Зачем на самом деле внедрять «1С:Документооборот»?
И подойдет ли 1С:ДО вашей компании? В этой статье рассмотрим возможности инструмента и сравним его с аналогичными решениями. А узнать больше о практике и кейсах внедрения вы можете 7 декабря на онлайн-митапе «Автоматизация сложных бизнес-процессов в 1С».
Бизнес в России неумолимо цифровизируется вот уже третье десятилетие. В нулевые компании подключали почтовые клиенты и пакеты офисных программ, в 2010-е — внедряли первые учётные системы а сегодня пионеры цифровизации уже вовсю осваивают искусственный интеллект.
При этом значительная доля организаций ещё не преодолела первый рубеж. Согласно данными консалтингового агентства «Команда-А», 36% компаний всё ещё находятся на начальной ступени дигитализации, где в «цифру» переведена лишь часть процессов. Так, например, если на ЭДО многие уже перешли, то управление процессами, учёт и планирование рабочего времени, проектный учёт автоматизированы далеко не у всех.
В этой статье мы расскажем об «1С:Документообороте» — инструменте, возможности которого простираются от стандартного обмена электронными документами до автоматизации длинных цепочек бизнес-процессов в кросс-функциональных командах.
Когда пора внедрять 1С:ДО?
- Обработка документов отнимает слишком много времени. Документы задваиваются, возникают ошибки и путаница с разными версиями. А ещё их сложно найти, особенно если у предприятия несколько офисов. Иногда поиск бумаг может занимать до 30% рабочего дня сотрудников.
- В компании есть кросс-функциональные бизнес-процессы. Как следствие, в согласование документов вовлечены сотрудники разных подразделений. Отследить, на чьей стороне мяч, сложно. Ещё сложнее наладить бесперебойную коммуникацию между отделами. Из-за этого страдают сроки обработки документов.
- Предприятие готовится к росту. Появляются новые филиалы, формируются отделы, открываются новые рынки сбыта… Вместе с тем растёт и объём документации. Для эффективного управления документами нужны унифицированные формы и формализованные процессы.
- Не выполняются требования к информационной безопасности. В компании отсутствует архивация документов, важные данные, в том числе конфиденциальные, хранятся без мер предосторожности. Существует риск утечки и фальсификации информации.
Как 1С:ДО облегчает жизнь сотрудникам?
- Руководителям. «1С:Документооборот» Ставит контроль сотрудников, включая выполнение регламентов и соблюдение сроков задач, на поток. Обеспечивает прозрачность системы согласования и возможность получать информацию о решениях всех участников цепочки по каждому документу — даже когда в процесс вовлечены несколько подразделений.
- Бухгалтерам. Позволяет упорядочить первичные документы, в том числе с применением адресного хранения, тем самым предотвращая потери и гарантируя полный учёт. Благодаря этому легко определять, какие документы согласованы, а какие — ещё нет.
- HR-менеджерам. Помогает реализовать КЭДО через встроенную интеграцию с «1С:ЗУП». Даёт возможность автоматизировать доведение до персонала изменений в локальных нормативных актах (ПВР, положениях о премировании, коммерческой тайне и пр.). И даже может стать платформой для создания корпоративного портала компании.
- Сотрудникам отдела продаж/закупок. Можно использовать для согласования коммерческих условий. Обеспечивает доступ к текущему статусу коммерческих документов (договоров с контрагентами, соглашений, заявок на закупку и оплату, спецификаций и пр.) и возможность отслеживать историю согласования и редактирования.
- Юристам. Позволяет отслеживать стадии согласования и узнавать информацию о предыдущих этапах. Систематизирует документы для судебных дел и локальные нормативные акты компании. Сохраняет историю редактирования всех документов и договоров.
- Менеджерам проекта. Всегда отображает актуальное состояние проекта (прогресс выполненения задач, сроки и статусы). Помогает управлять задачами даже в кросс-функциональных командах.
- ИТ-специалистам. Расширяет экосистему программных продуктов 1С через интеграцию. Может стать инструментом для получения задач (Service Desk). Обеспечивает высокий уровень безопасности и конфиденциальности данных.
1С:ДО и аналогичное ПО: сравнительный анализ
На рынке присутствует ряд отечественных ECM-систем, в целом сопоставимых по функциональности: Elma365 ECM, Directrum RX, Docsvision. Однако всё больше предприятий выбирают «1С:Документооборот»: за последние 5 лет количество внедрений корпоративной версии выросло на 7,5%. Почему?
