Мини-сервис складского учета своими руками

Google-таблица (+ Telegram-бот ) для ведения учета небольшого склада, которую можно сделать за день.

В закладки

Хочу поделиться простым и банальным, но удобным решением, которое помогает поддерживать порядок в оборотных средствах одной компании. Возможно, некоторые читатели увидят способ решения проблемы и смогут оптимизировать свои процессы практически без усилий.

Напишу сразу, о чем статья

Для одного проекта мы создавали Telegram-бота, который вводит данные в Google Таблицу — обычные операции прихода и расхода складских позиций. Сотрудники без доступа к основным данным вносят учетные операции со своего мобильного устройства, а вся информация копится в нехитрой Google табличке. Самое главное — формулами считаются остатки и обороты склада.

Покажу на примере, как это работает

В Telegram-боте есть две кнопки — приход и расход:

Выбираем нужный пункт и в появившемся меню вводим нужную категорию.

Соответственно, появляются номенклатуры, относящиеся к выбранной категории.

Делаем выбор номенклатуры, далее вводим количество, цену и вводим комментарий, если необходимо.

Объявление на vc.ru
Право
Товарные знаки для тех, кто ведёт бизнес в интернете: защищаем домен, управляем отзывами и контролируем конкурентов
Казалось бы, регистрация брендов в Роспатенте — это история про заводы и предприятия: вот наша одежда, еда или…

Все подобные операции записываются в соответствующий лист таблицы: приходные операции на лист «приходы», расходные на лист «отгрузки».

На этом заканчиваются действия пользователя. Приступаем к анализу данных.

Расчет сводных остатков и оборотов склада

Отчеты строятся на двух одноименных листах таблицы. Строятся формулами на основе учетных листов.

Так выглядит отчет по остаткам склада:

Отчет устроен таким образом, что если поменять поле номенклатуры в этой таблице, данное поле меняется в меню бота. То есть получается полноценная модель, которая настраивается пользователем.

Ниже приведен отчет по оборотам склада, который строится в динамике за выбранный год в количестве отгрузок и их суммы в рублях:

Попробуйте сами

Вы можете сами протестировать бота, ввести операции, отследить их в таблице и увидеть изменение отчета.

Бота можно найти в поиске Telegram по имени: @storage_accounting_bot

Данные прилетят в таблицу, расположенную по ссылке:

Она доступна только для просмотра, но этих прав вам будет достаточно, чтобы увидеть введенные вами операции и обновления в отчете.

PS: Ни в таблице, ни в боте нет никакой рекламы, скрытых продаж и ссылок на сайт. Только истинная мотивация показать множеству предпринимателей решение общей проблемы. Знаю точно, что у многих компаний микробизнеса бывает неразбериха с материальными ценностями.

Не стесняйтесь выражать свою точку зрения в комментариях. Отвечу всем честно почти на любой вопрос. Пользуйтесь случаем, спрашивайте про доходы и личную жизнь.

{ "author_name": "Артём Медведев", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 22, "likes": 11, "favorites": 90, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 91853, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Sat, 09 Nov 2019 20:35:23 +0300", "is_special": false }
Маркетинг
Перемен! Новая модель монетизации как способ остаться востребованным на рынке
Мы живем в непростом 2020 году, в котором квест «Как сохранить бизнес?» прошли все предприниматели: от основателей…
Объявление на vc.ru
0
22 комментария
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
1

То, что данные вводятся с мобилы - весьма неплохо. Но ведь любой склад все равно оперирует документами (если действует по закону, конечно). Накладные пока никто не отменял. То-есть получается два возможных варианта: 1. Накладные формируются автоматически из ваших гугл таблиц, к которым имеете доступ только вы, 2. Накладные формирует склад, а это двойная работа. Если тн формируются автоматически, то материально ответственное лицо становится заложником корректного поведения вас либо вашего бота и в случае вашего косяка при работе с таблицей или сбоя бота, учёт идёт коту под хвост, а кладовщик имеет бледный вид и несёт за это ответственность. Если вариант второй - то на фига это все вообще? :) интересно как вы это предусмотрели.

Ответить
1

Это пока чисто прототип нашей идеи и один из наших очень простых кейсов, который работает в микрокомпании.

1.Накладные модно выдавать после формирования операции через чат бота
2. Можно сделать так, чтобы пользователь мог отредактировать и пересоздать накладную в интерфейсе чат-бота или таблицы.
3. Есть еще идея сканировать штрих-код камерой телефона. В таком случае не нужно будет выбирать номенклатуры и категории. Будет удобно при массовых операциях или большом количестве номенклатур.

Мы все хотим как то немного разнообразить свою проектную деятельность и выпустить простой продукт по подписке. Скоро выпустим учет финансов поскольку это простая штука на наш взгляд. И следом планируем склад. Работаем над этим параллельно с основной деятельностью, уже вот вот расскажем всем.  

Ответить
1

Да, идея супер.
Я тоже все пилю свое облако для склада и финансов https://u4et.ru/trademaster
Интересно как будет вести себя система при большом количестве строк в таблицах, даже эксель начинает тормозить от 10 тыщ строк.
Второй вопрос, наверное будет сложновато в такой концепции реализовать партионный учет. Я так понял сейчас среднеарифметический.

Ответить
0

Сервис крутой делаете. Кто-то уже должен наконец заменить 1с)

Ответить
2

Кто ж его заменит, он же памятник)))

Ответить
1

Давно уже пора появиться решению, способному составить конкуренцию 1С. Чтобы у пользователей был выбор не только между 1С и 1С)

Ответить
0

Информацию можно хранить в бд и выводить в таблице либо в виде сводных отчетов или ограниченными выборками по запросу пользователя.
Таблицы можно запрограммировать, встроить интерфейс, поэтому партионный учет тоже возможен. Только вопрос нужно ли это иметь в таблицах?) Есть множество обкатанных годами удобных сервисов для складского учета.

Ответить
1

согласен. Ваше преимущество в открытости и легкости системы, лишнее городить, закопаться в бесконечности. 

Ответить
1

А куда делся первый пост?

Ответить
0

vc распубликовали. Говорят, что категория не та. 

Ответить
1

Мда. А перенести им религия не позволяет :(

Ответить
2

Раньше переносили, сейчас поменялось что то видимо.

Кстати, может вы в курсе. У меня раньше было более менее не плохое количество просмотров. Но по незнанию, я дублировал статьи в свои соц сети и сайт и меня видимо стали занижать в выдаче песочницы. Есть ли смысл дальше бороться и выкладывать сюда оригинальный текст или лучше новый акк создать?)

Ответить
1

Смысл бороться есть всегда :)

Ответить
1

Ага, иначе скучновато)

Ответить
1

Ваще хз )

Ответить
0

Ок, продолжим бороться

Ответить
1

Артём, напиши мне в телеграмм есть пару вопросов ir_mm

Ответить
0

Не нашел вас в телеграме (скрин прикрепил). Попробуйте вы меня найти: https://t.me/aartmedvedev

Ответить
0

А если сотрудник с доступом увольняется то как ему ограничит доступ к телеграмм боту?

Ответить
0

В настройках

Ответить
0

Здравствуйте. А как настроить бота под свою скопированную таблицу? это платно?

Ответить
0

Напишите мне в телеграм, подскажу.
@aartmedvedev

Ответить

Комментарии

null