Продолжаем рассказывать вам об опыте наших клиентов в автоматизации процесса проведения проверок с помощью электронных чек-листов. На этот раз делимся историей внедрения On-Premise решения CheckOffice в работу крупного ритейлера ОБИ.
ОБИ - сеть строительных гипермаркетов. Сегодня в России работают 24 гипермаркета в 12 городах страны: Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге, Казани, Краснодаре, Саратове, Рязани, Брянске, Туле, Волгограде и Волжском.
История работы ОБИ и CheckOffice началась еще в 2018 году. Этот кейс действительно особенный, потому что именно ОБИ стал первым покупателем коробочного решения CheckOffice. Сервис был максимально кастомизирован под запросы клиента в первый год использования, также были выпущены корпоративные мобильные приложения на iOS и Android.
О том, как ОБИ использует CheckOffice уже более 4 лет, нам рассказал Юрий Колин, региональный менеджер по безопасности ОБИ.
Как приняли решение автоматизировать проверки с помощью электронных чек-листов?
Поиск сервиса, который позволил бы оцифровать работу с чек-листами, начал именно департамент безопасности.
Нужно было решить следующую проблему: отдел был не очень большой, поэтому контролировать безопасность магазинов, проводя проверки только руководящим составом, было очень сложно. Так возникла необходимость найти решение, которое одновременно обеспечит достаточный уровень контроля сотрудников на местах и будет экономить время департамента безопасности.
Выбор в пользу on-premise решения сделали из-за регламентов информационной безопасности компании и возможности доработать сервис под задачи ОБИ.
Как проводили проверки раньше?
Проверки по чек-листам в ОБИ использовались давно, еще с момента выхода компании на российский рынок. Магазины в России ежегодно проверялись немецким франчайзинговым центром. Чтобы быть готовым к таким ревизиям, российский франчайзинговый центр проводил собственные проверки.
Сотрудники отдела безопасности приезжали непосредственно в магазин и заполняли объемные бумажные чек-листы, которые позже и были оцифрованы с помощью CheckOffice.
Как проходила адаптация сотрудников к новому сервису?
Работа сотрудников безопасности магазинов в ОБИ связана с хорошим уровнем владения с компьютером. Сервис достаточно понятный, поэтому никаких значительных проблем не возникло.
Как департамент безопасности ОБИ использует сервис?
Как мы уже рассказывали ранее, именно департамент безопасности ОБИ первым в компании внедрил CheckOffice в свою работу. С того момента мы успели протестировать несколько вариантов проверок безопасности в магазинах: еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные. Сейчас проверки службы безопасности концентрируются на таких вопросах:
- Физическая охрана
- Технические системы безопасности
- Пожарная безопасность
- Работа с кражами и мошенничеством
Все эти объекты контроля были структурированы и отражены в чек-листах, с помощью которых сейчас проводится несколько типов проверок:
- Ежедневный чек-лист старшего смены охраны
- Ежемесячная проверка начальником отдела безопасности магазина
- Ежеквартальная проверка региональным менеджером по безопасности
Заполнение ежедневного чек-листа обязательно сопровождается фотографиями контрольных точек. Начальник отдела безопасности магазина получает отчет о проверке 2 раза в сутки и делает выводы о состоянии эвакуационных выходов, системы видеонаблюдения, охранной сигнализации и так далее. Это позволяет, даже не выходя из помещения, быстро реагировать на сложившуюся ситуацию.
Ежемесячные проверки оцениваются уже региональным менеджером по безопасности.
«По результатам ежемесячных проверок можно на 70% понять, как выполняет свои обязанности начальник отдела на месте. По устным отчетам этого сделать нельзя, а вот по заполненным чек-листам с подтверждениями в виде фотографий - можно»
1 раз в квартал проверки прямо на месте проводит сотрудник отдела безопасности из офиса. Такой чек-лист состоит более, чем из 100 пунктов, а детальная проверка может занять весь день. Поэтому, чтобы сэкономить время, мы обращаем особое внимание на контрольные точки, которые были проблемными по итогам ежемесячных проверок.
Как происходит работа с нарушениями и анализ результатов проверок?
При выявлении нарушения региональный менеджер проводит разъяснительную работу и дает комментарии, как нужно исправить ситуацию. Для контроля устранения отклонений в других отделах также используется модуль Задач.
Полноценно анализировать результаты работы по встроенной аналитике нельзя, потому что показатели каждого отдела специфичны. Но аналитика помогает находить “истоки” возникновения каких-то нарушений, проводить расследования инцидентов. Результаты проверок безопасности магазинов мы также используем на ежемесячных встречах по подведению итогов работы.
Как еще ОБИ использует CheckOffice?
После успешного опыта внедрения проверок по электронным чек-листам в департамент безопасности, эту практику решили использовать и в других отделах.
Вот примеры некоторых других направлений использования CheckOffice в ОБИ, помимо контроля безопасности в магазинах:
- Охрана труда: проводят еженедельные и ежемесячные аудиты по проверке соблюдения требований охраны труда, охраны окружающей среды, контролируют с помощью сервиса передачу документации по охране труда из магазинов в офис
Эксплуатация: отслеживают состояние инженерных систем, соблюдение обязательств арендодателя
Коммерция: дежурные менеджеры проводят проверки состояния торгового зала, наличия POS-материалов
Кадры: ранее использовали чек-лист оценки кандидатов при приеме на работу
Каких результатов удалось добиться?
Главный результат внедрения сервиса, на наш взгляд - возможность получать действительно достоверную информацию о состоянии безопасности в магазинах, экономя при этом время руководящего состава на проведение ревизий.
Еще о результатах нашей работы можно судить по итогам годовой инвентаризации. В этом году результаты значительно лучше, чем в 2021 и 2022 годах. В том числе мы связываем положительную динамику с использованием сервиса, потому что именно достоверные факты о работе магазинов помогают сохранять высокий уровень коммерческих результатов.
«Сервис определенно показал свою эффективность. Он помогает нам повышать исполнительность сотрудников, обеспечивает негласное присутствие в каждом магазине и позволяет эффективно контролировать выполнение предписаний и требований сотрудниками на местах»