Рубрика развивается при поддержке

Первыми закрываются компании где ставится много задач: статистика использования системы управления проектами YouGile

Что делают успешные команды в системе управления проектами и чего не делают те, кто разваливается через неделю?

В закладки

Разработчики системы YouGile изучили статистику действий пользователей и обнаружили две интересные вещи.

Первое – чем больше ставится задач, тем быстрее компания «умирает» в системе. Второе – чем больше задается вопросов, тем выше вероятность «выжить».

Расскажу об эксперименте и его статистике подробнее.

Эксперимент и статистика

YouGile выделяли группы пользователей, которые после регистрации делали упор на той или иной функции в системе. Далее считали дневной показатель возвратов по сотрудникам этих компаний.

Другими словами, смотрели, как конвертируется пользователь на ранних стадиях – воспринимает ли он систему как место для постановки задач или, например, хочет максимально контролировать процессы. Пытались понять, насколько долго он задерживается в системе в зависимости от старта.

Результат эксперимента: можно узнать, при каком подходе активность по проекту затухает за пару месяцев, а в каком он живет долго вне зависимости от результатов. Из статистики можно делать выводы о полезности действий при организации проекта.

Однако по большинству выборок никаких интересных результатов обнаружить не удалось. Как правило, все эти действия ничего не говорят и никак не влияют на срок жизни начинающей команды. Например, назначение задач на исполнителей не несет никакой особенной важности; те компании, которые делают упор на это в начале использования, имеют такой же показатель возвратов как и в среднем по всей базе. Еще важно отметить, что все выборки были примерно одного размера.

Но две группы дали принципиальные отличия от среднего: те, кто ставил много задач и те, кто оставлял в системе много сообщений. И вот какие выводы можно из всего этого сделать…

Отрицательный паттерн – ставить много задач

Самый яркий отрицательный паттерн – это большое количество генерируемых задач. График активности таких компаний достаточно быстро падает и стремится к асимптоте около нуля.

Компании, которые генерируют много задач (более 20 в день на человека в первую неделю), через 100 дней будут существовать только с вероятностью 4%.

В реальности это выглядит так, что один очень энергичный руководитель бесконечно ставит задачи, разбивая проект так, как только ему понятно, практически ничего не обсуждает, требует выполнения, приходит в ярость, когда выполненные задачи не дают общего результата. Каким бы абсурдным не казался этот пример, встречается он часто.

Положительный паттерн – задавать вопросы

Самый яркий положительный паттерн – это большое количество общения, вопросов.

Компании, которые в первые же дни набирают больше 10 сообщений на участника команды, через 100 дней выживают в системе с вероятностью 42%.

На практике это выглядит так, что задач генерируется немного, декомпозиция происходит в описании задачи, к большинству задач подключаются несколько человек и ведут обсуждения, нет одного самого активного участника, структура коллектива плоская, формулируется много вопросов. Как правило, это команда равноправных участников или с грамотным руководителем. Из показателей этой статистики можно сделать вывод: задать вопрос или оставить сообщение в системе в десять раз лучше, чем поставить задачу.

Кстати, именно поэтому в системе YouGile сделан большой акцент на общении, и каждая задача реализована в виде чата. Чем больше в чатах задач обсуждений – тем сильнее вовлекаются сотрудники в работу над проектом. По мнению разработчиков YouGile, система должна затягивать в проекты, как социальные сети. И я на собственном опыте убеждаюсь, что так и происходит.

Каждая задача в YouGile – это чат, который затягивает в обсуждение всех сотрудников

Как стимулировать активное общение в системе?

1) Задавать много вопросов

Вместо того, чтобы просто ставить задачи и раздавать указания, лучше задавать больше вопросов.

Например, поставьте себе такую цель и задайте 100 вопросов в ближайший месяц в карточках задач. Команда гарантированно втянется.

Независимо от роли в команде, скажите: сколько вообще вы говорите в своей компании утверждений-повелений, а сколько задаете вопросов? Если большая часть коммуникаций проходит через систему управления, то следить за обсуждениями и анализировать их становится возможным.

Несколько примеров комментариев к задачам, каждый из которых по разному влияет на втягивание сотрудника в проект:

  • «Лена, макет сделан плохо, без души, переделай»
  • «Лена, сколько можно делать такт? Переделывай всё!»
  • «Лена, а может макет стоит переделать? Это вариант вроде не идет?»
  • «Лена, как тебе результата? Стоит ли переделывать?»
  • «Как тебе результат? Будем так сдавать клиенту?»
  • «Не могу понять почему мне не нравится. Можно ли что-то улучшить?»
  • «Если потратить ещё два часа, станет ли лучше?»

Даже если завтра вы специально станете человеком-вопросом, уровень управления в компании вырастет.

2) Публично в системе выделять результаты и хвалить

Есть хорошая поговорка: «Негатив – устно, позитив – письменно, негатив – лично, позитив – публично».

Кроме постановки вопросов эффективно оставлять в задачах больше комментариев, особенно позитивных, отмечать все успехи и хвалить коллег письменно.

При ведении проектов в какой-либо системе управления, где можно общаться, это особенно актуально. Если к каждой законченной задаче ставить простой позитивный комментарий, все задачи будут закрываться именно в этой системе и как можно быстрее.

Популярной практикой является создание на доске с процессом столбика «На проверку». Вот только такая колонка выглядит не очень приятно для того, кто перемещает туда свои задачи.

Но всё кардинально меняется, если всем проверяющими заранее сделать установку: «Слушай, когда с задачей всё хорошо, ты не просто перетаскивай её в колонку «Готово», а ещё обязательно напиши туда «Посмотрел, всё отлично».

Итак, система управления должна засасывать, как засасывает Facebook. Каждый день просматривать задачи по проекту, вовремя задавать вопросы, общаться – всё это должно быть нормой для всей команды. В идеальном мире такая система должна позволять организовать 100 человек с такой же легкостью, как стартап из 5.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Екатерина Северная", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 3, "likes": 0, "favorites": 12, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 95260, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Mon, 02 Dec 2019 11:33:26 +0300", "is_special": false }
Облачная платформа
Основа для цифровизации бизнеса
0
{ "id": 95260, "author_id": 392409, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/95260\/get","add":"\/comments\/95260\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/95260"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 200396, "last_count_and_date": null }
3 комментария
Популярные
По порядку
1

Спасибо, полезный пост, заставил задуматься о полезности дробления бизнес -процесса на мелкие задачи.   

Ответить
0

Какой объем данных использовался?

Ответить
0

Исследовали действия в системе около 1000 активных пользователей.

Ответить
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } }, { "id": 20, "label": "Кнопка в сайдбаре", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cgxmr", "p2": "gnwc" } } } ] { "page_type": "default" }