Шаблоны, поиск рисков и подписи: 10 сервисов для работы с документами

Всем привет! На связи Embedika, мы занимаемся разработкой ИТ-решений для бизнеса на базе машинного обучения и анализа данных. Сегодня наш Lead Product Manager Ярослав Ращупкин расскажет про сервисы, которые помогут сделать работу с документами проще и быстрее, а также снизят риски ошибок, повысят точность и скорость обработки информации.

Время — один из самых ценных ресурсов в современном мире, особенно для бизнеса. Однако часто его значительная доля уходит на рутинную работу с бумагами.

Диадок поможет вести всю цепочку документооборота: создавать и отправлять документы, получать их и подписывать, проводить сверку взаиморасчетов. Сервис подходит всем юридическим лицам, в том числе ИП. Благодаря обширной клиентской базе можно большую часть документов с контрагентами перевести в электронный формат.

Стоимость: все входящие документы бесплатно, тарифные пакеты от 250 исходящий документов — 7,6 рублей за документ.

Удобный сервис обмена документами для ИП и физических лиц, есть возможность работать с фрилансерами. Внутри сервиса можно бесплатного создать подпись УНЭП и подписывать документы со смартфона. Преимуществом сервиса является мультиплатформенность — работать в нем можно как с телефона, так и с ПК.

Стоимость: от 6750 рублей

При «ручной» проверке договоров высок риск ошибок из-за человеческого фактора. Например, легко можно упустить нежелательные формулировки: штрафы, неудобные сроки оплаты, отчуждение интеллектуальных прав и ограничения ответственности.

Сервис Contract by Embedika на основе ИИ разработан совместно с порталом Гарант и юридическим департаментом Siemens. Он подсвечивает для сотрудника пункты договора, на которые следует обратить внимание, а также дает рекомендации по изменению формулировок.

Стоимость: бесплатно.

Правильно написать заявление или составить претензию к контрагенту поможет конструктор документов. Сервис Doczilla включает десятки шаблонов с возможностью редактирования различных документов: договоров, доверенностей, заявлений, протоколов. Они составлены профессиональными юристами, которые специализируются в самых разных отраслях бизнеса.

Стоимость: от 1000 рублей, также есть несколько бесплатных шаблонов.

Сервис помогает управлять закупками, продажами и предоставлением услуг. Он упрощает работу с поступлениями и списаниями, оптимизирует выставление счетов и актов.

Кроме финансового документооборота сервис предлагает и аналитику расходов и доходов. С помощью сервиса можно отслеживать данные с разных банковских счетов: распределять их по проектам, прогнозировать кассовые разрывы и считать рентабельность.

Стоимость: 14 дней тестовый период. Далее от 2499 рублей в месяц.

Сервисы от Google и Яндекс предоставляют бесплатные веб-аналоги Microsoft Word, Excel и PowerPoint. С их помощью удобно совместно работать над текстами, презентациями и таблицами: нет множества файлов с разными версиями документа, все сохраняется в облаке, изменения видны всем. Инструменты доступны всем, у кого есть аккаунт.

Стоимость: бесплатно.

Чтобы внести правки в PDF-файл необходим доступ к исходному документу в инструменте, где он был создан. С помощью веб-сервиса Ilovepdf можно сжимать файлы для отправки по почте или в мессенджерах, удалять и добавлять отдельные страницы, разделять и совмещать файлы.

Стоимость: бесплатно.

С помощью облачного сервиса можно быстро подписать документы, не требующие моментальной отправки контрагенту. Поставить электронную подпись можно на файлы различных форматов: PDF, Word, Excel, сканы и фото.

Электронная подпись подтверждает авторство и защищает подписанный документ от внесения изменений.

Стоимость: бесплатно.

Инструмент на основе ИИ помогает искать данные о продуктах во всех внутрикорпоративных системах — находят релевантную информацию и объединяют ее в единый файл. Например, можно быстро создать документ с бизнес-требованиями к продукту или руководство для пользователя. А также подготовить краткие отчеты по встречам, исследованиям клиентов или просто объемным документам. Из минусов — сервис поддерживает только английский язык.

Стоимость: бесплатно.

Нейросеть помогает распознать данные из 23 разных типов документов, сохраненных в формате PDF. Среди них: паспорт и загранпаспорт, водительское удостоверение, СНИЛС, ИНН, СТС, ПТС, банковские карты, полисы ОМС и многие другие. Алгоритм очищает изображение от искажений, выравнивает страницу документа и быстро извлекает данные из файла. Сервис может быть интегрирован с любой современной системой электронного документооборота.

Стоимость: бесплатный тестовый доступ.