документы.

Я знаю, что на рынке есть и другие подобные сервисы, но пока что у меня нет желания менять этот, так как я привык с ним работать и все процессы уже налажены.