- Интеграция. Если компания использует другие конфигурации 1С, продукт той же экосистемы для неё предпочтительнее. Появляется возможность быстрой бесшовной интеграции, а сотрудникам не нужно привыкать к незнакомому ПО.
- Цена. В «1С:Документообороте» есть необходимый набор инструментов для делопроизводства и работы с договорными документами, а также дополнительная функциональность, включающая управление бизнес-процессами, проектное управление, учёт и планирование рабочего времени. Всё это делает его полноценной ECM-системой, которая при этом на порядок дешевле конкурентов. А если ранее компания внедрила другую конфигурацию 1С, приобретённые клиентские лицензии будут работать и для новой программы — ещё одна возможность сэкономить.
Теперь о минусах. Кому-то «1С:Документооборот» может показаться слегка устаревшим. Например, пока аналоги уже используют возможности искусственного интеллекта для рутинной обработки документов, у 1С похожее решение реализовано только во вспомогательной конфигурации «1С:Распознавание первичных документов». То же можно сказать об интерфейсе и логике программы: новым пользователям бывает трудно разобраться, как выполнять те или иные операции. В то же время те, кто ранее уже работал в 1С, чувствуют себя как рыба в воде и быстрее осваивают широкую функциональность программы.
Ниже мы подробнее разобрали отличия в функциональности популярных ECM-систем.
Преимущества владения 1С:ДО
Фирма «1С» сумела составить список из аж 250 (!) преимуществ данной системы. Мы же расскажем о самых главных.
- Баланс цены и качества. «1С:Документооборот» — это функциональность рейтинговых ECM-систем за меньшие деньги. В отличие от некоторых аналогов, владельцам не нужно платить за дополнительные модули. Все функциональные возможности уже входят в комплект поставки.
- Развивающаяся платформа. «1С:Предприятие 8» — современная платформа, на базе которой фирма «1С» реализует целую экосистему продуктов, закрывающих бизнес-потребности большинства компаний. А открытый код конфигураций даёт возможность кастомизировать типовые решения под отраслевую специфику.
- Лёгкая интеграция. «1С:Документооборот» бесшовно интегрируется со всеми типовыми 1С. Также предусмотрено несколько технологий для обмена данными со сторонними системами.
- Поддержка со стороны вендора. Поставщик регулярно выпускает обновления, предоставляет все необходимые справочные материалы и проводит обучение и мероприятия для обмена опытом. Ещё один плюс — развитая сеть партнёров-исполнителей. Выбрать среди них «своего» помогают статусы «ЦКД» и «Кандидат в ЦКД» — их фирма «1С» присуждает партнёрам, подтвердившим высокое качество услуг по автоматизации документооборота.
- Разные варианты поставок. «1С:Документооборот» хорошо адаптирован под нужды пользователей и выпускается сразу в четырёх комплектациях: ПРОФ для малого и среднего бизнеса, КОРП для крупных компаний и холдингов, «1С:Документооборот государственного учреждения» для госучреждений со сложной оргструктурой и «1С:Document Management» с двуязычным интерфейсом (русский/английский).
- Соответствие национальным стандартам. Программа выполняет требования 63-ФЗ «Об электронной подписи», 152-ФЗ «О персональных данных», ГОСТ Р 53898-2013, ГОСТ Р 7.0.8-2013, Приказа Министерства связи и массовых коммуникаций № 221 от 02.09.2011, Постановления Правительства № 754 от 22.09.2009 и т.д.
- Мобильное приложение. Благодаря мобильной версии, пользоваться программой можно откуда угодно. Приложение позволяет выполнять задачи, направлять поручения сотрудникам, согласовывать документы, отвечать на письма и вести календарь.
- Безопасность и гибкая настройка прав доступа. В «1С:Документообороте» можно настраивать разнообразные политики доступа, сценарии делегирования и передачи прав пользователей. Система поддерживает протокол SSL и шифрование файлов.
Хотите узнать больше о практической стороне вопроса? Как запустить и довести до конца автоматизацию бизнес-процессов на базе «1С:Документооборот»? Услышать реальные кейсы компаний, уже внедривших систему? Присоединяйтесь к онлайн-митапу «Автоматизация сложных бизнес-процессов в 1С» или получите запись мероприятия.